open Про систему
  • Друкувати
  • PDF
  • DOCX
  • Копіювати скопійовано
  • Надіслати
  • Шукати у документі
Нечинна
                             
                             
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
N 60/5 від 21.11.2000 Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

21 листопада 2000 р.

за N 846/5067
ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства юстиції України

21.11.2000 N 60/5 ( z0845-00 )

( Перелік діє до набрання чинності Сімейним кодексом України

згідно з Наказом Міністерства юстиції N 4/5 ( z0035-03 ) від 17.01.2003 )
( Перелік документів відділів реєстрації актів громадянського
стану зі строками їх зберігання втрачає чинність з
01.01.2003 року на підставі Наказу Міністерства юстиції
N 94/5 ( z0866-02 ) від 04.11.2002 )

--------------------------------------------------------------------- N | Найменування документів |Термін зберігання| Термін | статті| | у відділі |зберігання| | |реєстрації актів | у | | | громадянського |районному,| | | стану Головного |районному | | | управління |в місті, | | | юстиції |міському | | | Міністерства | (міст | | |юстиції України в|обласного | | | Автономній |значення) | | |Республіці Крим, |управлінні| | | обласних, | юстиції | | | Київського та | | | |Севастопольського| | | |міських управлінь| | | | юстиції | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 1 | 2 | 3 | 4 | -------------------------------------------------------------------| 1. Керівництво та контроль | -------------------------------------------------------------------| 1 |Копії нормативно-правових актів| Доки не мине | Доки не | |з питань діяльності органів | потреба | мине | |реєстрації актів громадянського| | потреба | |стану (постанов Верховної Ради | | | |України, указів Президента | | | |України, постанов і | | | |розпоряджень Кабінету Міністрів| | | |України, наказів Міністерства | | | |юстиції України, Головного | | | |управління юстиції Міністерства| | | |юстиції України в Автономній | | | |Республіці Крим, обласних, | | | |Київського та Севастопольського| | | |міських, районних, районних у | | | |містах, міських (міст обласного| | | |значення) управлінь юстиції, | | | |актів органів місцевого | | | |самоврядування та місцевих | | | |державних адміністрацій, які | | | |стосуються безпосередньої | | | |діяльності органів реєстрації | | | |актів громадянського стану) | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 2 |Листи (методичні рекомендації, | Доки не мине | Доки не | |роз'яснення тощо) Міністерства | потреба | мине | |юстиції України, Головного | | потреба | |управління юстиції Міністерства| | | |юстиції України в Автономній | | | |Республіці Крим, обласних, | | | |Київського та Севастопольського| | | |міських управлінь юстиції | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 3 |Документи (огляди, інформації | Постійно | Постійно | |тощо) з питань реєстрації актів| | | |громадянського стану з | | | |іноземцями та особами без | | | |громадянства | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 4 |Документи (довідки, доповідні | 5 років | 5 років | |записки тощо) перевірок роботи | | | |органів реєстрації актів | | | |громадянського стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 5 |Документи (довідки, акти, | 5 років | 5 років | |службові записки) ревізій | | | |органів реєстрації актів | | | |громадянського стану, | | | |проведених фінансовими | | | |органами | | | -------------------------------------------------------------------| 2. Організаційні питання | -------------------------------------------------------------------| 6 |Положення про відділ реєстрації| 3 роки після | 3 роки | |актів громадянського стану та | заміни новим | після | |розподіл обов'язків між | | заміни | |працівниками відділу реєстрації| | новим | |актів громадянського стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 7 |Плани роботи відділу реєстрації| 1 рік | 1 рік | |актів громадянського стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 8 |Звіти про реєстрацію актів | 5 років | 5 років | |громадянського стану (форма 97,| | | |форма 97-А та додаток до неї) | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 9 |Звіти про витрачання бланків | Постійно | Постійно | |свідоцтв про реєстрацію актів | | | |громадянського стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 10 |Документи (протоколи засідань, | 5 років | 5 років | |рішення тощо), пов'язані з | | | |організацією роботи | | | |кваліфікаційної комісії | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 11 |Документи (навчальні програми, | 5 років | 5 років | |плани, довідки, відомості тощо)| | | |про підвищення ділової | | | |кваліфікації працівників | | | |відділів реєстрації актів | | | |громадянського стану та | | | |посадових осіб виконавчих | | | |комітетів сільських, селищних, | | | |міських (крім міст обласного | | | |значення) рад | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 12 |Документи (положення, перелік, | До заміни | До | |тарифи та інші), пов'язані з | новими | заміни | |організацією роботи щодо | | новими | |надання працівниками відділів | | | |реєстрації актів громадянського| | | |стану додаткових платних послуг| | | |правового та технічного | | | |характеру | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 13 |Документи (виступи, статті, | 3 роки | 3 роки | |доповіді тощо) щодо правової | | | |пропаганди серед населення | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 14 |Документи (огляди, інформації, | 3 роки | 3 роки | |довідки тощо) узагальнення | | | |практики роботи органів | | | |реєстрації актів громадянського| | | |стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 15 |Номенклатура справ відділу | До заміни | До | |реєстрації актів громадянського| новою | заміни | |стану | | новою | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 16 |Журнал особистого прийому | 5 років | 5 років | |громадян керівником відділу | | | |реєстрації актів громадянського| | | |стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 17 |Журнал обліку звернень | 5 років | 5 років | |громадян, що надійшли до | | | |відділу відповідно до Закону | | | |України "Про звернення | | | |громадян" ( 393/96-ВР ) | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 18 |Звернення громадян, що надійшли| | | |до відділу реєстрації актів | | | |громадянського стану відповідно| | | |до Закону України "Про звернен-| | | |ня громадян": ( 393/96-ВР ) | | | |-------------------------------+-----------------+----------| |а) що містять пропозиції про | Постійно | 10 | |суттєві зміни в роботі органів | | років | |реєстрації актів громадянського| | | |стану, усунення недоліків та | | | |зловживань, | | | |-------------------------------+-----------------+----------| |б) особистого та другорядного | 5 років | 5 років | |характеру | | | -------------------------------------------------------------------| 3. Реєстрація актів громадянського стану | -------------------------------------------------------------------| 19 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 | |народження (у тому числі | | років | |поновлених записів) | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 20 |Медичні довідки та списки про | - | 3 роки | |народження дітей, заяви про | | | |реєстрацію народження дитини | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 21 |Заяви матері, яка не перебуває | - | 3 роки | |у шлюбі, про внесення | | | |відомостей про батька до запису| | | |акта про народження дитини | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 22 |Акти, протоколи, довідки, що | - | 20 | |представлені у зв'язку з | | років | |реєстрацією знайденої дитини | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 23 |Копії рішень органів опіки та | - | 3 роки | |піклування з питань присвоєння | | | |або зміни дитині прізвища або | | | |імені | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 24 |Корінці довідок про виплату | - | 3 роки | |одноразової допомоги у зв'язку | | | |з народженням дитини | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 25 |Корінці довідок про реєстрацію | - | 3 роки | |народження дитини до органів | | | |соціального захисту | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 26 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 | |смерть | | років | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 27 |Документи (лікарське свідоцтво,| - | 3 роки | |висновок та інші), які є | | | |підставою для реєстрації | | | |смерті, а також списки дітей, | | | |померлих у віці до одного року | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 28 |Копії рішень судів про | - | 3 роки | |оголошення громадянина | | | |померлим, встановлення факту | | | |смерті або реєстрації смерті | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 29 |Корінці довідок про виплату | - | 3 роки | |одноразової допомоги у зв'язку | | | |зі смертю | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 30 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 | |одруження | | років | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 31 |Заяви громадян про одруження, а| - | 3 роки | |також документи, необхідні для | | | |реєстрації шлюбу з іноземцями | | | |та особами без громадянства | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 32 |Заяви осіб, які не з'явилися на| - | 3 роки | |реєстрацію шлюбу | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 33 |Журнал обліку заяв про | - | 3 роки | |одруження | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 34 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 | |розірвання шлюбу | | років | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 35 |Заяви громадян про розірвання | - | 3 роки | |шлюбу та документи, пов'язані з| | | |цією реєстрацією (копії рішень | | | |судів (витягів з рішень) про | | | |розірвання шлюбу, про визнання | | | |громадян безвісно відсутніми, | | | |недієздатними, а також копії | | | |вироків суду (виписки з | | | |вироків) про засудження | | | |громадян до позбавлення волі на| | | |строк не менше трьох років, | | | |квитанції про сплату держмита | | | |тощо) | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 36 |Заяви осіб, які не з'явилися на| - | 3 роки | |реєстрацію розірвання шлюбу | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 37 |Журнал обліку заяв про | - | 3 роки | |розірвання шлюбу | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 38 |Заяви подружжя про поновлення | - | 3 роки | |шлюбу у випадку, коли з'явився | | | |один з подружжя, визнаний | | | |раніше судом безвісно | | | |відсутнім, та копія рішення | | | |(ухвали) суду про скасування | | | |такого рішення | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 39 |Повідомлення про реєстрацію | 1 рік | - | |розірвання шлюбу, проведену | | | |іншими відділами реєстрації | | | |актів громадянського стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 40 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 | |встановлення батьківства | | років | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 41 |Заяви про встановлення | - | 20 | |батьківства та документи, | | років | |пов'язані з проведенням цієї | | | |реєстрації | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 42 |Журнал реєстрації заяв про | - | 3 роки | |реєстрацію встановлення | | | |батьківства | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 43 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 | |переміну прізвища, імені та по | | років | |батькові | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 44 |Журнали обліку заяв громадян | - | 10 | |про переміну прізвища, імені, | | років | |по батькові | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 45 |Матеріали про переміну | - | 10 | |прізвища, імені, по батькові | | років | |(заява, копії свідоцтв, записів| | | |актів, висновок, повідомлення | | | |про внесення змін та інші) | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 46 |Книги реєстрації поновлених | 75 років | 75 | |актів громадянського стану | | років | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 47 |Копії рішень судів про | - | 5 років | |встановлення фактів реєстрації | | | |актів громадянського стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 48 |Копії рішень судів про | - | 5 років | |усиновлення, про скасування | | | |усиновлення або визнання його | | | |недійсним | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 49 |Повідомлення про внесення змін | 5 років | - | |до записів актів про народження| | | |у зв'язку з усиновленням | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 50 |Повідомлення про внесення змін,| 3 роки | - | |доповнень та виправлень до | | | |записів актів громадянського | | | |стану, отримані від інших | | | |відділів реєстрації актів | | | |громадянського стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 51 |Алфавітні журнали до книг | 75 років | 75 | |реєстрації актів громадянського| | років | |стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 52 |Журнали обліку заяв про | - | 5 років | |внесення змін, доповнень та | | | |виправлень до записів актів | | | |громадянського стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 53 |Матеріали про внесення змін, | - | 5 років | |доповнень та виправлень до | | | |записів актів громадянського | | | |стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 54 |Журнали обліку заяв про | - | 5 років | |поновлення втрачених записів | | | |актів громадянського стану, у | | | |тому числі про реєстрацію | | | |народження з пропуском | | | |установленого строку | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 55 |Документи про поновлення | - | 5 років | |втрачених записів актів | | | |громадянського стану (заяви, | | | |повідомлення про відсутність | | | |записів актів, копії свідоцтв, | | | |висновок та інші) і матеріали | | | |перевірок за заявами про | | | |реєстрацію народження з | | | |пропуском установленого строку | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 56 |Журнали обліку заяв про | 1 рік | 1 рік | |анулювання записів актів | | | |громадянського стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 57 |Матеріали про анулювання | 10 років | 10 | |записів актів громадянського | | років | |стану, у тому числі рішення | | | |судів | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 58 |Заяви громадян про видачу | 1 рік | 1 рік | |повторних свідоцтв, довідок про| | | |реєстрацію актів громадянського| | | |стану та запити установ, | | | |організацій та підприємств про | | | |видачу копій записів актів | | | |громадянського стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 59 |Журнал обліку та видачі довідок| 1 рік | 1 рік | |про проведену реєстрацію акта | | | |громадянського стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 60 |Журнал обліку виданих | 3 роки | 3 роки | |громадянам України та особам | | | |без громадянства довідок про | | | |сімейний стан для подальшого їх| | | |використання за кордоном | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 61 |Свідоцтва про реєстрацію актів | 1 рік | 1 рік | |громадянського стану, що | | | |надійшли з інших органів | | | |реєстрації актів громадянського| | | |стану і не були вручені | | | |заявникам | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 62 |Книги обліку оприбуткування й | Постійно | Постійно | |витрачання бланків свідоцтв про| | | |реєстрацію актів громадянського| | | |стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 63 |Книги обліку бланків свідоцтв, | Постійно | Постійно | |які видаються керівництвом | | | |відділу реєстрації актів | | | |громадянського стану | | | |працівникам відділу | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 64 |Книги обліку оприбуткування й | Постійно | Постійно | |витрачання бланків свідоцтв про| | | |реєстрацію актів громадянського| | | |стану за видами | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 65 |Книги особових рахунків з | Постійно | Постійно | |обліку бланків свідоцтв | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 66 |Книги обліку бланків свідоцтв, | Постійно | Постійно | |які надійшли з інших відділів | | | |реєстрації актів громадянського| | | |стану для вручення громадянам | | | -------------------------------------------------------------------| 4. Діловодство та архів | -------------------------------------------------------------------| 67 |Книги обліку поштових витрат, | 1 рік | 1 рік | |квитанції на відправку | | | |рекомендованої кореспонденції | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 68 |Справа архівного фонду, описи | Постійно | Постійно | |документів | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 69 |Довідки обласного державного | 10 років | 10 | |архіву про підтвердження або | | років | |відсутність проведеної | | | |реєстрації акта громадянського | | | |стану, на підставі яких | | | |видаються повторні свідоцтва | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 70 |Копії повідомлень, надісланих | 3 роки | 3 роки | |обласними управліннями юстиції | | | |до державних архівів про видачу| | | |повторних свідоцтв про | | | |реєстрацію актів громадянського| | | |стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 71 |Акти про прийняття бланків | Постійно | Постійно | |свідоцтв про реєстрацію актів | | | |громадянського стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 72 |Акти про знищення бланків | Постійно | Постійно | |свідоцтв про реєстрацію актів | | | |громадянського стану | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 73 |Акти приймання-передавання | Постійно | Постійно | |документів та матеріальних | | | |цінностей відділу реєстрації | | | |актів громадянського стану у | | | |зв'язку зі зміною кадрів | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 74 |Журнали реєстрації вхідної та | 3 роки | 3 роки | |вихідної кореспонденції | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 75 |Акти про знищення других | Постійно | Постійно | |примірників книг реєстрації | | | |актів громадянського стану у | | | |зв'язку з передачею перших | | | |примірників до державного | | | |архіву | | | ------+-------------------------------+-----------------+----------| 76 |Акти про передачу на зберігання| Постійно | Постійно | |до державного архіву книг | | | |реєстрації актів громадянського| | | |стану та метричних книг | | | --------------------------------------------------------------------
Директор Департаменту у справах
цивільного стану громадян В.В.Кунда

  • Друкувати
  • PDF
  • DOCX
  • Копіювати скопійовано
  • Надіслати
  • Шукати у документі
скопійовано Копіювати
Шукати у розділу
Шукати у документі

Пошук по тексту

Знайдено: