Про затвердження Положення про експертну комісію Державної служби України з питань захисту персональних даних

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004, та з метою забезпечення діяльності експертної комісії НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про експертну комісію Державної служби України з питань захисту персональних даних, погоджене експертно-перевірочною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (додається).

2. Секретарю ЕК - завідуючому Сектором документального забезпечення Кузьменку С.М. довести цей наказ до керівників структурних підрозділів та членів експертної комісії.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

ПОЛОЖЕННЯ
про експертну комісію Державної служби України з питань захисту персональних даних

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004, Державна служба України з питань захисту персональних даних (далі - ДСЗПД) утворює експертну комісію (далі - ЕК) для організації і проведення попередньої експертизи цінності документів, що утворилися в процесі її діяльності, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України).

2. ЕК є постійно діючим дорадчим органом. Рішення ЕК затверджуються Головою ДСЗПД, після чого стають обов'язковими для виконання структурними підрозділами ДСЗПД.

3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, наказами Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів) та цим Положенням.

4. До складу ЕК, який затверджується Головою ДСЗПД, включаються працівники представники основних структурних підрозділів, в тому числі кадрової і фінансової служби ДСЗПД. Очолює ЕК - заступник Голови ДСЗПД. Секретарем ЕК є керівник структурного підрозділу, відповідального за діловодство у ДСЗПД.

5. Секретар ЕК за рішенням Голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів ДСЗПД та окремих осіб рішення комісії, здійснює облік і веде звітність про проведену роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереженість.

6. ЕК працює відповідно до річного плану, який складається ЕК та подається не пізніше ніж за 30 днів до початку наступного року, який затверджує Голова ДСЗПД, і звітує перед ним про проведену роботу.

7. Основним завданням ЕК ДСЗПД є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві ДСЗПД.

8. ЕК ДСЗПД приймає рішення про схвалення та подання до ЕПК ЦДАВО України проектів таких документів:

описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду (далі - НАФ);

описи справ з особового складу;

номенклатури справ;

інструкції з діловодства;

положення про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК;

анотовані переліки унікальних документів НАФ;

акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

акти про вилучення документів з НАФ.

9. Для виконання покладених на ЕК ДСЗПД завдань їй надається право

контролювати дотримання структурними підрозділами ДСЗПД, окремими працівниками, відповідальними за організацію документів у діловодстві, архівних вимог щодо розробки номенклатури справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;

одержувати від структурних підрозділів ДСЗПД відомості та пропозиції, необхідні для визначення експертизи цінності документів та строків їх зберігання;

заслуховувати на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів ДСЗПД про хід підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів;

запрошувати на засідання як консультантів та експертів фахівців структурних підрозділів ДСЗПД;

інформувати Голову ДСЗПД з питань, що входять до компетенції ЕК.

10. Засідання ЕК проводяться не рідше ніж один раз на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

11. Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК Головою ДСЗПД.

12. У разі відмови Голови ДСЗПД затвердити протокол засідання ЕК вона може звернутися до Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву, рішення якої з цього питання є остаточним.