МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИДЕРЖАВНИЙ ДЕПАРТАМЕНТ РЕГУЛЮВАННЯ ВИРОБНИЦТВА
ТА ОБІГУ АЛКОГОЛЮ І ТЮТЮНУ
Н А К А З
N 15 від 01.02.2001
Про затвердження Інструкції з діловодства уДержалкогольтютюні
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17
жовтня 1997 р. N 1153 ( 1153-97-п ) "Про затвердження Примірної
інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних
органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки
Крим, місцевих органах виконавчої влади" Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Держалкогольтютюні
(додається). 2. Начальникам управлінь та територіальних управлінь
організувати вивчення та забезпечити дотримання вимог зазначеної
Інструкції працівниками управлінь. 3. Керівникам територіальних управлінь розробити і затвердити
Інструкцію з діловодства у управліннях. 4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на
заступників Голови Держалкогольтютюну та начальника управління
адміністративно-господарського забезпечення.
Голова Держалкогольтютюну В.Я.Гончарук
Додаток
Інструкціяз діловодства в Державному департаменті регулювання
виробництва та обігу алкоголю і тютюну
1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства встановлює єдину систему
діловодства у Державному департаменті регулювання виробництва та
обігу алкоголю і тютюну (далі - Держалкогольтютюн), регламентує
організацію, визначає правила створення документів, порядок роботи
з ними з моменту їх створення або надходження до відправлення або
передачі в архів. Додержання вимог Інструкції є обов'язковим для всіх
працівників Держалкогольтютюну. 1.2. Положення Інструкції поширюються на всю службову
документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних
комп'ютерів (ПК). Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з
обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян,
визначається спеціальними інструкціями. 1.3. Відповідальність за стан діловодства в управліннях
Держалкогольтютюну, додержання вимог цієї Інструкції, а також за
збереження документів, покладається на начальників управлінь. Ведення діловодства в управлінні здійснює працівник,
відповідальний за діловодство (далі - секретар). Ця робота
покладається на спеціально виділену для цього особу, яка
затверджується розпорядженням по Держалкогольтютюну. 1.4. Вимоги відділу організаційно-господарського забезпечення
з питань ведення діловодства і роботи з документами обов'язкові
для всіх працівників департаменту, контроль за правильністю
застосування вимог Інструкції в апараті Держалкогольтютюну
здійснює Управління адміністративно-господарського забезпечення. 1.5. Начальники підрозділів Держалкогольтютюну зобов'язані: розглядати і передавати виконавцям документи в день їх
надходження у підрозділ; забезпечувати своєчасне отримування та якісне виконання
документів і доручень керівництва Держалкогольтютюну; аналізувати стан листування, не допускаючи його з питань, які
не потребують документального оформлення і можуть бути вирішені в
оперативному порядку; вживати заходів до скорочення службового
листування; не вимагати від міністерств, інших центральних органів
виконавчої влади, організацій всіляких відомостей, подання яких не
передбачено нормативно-правовими актами і не викликається
необхідністю; організовувати підвищення кваліфікації всіх спеціалістів
підрозділів щодо роботи з документами і використання засобів
організаційної та обчислювальної техніки; знайомити новоприйнятих працівників з цією Інструкцією; покладати на період відсутності секретаря підрозділу
(відпустка, хвороба та ін.) ведення діловодства на спеціально
виділеного працівника підрозділу; при звільненні або переході на іншу роботу секретаря
підрозділу організувати передачу справ, документів і реєстраційних
карток за актом новопризначеному на цю посаду працівникові. Один
примірник акта передається у відділ організаційно-господарського
забезпечення; забезпечити ознайомлення новоприйнятого секретаря протягом
трьох днів з цією Інструкцією та направити до загального відділу
для проходження інструктажу. 1.6. Всі службові документи, що знаходяться на виконанні,
повинні зберігатися в шафах і столах, які замикаються. При
звільненні, переході на іншу роботу, перебуванні у відпустці,
перед від'їздом у відрядження спеціаліста всі наявні у нього
службові документи передаються іншій особі за вказівкою начальника
підрозділу. 1.7. Стан діловодства у підрозділах Держалкогольтютюну
перевіряється один раз на рік (січні - лютому за минулий рік)
експертною комісією (ЕК). Комісія перевіряє виконання вимог цієї Інструкції, проводить
вибіркову перевірку наявності службових документів із числа
найбільш важливих. Про наслідки перевірки складається акт, який доповідають
начальнику підрозділу для вжиття, у разі потреби, заходів щодо
усунення виявлених недоліків. Один примірник акта передається у
відділ організаційно-господарського забезпечення. 1.8. Використання службових документів і відомостей,
пов'язаних з діяльністю Держалкогольтютюну, у відкритій пресі, в
передачах по радіо і на телебаченні, а також у науково-дослідних
роботах допускається тільки з дозволу Голови Держалкогольтютюну
або його заступників. 1.9. Діловодство Держалкогольтютюну ведеться українською
мовою.
2. Підготовка службових документів
2.1. Документування управлінської діяльності 2.1.1. Для документування управлінської діяльності
Держалкогольтютюну визначено перелік видів службових документів
згідно з додатком 1. 2.1.2. Відповідно до Положення про Державний департамент
регулювання виробництва та обігу алкоголю і тютюну
( 1514-2000-п ) Держалкогольтютюн, у межах своїх повноважень,
видає на основі й на виконання чинного законодавства накази. Держалкогольтютюн у разі необхідності з питань, що становлять
взаємний інтерес, видає разом з іншими центральними органами
виконавчої влади спільні розпорядчі документи. 2.1.3. Підставою для виникнення розпорядчих документів у
діяльності Держалкогольтютюну є: Конституція ( 254к/96-ВР ) і закони України, постанови
Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України,
декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; конкретні доручення вищих органів; здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою
виконання Держалкогольтютюном покладених на нього завдань
відповідно до його компетенції: потреба у правовому регулюванні діяльності апарату
управління. 2.1.4. У випадках, коли діючими нормами не встановлено
обов'язкове видання документа, вибір письмової чи іншої форми
вираження управлінських дій покладається на керівництво
Держалкогольтютюну і визначається доцільністю у кожному
конкретному випадку. 2.1.5. Розпорядчі документи, що надходять у Держалкогольтютюн
з вищих органів, згідно з дорученням керівництва
Держалкогольтютюну доводяться до підрозділів і підвідомчих
організацій шляхом видання: самостійного розпорядчого документа (наказу, розпорядження),
у якому викладається зміст документа вищого органу стосовно
завдань Держалкогольтютюну і намічаються конкретні заходи, що
підлягають здійсненню; інформаційного листа, якщо вказаний розпорядчий документ не
потребує конкретизації. У всіх випадках документи, що видаються на підставі
документів вищих органів, повинні мати посилання на них із
зазначенням найменування документа, його дати, номера, заголовка. 2.2. Складання документів 2.2.1. Для складання службових документів у
Держалкогольтютюні використовується папір форматів А3 (420 х 297),
А4 (210 х 297) і А5 (148 х 210). Складання документів на папері
довільного формату не дозволяється. 2.2.2. Всі службові документи оформляються на бланках, що
виготовляються друкарським способом. На чистих аркушах паперу, а
не на бланках, друкуються: проекти законів України, указів і
розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету
Міністрів України, проекти листів, адресовані Верховній Раді
України, Адміністрації Президента України за підписом
Прем'єр-міністра або Віце-прем'єр-міністра України; листи, доповідні записки, довідки та інші документи,
підготовлені держдепартаментом спільно з іншими організаціями; деякі документи (листи, окремі види довідок та ін.),
призначені для використання в апараті Держалкогольтютюну. 2.2.3. Зміст документів повинен викладатись стисло, грамотно,
зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів та
зворотів, які не несуть смислового навантаження. Скорочення найменувань міністерств, інших центральних органів
виконавчої влади проводиться у встановленому порядку. 2.2.4. Тексти документів, як правило, складаються із двох
основних частин. У першій частині вказується обгрунтування або
підстава для складання документа, у другій - викладаються
висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. Якщо документ складається з однієї фрази, то в першій її
частині також повідомляється підстава або причини для складання
документа, а у другій - рішення, розпорядження, прохання. В окремих випадках текст документів може мати одну частину:
накази - розпорядчу без преамбули, листи-прохання без пояснень та
ін. 2.2.5. Документи, що містять інформацію з різних питань
діяльності Держалкогольтютюну (доповіді, положення, звіти,
інструкції тощо), поділяються на розділи, підрозділи і пункти, які
нумеруються арабськими цифрами. Розділи і підрозділи повинні мати
заголовки, що відображають суть документа. Підрозділи нумеруються
в межах розділу. Номер підрозділу складається із номера розділу і
підрозділу, розділених крапкою. Пункти нумеруються в межах
розділу, якщо нема підрозділів. Номер пункту складається із номера
розділу, підрозділу і пункту, розділених крапками, наприклад:
1.1.13, 5.14.3. Допускається наскрізна порядкова нумерація складових частин
тексту арабськими цифрами. Для складання документів з великою кількістю розділів зручно
складати зміст, у якому перераховуються всі розділи з зазначенням
сторінок. 2.2.6. Цифровий матеріал, який наводиться в документах, як
правило, оформляється у вигляді таблиць. Заголовки таблиць повинні бути короткими і повністю
відображати зміст таблиці. Заголовки розміщуються над таблицею
посередині і пишуться з великої літери. В кінці заголовків і
підзаголовків таблиць крапки і двокрапка не ставляться. Слово "Таблиця" і порядковий номер таблиці вказуються
праворуч над першою сторінкою таблиці, над іншими пишеться слово
"Продовження табл. 1". Слова, що повторюються одне під одним в одній і тій самій
графі таблиці, замінюються лапками. Заміна лапками цифр,
математичних знаків, знаків процента і номерів позначень марок
матеріалів не допускається. Якщо повторюється лише частина фрази,
то допускається цю частину заміняти словами "те ж", із зазначенням
додаткових відомостей. Цифри в графах таблиць повинні проставлятись так, щоб класи
чисел у всій графі були розташовані один під одним. 2.2.7. При підготовці текстів документів необхідно: заміняти складні речення простими, застосовувати сталі
(трафаретні) словосполучення, вживати прямий порядок слів у
реченні (підмет передує присудку) у тому випадку, якщо логічний
(смисловий) наголос падає на об'єкт дії; вживати зворотний порядок слів у реченні (присудок передує
підмету) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає
на саму дію або на суб'єкт дії; заміняти віддієслівні іменники, особливо в розпорядчих
документах, відповідними дієсловами, вживати в розпорядчих
документах дієслова неозначеної форми, наприклад: "затвердити",
"зобов'язати", "скасувати"; заміняти займенники іменниками (наприклад: "Держалкогольтютюн
просить", "Підрозділу потрібно", а не "Ми просимо", "Нам
потрібно"); вживати в розпорядчих документах мовні конструкції наказового
(імперативного) характеру; застосовувати сталі словесні формули
(наприклад: "наказую", "пропоную", "Держалкогольтютюн
повідомляє"). 2.2.8. Для економії часу спеціалістів на складання службових
документів однорідні або близькі за змістом документи
уніфікуються. Розробляються макети текстів і трафаретні тексти,
які заздалегідь виготовляються друкарським способом. 2.2.9. Відповідальність за зміст, своєчасну і правильну
підготовку та оформлення всіх службових документів покладається на
начальників підрозділів Держалкогольтютюну. За зміст документа, який візують кілька осіб,
відповідальність несуть в однаковій мірі всі особи, які брали
участь у його підготовці. 2.3. Оформлення документів 2.3.1. Види службових документів, що вживаються в
управлінській діяльності Держалкогольтютюну, порядок їх складання,
оформлення і місце розміщення реквізитів зазначені у переліку
(додаток 1). 2.3.2. Кожний вид документа, що складається в
Держалкогольтютюні, повинен мати твердо визначений комплекс
реквізитів (складових частин) (додаток 2). 2.3.3. Найменування виду документа повинно зазначатись на
кожному документі (за винятком листа). 2.3.4. Заголовок до тексту - це короткий виклад змісту
документа. Заголовок складається до всіх документів формату А3 і
А4, незалежно від їх призначення. Заголовок повинен бути максимально стислим і точним.
Формулювати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного
іменника, відповідаючи на запитання "Про що документ?", наприклад:
"Про виділення додаткових коштів...", "Про забезпечення..." тощо. Якщо в документі відображено кілька питань, заголовок може
формулюватись узагальнено. Заголовок формулюється складачем
документа і розміщується у лівому верхньому куті під позначенням
дати і номера. Максимальна довжина рядка - 28 знаків. У документі великого обсягу або такому, що відображає кілька
питань, поряд із заголовком складаються підзаголовки. Вони
пишуться у лівій частині аркуша, не перериваючи тексту. Заголовок не складається до телеграм, телефонограм,
повідомлень та інших документів, текст яких друкується на папері
формату А5. 2.3.5. Адресування документів. При адресуванні документів
необхідно додержуватись таких правил: документи адресують установі, її структурному підрозділу або
конкретній службовій особі (структурний підрозділ або службова
особа зазначаються при внутрішньовідомчому листуванні, листуванні
з постійними кореспондентами та в інших випадках, коли
встановлення точного адресата не викликає труднощів); найменування установи та її структурного підрозділу необхідно
писати у називному відмінку, наприклад:
Міністерство фінансів УкраїниВідділ контролю
при надсиланні документа службовій особі найменування
установи пишуть у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата
- у давальному, наприклад:
Міністерство культури УкраїниЗаступнику Міністра
Рожку В.І.
при надсиланні документа керівнику установи її найменування
входить у найменування посади і пишеться в давальному відмінку,
наприклад:
Міністру енергетики УкраїниСидоренку М.І.
при розсиланні документів адресат може зазначатись
узагальнено, наприклад:
Міністерствам і відомствам України
поштова адреса кореспондента пишеться після назви адресата
або його прізвища у правому верхньому куті документа і вказується
повністю: поштовий індекс, область, місто, номер поштового
відділення, вулиця, номер будинку. Якщо кореспонденція надсилається на адресу Верховної Ради
України, Президента України, Кабінету Міністрів України,
міністерств, відомств, регіонів, інших постійних кореспондентів та
підвідомчих Міністерству фінансів організацій, то їх поштова
адреса вказується лише на конвертах; документ не повинен мати більше чотирьох адрес; при
надсиланні документа більше ніж на чотири адреси складається
список на розсилання, який пишуть на звороті копії документа або
на окремому аркуші паперу, а на кожному примірнику документа
зазначають лише одну адресу; при надсиланні документа особі, що не представляє організацію
або структурний підрозділ (особливо це стосується відповідей на
скарги і заяви громадян), можна зазначити лише прізвище, не
вказуючи посади. Якщо документ адресують окремим громадянам, то спочатку
зазначають поштову адресу, наприклад:
18029, Черкаси-29вул. Соснівська, 3, кв. 15
Бойку В.П.
2.3.6. Датування документів. Дата є обов'язковим реквізитом
будь-якого документа. Датою документа є дата його підписання, затвердження або
події, яка зафіксована в документі. Наприклад: датою наказу, розпорядження і листа є дата їх підписання,
датою протоколу і акта - дата зафіксованої у них події, датою
звіту та інших документів, які затверджуються, - дата їх
затвердження. Датою видання (прийняття) розпорядчого документа вважається
дата його підписання керівником або дата прийняття документа
колегіальним органом. Дата є пошуковою ознакою і вживається при посиланнях на даний
документ разом з його назвою і реєстраційним індексом. Вона
проставляється безпосередньо особою, яка підписала або затвердила
документ. До складу дати входять: число, місяць і рік, що позначаються
арабськими цифрами, роздвоєними крапками; перша пара цифр - число
місяця, друга пара цифр - порядковий номер місяця, третя пара -
дві останні цифри року. Якщо порядковий номер місяця або число
складаються з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль,
наприклад: 5 травня 2000 року слід писати 05.05.00 або 05.05.2000.
Записи календарних дат із зазначенням століття 10.05.2000 роблять
у наказах, протоколах, доповідних записках, довідках, актах,
листах, у написах ПОГОДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО. Без століття дати пишуться в додатках до наказів,
реєстраційних і контрольних картках, штампах для реєстрації
вхідних документів, резолюціях, візах, написах "До справи" та
інших документах внутрішнього характеру. Всі службові позначення на документі, пов'язані з його
проходженням і виконанням, датуються і підписуються (резолюції,
погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення
його до справи). Дата підписання проставляється у лівій верхній частині
документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього
місці бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата
проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа
зазначається у відповідному грифі. 2.3.7. Погодження документів. Погодження є способом
попереднього розгляду і оцінки проекту документа. Погодження повинно забезпечити правильне і всебічне вирішення
питань: про якість підготовленого документа, його доцільність,
своєчасність, економічну і науково-технічну обгрунтованість
змісту; про відповідність документа чинному законодавству і
правовим актам, що визначають компетенцію установи, яка прийняла
документ. Погодження може здійснюватись в апараті Держалкогольтютюну із
структурними підрозділами і службовими особами, а також з іншими
організаціями. Внутрішнє погодження документа провадять у такій
послідовності: із підрозділами Держалкогольтютюну, юристом і
редактором, із заступниками Голови Держалкогольтютюну, які відають
питаннями, що порушуються в проекті документа. Формою внутрішнього погодження проекту документа є візування. Віза включає в себе особистий підпис, ініціали і прізвище
особи, яка візує документ, і дату візування. При необхідності
зазначають найменування посади цієї особи. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються
у підрозділах Держалкогольтютюну. Наприклад:
Начальник підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на
окремому аркуші. У цьому випадку віза може мати таку форму:
Начальник підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище) Зауваження додаються Дата
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує
документ. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється візою,
грифом погодження, довідкою погодження або протоколом обговорення
проекту документа на засіданні колегіального органу. Гриф погодження включає в себе такі елементи: слово
ПОГОДЖЕНО, найменування посади, особистий підпис, ініціали та
прізвище особи, з якою документ погоджується, дату погодження. Наприклад:
ПогодженоЗаступник Голови Держалкогольтютюну
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
(Дата)
Позначки про внутрішнє і зовнішнє погодження (віза або гриф)
проставляються на останньому аркуші документа нижче підпису або на
окремому аркуші погодження за встановленою формою. У разі, коли зміст документа стосується більше трьох установ,
складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому
документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження
додається. Аркуш погодження оформляється за такою формою:
Аркуш погодження
Назва документу
Найменування посади Найменування посади
(підпис) (ініціали та прізвище) (підпис) (ініціали та прізвище)
Дата Дата
2.3.8. Засвідчення документів є формою вираження
відповідальності за їх зміст і законність. Основними способами
засвідчення документів є підписання, затвердження та проставлення
печатки. Підпис - обов'язковий реквізит кожного документа. Відповідно до Положення про Держалкогольтютюн ( 1514-2000-п )
право ведення листування із службових питань і підписання
документів надається Голові Держалкогольтютюну, заступникам Голови
Держалкогольтютюну, начальнику Управління
адміністративно-господарського забезпечення, начальникам
управлінь. Телеграми підписують Голова Держалкогольтютюну і його
заступники. Документи, що надсилаються на розгляд до Верховної Ради
України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів
України, підписуються Міністром фінансів України, його
заступниками, Головою Держалкогольтютюну. У разі надсилання
документа одночасно кільком установам вищого рівня підписуються
всі примірники. Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та
доповнень не допускається. Зміст документів, підготовлених за підписом Голови
Держалкогольтютюну і його заступників, викладається від імені
Держалкогольтютюну, за підписом начальників підрозділів і їх
заступників - від імені підрозділу. При тимчасовій відсутності службової особи, якій надається
право підписувати документи, ці документи підписує особа, яка
тимчасово її заміщає. Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи
інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть
підписувати виконавці, якщо вирішувані при цьому питання не
виходять за межі їх повноважень. У відповідях на будь-які запити або документи необхідно
обов'язково посилатися на їх вихідний номер і дату. Документи, як
правило, мають один підпис. Підписи двох службових осіб проставляються на документах
колегіальних органів, наприклад, протоколи засідань колегії
Держалкогольтютюну підписують Голова Держалкогольтютюну і секретар
колегії. Два підписи або більше проставляються у тому випадку, коли за
зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (наприклад:
акти, фінансові документи, документи, що виходять від кількох
установ). До складу підпису входить найменування посади особи, яка
підписала документ (повне, коли документ складено не на бланку і
скорочене - на документах, складених на бланках), особистий підпис
і його розшифрування, наприклад:
Заступник Голови
Держалкогольтютюн (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Якщо документ повинні підписувати кілька службових осіб, їх
підписи розміщають один під одним у послідовності, що відповідає
посаді, причому, найменування посад розділяють двома - чотирма
міжрядковими інтервалами, наприклад:
Начальник Управління
адміністративно-господарського
забезпечення Держалкогольтютюну (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Начальник Управління
фінансово-економічного
забезпечення (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Якщо документ повинні підписувати кілька осіб, що займають
однакові посади, то їх підписи розміщають на одному рівні,
наприклад:
Заступник Голови Заступник Міністра
Держалкогольтютюну фінансів України
(Підпис) (Ініціали та прізвище) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
При підписанні документів, складених комісією, зазначають не
посади осіб, які склали документ, а обов'язки в складі комісії,
наприклад:
Голова комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Члени комісії: (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Затвердження - особливий спосіб засвідчення документа.
Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки
з часу його затвердження (якщо інше не передбачено чинним
законодавством). Затверджуються, як правило, такі види документів: положення
(про підрозділи Міністерства, дорадчі органи та ін.), статути
підвідомчих організацій, звіти і баланси, структура і штатні
розписи, акти контрольно-ревізійного характеру, акти приймання в
експлуатацію закінчених будівництвом або реконструкцією будівель і
споруд, акти приймання і передачі справ, окремі види протоколів
тощо. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом
затвердження або виданням наказу. Обидва способи затвердження
мають однакову юридичну силу. Елементами грифа затвердження є: слово ЗАТВЕРДЖУЮ,
найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи,
яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження
розміщається у правому верхньому куті документа і має таку форму:
ЗатверджуюЗаступник Голови Держалкогольтютюну
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
При затвердженні документа правовим актом на документі
проставляється гриф за формою:
Затвердженонаказ Держалкогольтютюну України
20.05.2000 N 12
Якщо документ потребує і затвердження, і погодження, то грифи
розміщуються так:
ЗатверджуюЗаступник Голови Держалкогольтютюн
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
Погоджено Погоджено
Заступник Міністра Заступник Міністра
праці України фінансів України
(Підпис) (Ініціали та прізвище) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата Дата
Документи, що вимагають особливого засвідчення їх
справжності, скріплюються печаткою. Гербовою печаткою засвідчуються підписи Голови
Держалкогольтютюну та його заступників - у межах визначеної
компетенції. Крім того, застосування печатки необхідно у всіх випадках
засвідчення прав фізичних і юридичних осіб, установлення фактів,
пов'язаних з витрачанням коштів і матеріальних цінностей, а також
на положеннях (статутах) підвідомчих організацій, дорученнях,
договорах, посвідченнях. Печатка ставиться також на довідках, що підтверджують факти,
пов'язані з трудовою діяльністю громадян (про місце роботи,
заробітну плату тощо). На копіях нормативних актів (накази, розпорядження
Держалкогольтютюну), що надсилаються у підрозділи та в інші
установи, ставиться печатка Управління
адміністративно-господарського забезпечення. 2.3.9. Оформлення копій документів. Копія документа -
відтворення всіх реквізитів документа - виготовляється і видається
в інші організації і установи з дозволу керівництва або
начальників управлінь Держалкогольтютюну. В Держалкогольтютюні можуть засвідчуватися копії тільки тих
документів, які складаються безпосередньо в апараті
Держалкогольтютюну. Разом з тим, при вирішенні питань, що
стосуються прийому громадян на роботу, при задоволенні їх
трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ
дозволяється виготовляти копії документів, виданих іншими
установами (копії дипломів і свідоцтв про одержану освіту та ін.). Копія документа, розробленого в Держалкогольтютюні,
засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує
відповідність змісту копії оригіналу. На першому аркуші у верхньому правому куті лицьового боку
копії документа ставиться позначка "копія". Засвідчувальний напис складається за формою: слово "Згідно",
найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчила копію,
її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії проставляється
нижче реквізиту "Найменування посади", наприклад:
Згідно Секретар підрозділу Держалкогольтютюну (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
При пересиланні копії в інші установи або видачі на руки
окремим особам вона завіряється працівником підрозділу, що видав
копію та засвідчується печаткою Управління
адміністративно-господарського забезпечення. Під час оформлення копій документа, що стосується особистих
прав та інтересів громадян, на документі, з якого знято копію,
робиться позначка, кому і коли вона видана. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах,
текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання
документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка
засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:
Дата, індекс Заступник ГоловиДержалкогольтютюну (Ініціали та прізвище)
Згідно Держалкогольтютюну (Ініціали та прізвище)
Згідно Секретар підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
На копіях вихідних документів, що лишаються у справі, мають
бути розшифровані візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та
візи виконавців, напис про засвідчення документа. Копія документа
повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі. Розмножені примірники наказів, що не відтворюють факсимільний
підпис оригіналу, засвідчуються печаткою Управління
адміністративно-господарського забезпечення. При засвідченні копії документа печаткою її слід проставляти
перед реквізитом "підпис" так, щоб вона захопила частину
найменування посади особи, яка підписала документ, наприклад:
Заступник ГоловиДержалкогольтютюну (Ініціали та прізвище)
Держалкогольтютюну (Ініціали та прізвище)
2.3.10. Оформлення додатків до документів. Додатки до
документів можуть бути таких видів: додатки, що затверджуються відповідними нормативними
документами; додатки, що пояснюють чи доповнюють зміст основного
документа. Додатки повинні мати всі необхідні для документа елементи
(найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх
зміст, дату, позначки про погодження, затвердження). Додатки до розпорядчого документа мають у верхньому правому
куті першого аркуша позначку із зазначенням назви розпорядчого
документа, дати і номера за формою:
Додатокдо наказу Держалкогольтютюну
20.05.2000 N 42
При наявності кількох додатків до розпорядчого документа на
них проставляється порядковий номер: Додаток 1, Додаток 2. Якщо
додаток має продовження, то на другій, третій... сторінках
пишеться: Продовження додатка 1, Продовження додатка 2 тощо. Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись
(візуватись) керівниками структурних підрозділів на лицьовому боці
останнього аркуша додатка. Наявність додатків вказується в основному або супровідному
документі після його тексту (але вище підпису) із зазначенням
назви, кількості аркушів і примірників, що додаються. Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, то
позначка про наявність додатка має таку форму:
Додаток: на " " арк. в " " примірниках.
Якщо документ має додатки, не названі у тексті, то їх
найменування необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів
у кожному додатку і кількості примірників, наприклад:
Додатки:1. Проект постанови Кабінету Міністрів України
на 3 арк. в 1 прим.
2. Пояснювальна записка на 1 арк. в 1 прим. та
дискета.
3. Довідка про погодження на 1 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додається інший документ, який має додатки,
то позначка про наявність додатка має таку форму:
Додаток:лист Держкомстату України від 10.05.97 N 4/133
і додаток до нього, всього на 7 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі
адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
Кількість аркушів у зброшурованих додатках (книги, брошури)
не зазначається. 2.3.11. Позначки про надходження і виконання документів. Проходження документа супроводжується відповідними
позначками: про надходження (реєстрацію) документа - проставляється
штамп; про контроль документа - проставляється штамп "Контроль"; про виконання документа - даються вказівки у формі резолюції
керівництва або підрозділів Держалкогольтютюну. про направлення виконаного документа до справи -
проставляється штамп на нижньому полі першого аркуша документа,
який містить такі дані: коротку довідку про виконання (якщо
відсутній документ про виконання), слово "До справи N _____", в
яку має бути підшито документ, дату направлення документа в
справу, підпис виконавця, наприклад: До справи N 11 - 33. Питання вирішено 06.05.97 із заступником Міністра інформатики
Іванченком І.А.
Дата (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Позначка "До справи N _____" свідчить про те, що роботу над
документом закінчено. Кожний документ повинен мати позначку про безпосереднього
виконавця. Прізвище виконавця (укладача) і номер його службового
телефону проставляються у нижньому лівому куті лицьового боку
останнього аркуша документа. Наприклад:
Петров 293-40-01
2.4. Порядок підготовки і оформлення проектів законів
України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень
Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів
України 2.4.1. Проекти законів України, постанов Верховної Ради
України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і
розпоряджень Кабінету Міністрів України (далі - проекти рішень)
вносяться до Кабінету Міністрів України разом із супровідним
листом за підписом Міністра фінансів України, а в разі його
відсутності - особою, що його заміщає та завізовані Головою
Держалкогольтютюну, до яких додається копія проекту, виконана в
електронному вигляді (комп'ютерний файл). При узгодженні проектів рішень їх візують керівники вказаних
органів і організацій, а в разі їх відсутності - особи, які їх
заміщають. 2.4.2. Проекти рішень подаються до Кабінету Міністрів України
разом з пояснювальною запискою, в якій даються необхідні
обгрунтування і прогнози очікуваних соціально-економічних та інших
наслідків їх реалізації. 2.4.3. Проекти рішень підлягають обов'язковому узгодженню із
заінтересованими міністерствами, іншими центральними органами
виконавчої влади, громадськими та іншими організаціями, а проекти
рішень нормативного характеру - з Мін'юстом України. Узгодження проектів рішень на всіх стадіях їх розробки
забезпечується в першочерговому порядку. За наявності розбіжностей щодо проекту підрозділ
Держалкогольтютюну, який його готує, і відповідний заступник
Голови Держалкогольтютюну зобов'язані провести обговорення із
заінтересованими сторонами з метою пошуку взаємоприйнятного
рішення. Якщо такого рішення не знайдено, то проект візується із
зауваженнями, зміст яких надається в окремій довідці, яка разом з
переліком розбіжностей і оригіналом зауважень додається до
супровідного листа за підписом відповідного керівника. 2.4.4. Проекти рішень всебічно обгрунтовуються, редагуються,
погоджуються з відповідними підрозділами Держалкогольтютюну,
візуються юристом і редактором. 2.4.5. Голова Держалкогольтютюну, керівники заінтересованих
міністерств та відомств візують проекти на лицьовому боці
останньої сторінки першого примірника або на аркуші погодження
встановленої форми. Віза заступників Голови Держалкогольтютюну,
начальників підрозділів, юристів і редактора ставиться на
лицьовому боці останньої сторінки другого примірника. Особи, які візують документи, повинні розписуватись
розбірливо і проставляти дату візування (з обов'язковою
розшифровкою віз). 2.4.6. Проекти рішень повинні відповідати чинному
законодавству, в них необхідно точно зазначати найменування
міністерств, відомств, організацій, населених пунктів. 2.4.7. У текстах проектів постанов Кабінету Міністрів України
пишуться повні найменування міністерств, інших центральних органів
виконавчої влади, а в проектах розпоряджень, додатках до проектів
постанов і розпоряджень - скорочені (якщо вони передбачені). 2.4.8. Додатки до проектів постанов і розпоряджень Кабінету
Міністрів України візують: на першому примірнику - заступник
Голови Держалкогольтютюну, на другому - начальник підрозділу або
його заступник, виконавець та редактор. 2.4.9. Проекти рішень друкуються на одному боці аркуша паперу
формату А4 за формами, які встановлює Кабінет Міністрів України. 2.5. Підготовка та оформлення матеріалів до засідань колегії
Держалкогольтютюну 2.5.1. Засідання колегії Держалкогольтютюну проводяться
відповідно до розробленого і затвердженого наказом
Держалкогольтютюну плану та в міру необхідності. У плані проведення засідань колегії зазначаються питання,
назви підрозділів, міністерств і відомств, які готують матеріали,
термін подання і дата їх розгляд, прізвище, ініціали та посади
доповідачів. 2.5.2. З метою своєчасної розробки плану проведення засідань
колегії начальники підрозділів і керівники підвідомчих управлінь
систематично готують за встановленою формою і за місяць до кінця
поточного кварталу подають до секретаріату колегії (у двох
примірниках) перелік питань, які доцільно внести на розгляд
колегії Держалкогольтютюну у наступному кварталі, завізований
начальником підрозділу та відповідним заступником Голови
Держалкогольтютюну. 2.5.3. Матеріали на розгляд колегії подають підрозділи у
друкованому вигляді не пізніше ніж за сім днів до дня засідання. Ці матеріали обов'язково містять: доповідну записку, адресовану колегії Держалкогольтютюну, у
якій обгрунтовано викладено питання, з висновками і пропозиціями.
Обсяг записки не повинен перевищувати чотирьох сторінок (без
урахування додатків). Доповідну записку підписує начальник
підрозділу, відповідальний за підготовку даного питання, та візує
відповідний заступник Голови Держалкогольтютюну на першій сторінці
у лівому верхньому куті з написом "На колегію". У кінці доповідної
записки зазначається прізвище та номер телефону виконавця; проект протокольного рішення (у випадку потреби - проект
наказу) з питання, що подається на розгляд, з візами на першому
примірнику відповідного начальника підрозділу та заступника
Голови, які відповідають за підготовку цього питання; довідку про погодження проекту протокольного рішення із
заінтересованими міністерствами, відомствами, організаціями і
підрозділами Держалкогольтютюну (у разі необхідності); список осіб, які запрошуються на засідання колегії для участі
у розгляді питання, від Держалкогольтютюну - із зазначенням
прізвища та ініціалів (в алфавітному порядку), а від інших
міністерств, відомств і організацій - прізвища, імені та по
батькові, посади, поштової адреси організації і службового
телефону. Список осіб подається за підписом начальника підрозділу,
відповідального за підготовку питання, та погоджується з
відповідним заступником Голови Держалкогольтютюну. 2.5.4. Про кожне засідання колегії Держалкогольтютюну
складається протокол. 2.5.5. Матеріали, підготовлені до засідання колегії (порядок
денний, проекти протокольних рішень, доповідні записки, довідки,
списки запрошених осіб), зберігаються у секретаріаті колегії
Держалкогольтютюну кожного засідання в окремій папці. 2.5.6. При проведенні закритих засідань колегії
Держалкогольтютюну (закритого обговорення окремих питань)
підготовка матеріалів, оформлення протокольних рішень, що
приймаються, здійснюються з дотриманням встановлених правил роботи
з документами обмеженого доступу. 2.5.7. Після засідань колегії відповідальні за підготовку
питання начальники підрозділів, керівники підвідомчих організацій
в обов'язковому порядку беруть участь у доопрацюванні протокольних
рішень засідань колегії з питань, які були подані ними на розгляд
колегії. 2.5.8. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку
матеріалів до засідань колегії покладається особисто на
заступників Голови Держалкогольтютюну, начальників відповідних
підрозділів та керівників підвідомчих організацій, зазначених у
плані проведення засідань колегії. 2.5.9. Секретаріат колегії здійснює контроль за своєчасним
поданням усіх необхідних матеріалів до засідань відповідно до
плану проведення засідань колегії, перевіряє наявність і
правильність їх оформлення. При порушенні встановленого порядку підготовки матеріалів до
засідань секретаріат колегії Держалкогольтютюну повертає матеріали
на доопрацювання та у разі необхідності доповідає Голові. 2.6. Стенографування матеріалів 2.6.1. Виконується стенографування матеріалів тільки
службового характеру. 2.6.2. Секретар колегії обслуговує засідання колегії
Держалкогольтютюну, а у разі необхідності - засідання робочих та
інших нарад, які проводить Голова Держалкогольтютюну. 2.6.3. Перший примірник стенограм зберігається у секретаря
колегії Держалкогольтютюну. 2.6.4. Секретар веде облік усіх виконаних стенографічних
робіт у спеціальному журналі, в якому записується, кому і коли
передано стенограму, її обсяг. 2.7. Порядок друкування документів 2.7.1. У підрозділах Держалкогольтютюну друкуються документи
тільки службового характеру. 2.7.2. Керівник підрозділу організовує друкування документів
у порядку їх надходження, в першу чергу друкуються термінові
документи на виконання контрольних доручень. 2.7.3. Надрукований текст перевіряють виконавці. Виправлення
тексту допускається тільки друкарським способом (без помарок). 2.7.4. Тиражі великої кількості розмножуються на
копіювально-розмножувальних апаратах. 2.7.5. Вимоги до документів, що виготовляються друкарським
способом, викладені в додатку 3. 2.8. Порядок розмноження документів на
копіювально-розмножувальних машинах 2.8.1. На копіювально-розмножувальних машинах розмножуються
тільки документи, що безпосередньо стосуються службової
діяльності. Службові документи (накази, протоколи, доповіді,
інструкції, положення, довідки, листи тощо), що розробляються у
підрозділах і підлягають розмноженню, повинні бути ретельно
підготовлені, відредаговані, надруковані з використанням якісної
красильної стрічки такої насиченості, яка забезпечує відтворення
документа на розмножувальних апаратах. 2.8.2. Порядок розмноження законів України, постанов
Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України,
постанов, розпоряджень, протокольних рішень Кабінету Міністрів
України, необхідних для використання в роботі документів з грифом
"Для службового користування" визначається начальником Управління
адміністративно-господарського забезпечення. 2.8.6. Порядок розмноження конфіденційних документів
визначається Головою Держалкогольтютюну.
3. Організація документообігу
3.1. Загальні правила організації документообігу 3.1.1. Рух документів з часу їх одержання або складання до
завершення виконання або відправлення формує документообіг
Держалкогольтютюну. 3.1.2. Організація документообігу має відповідати таким
вимогам: у процесі проходження і обробки основних категорій
документів слід домагатися оперативності, цілеспрямованості,
максимальної одноманітності; інстанції проходження і дії з документами, не обумовлені
діловою необхідністю, потрібно вилучати, максимально обмежувати
зворотні переміщення документів (додаток 4). 3.2. Порядок проходження та виконання вхідних документів 3.2.1. Приймання і початкова обробка кореспонденції, що
надходить у Держалкогольтютюн, проводиться тільки відділом
організаційно-господарського забезпечення. На документах,
отриманих через комп'ютерну мережу, електронну пошту, зверху, з
правової сторони титульного листа проставляється дата і час
отримання документа, підпис начальника відділу або особи, яка
отримала документ. Наприклад:
Електронна пошта15.00
20.07.2000 (підпис)
Працівникам Держалкогольтютюну, незалежно від їх службового
становища, забороняється приймати кореспонденцію від представників
міністерств, відомств, регіонів та інших організацій. Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.
Початкова обробка кореспонденції, що надходить, полягає в
перевірці правильності доставки і цілості вкладень, фіксації факту
надходження документів і підготовці кореспонденції до передачі за
призначенням. 3.2.2. Всі конверти, за винятком тих, що мають напис
"особисто", розкриваються. При розкритті конвертів перевіряється
їх цілість, наявність вкладених у них документів. При виявленні
пошкодження, відсутності документів або додатків до них,
невідповідності номера на конверті номеру документа загальним
відділом повідомляється відправнику. Неправильно оформлені
(непідписані, незасвідчені) і надіслані не за призначенням
документи повертаються відправнику або пересилаються за
належністю. Конверти, в яких надійшли службові документи,
знищуються, за винятком випадків, коли на документах немає дати і
адреси відправника або дата відправлення кореспонденції значно
розходиться з датою одержання, і поштові штемпелі є доказом часу
відправлення та одержання кореспонденції. Конверти додаються також
до судових, арбітражних справ, листів, заяв і скарг громадян. На всіх вхідних документах на нижньому полі першого аркуша
документа у правому куті проставляється реєстраційний штамп, що
фіксує факт одержання документа в Держалкогольтютюні. 3.2.3. Документи, які не реєструються (додаток 5), а також
документи з позначкою "особисто" передаються за призначенням. 3.2.4. Всі документи, що надходять у Держалкогольтютюн,
підлягають попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюють працівники відділу
організаційно-господарського забезпечення. Мета попереднього
розгляду документів - розподілення їх між Головою
Держалкогольтютюну - його заступниками і підрозділами відповідно
до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації
документів. Керівництву передаються на розгляд такі матеріали: закони України; документи і доручення Верховної Ради України,
Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;
депутатські звернення, запити, листи-звернення за підписом
міністрів, керівників відомств та регіонів; пропозиції, заяви і
скарги громадян, адресовані на ім'я Голови Держалкогольтютюну і
його заступників; інші важливі документи, що містять необхідну
інформацію з принципових питань діяльності Держалкогольтютюну,
виконання яких потребує рішення керівництва. Решту документів передають начальникам підрозділів. 3.2.5. Документи, які підлягають реєстрації, після
попереднього розгляду реєструються, після чого передаються
керівництву Держалкогольтютюну і підрозділам для розгляду суті
питань, порушених у документах. 3.2.6. Документи, які одержані до 15:00 реєструються,
обробляються і доставляються за призначенням у той же день,
одержані після 15:00 - на другий день, термінові - негайно. 3.2.7. Всю кореспонденцію, яка надійшла на розгляд Голови
Держалкогольтютюну, попередньо розглядає начальник управління
адміністративно-господарського забезпечення і готує проекти
доручень. 3.2.8. Наслідки розгляду документів відображаються у
резолюціях керівництва Держалкогольтютюну і начальників
підрозділів. У резолюціях має бути зрозуміла і вичерпна вказівка
про порядок і характер виконання документів та виконавця. У
резолюціях, як правило, зазначаються: прізвище та ініціали
виконавців і співвиконавців; пропонована дія; термін виконання (у
необхідних випадках); особистий підпис, дата. Резолюції
(доручення) Голови Держалкогольтютюну і його заступників пишуться
на фішках встановленої форми. Начальники підрозділів резолюцію
пишуть розбірливо у правому верхньому куті самого документа або на
вільному від тексту місці (крім поля, призначеного для
підшивання), а не на окремому аркуші. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам,
головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в
документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається
право скликати інших виконавців і координувати їх роботу. Як правило, на документі має бути не більше однієї резолюції.
Наступні резолюції необхідні тоді, коли в них деталізується
порядок виконання документа. Розгляд документів повинен провадитись у найкоротший термін
(як правило, в день надходження документа). 3.2.9. Після розгляду документів керівництвом відділ
організаційно-господарського забезпечення переносить резолюції
керівництва в реєстраційні картки для обліково-довідкової
картотеки, а документи за реєстром передаються виконавцям. 3.2.10. Виконані документи підшиваються до справи згідно з
затвердженою номенклатурою. Документи, що мають позначку "Підлягає поверненню",
повертаються виконавцями до відділу організаційно-господарського
забезпечення. На документі з позначкою "Для ознайомлення" ставиться підпис
особи, яка з ним ознайомилась, і дата ознайомлення. Ніякі інші
позначки на них не робляться. Документи підлягають поверненню у
відділ організаційно-господарського забезпечення. 3.3. Порядок проходження вихідних і внутрішніх документів та
процес їх підготовки 3.3.1. Порядок проходження вихідних документів полягає у
складанні проекту документа, його виготовленні, погодженні,
візуванні (у необхідних випадках), підписанні (затвердженні),
реєстрації та відправленні. До передачі підготовленого документа на підпис виконавець
повинен перевірити його зміст, правильність оформлення, наявність
необхідних розшифрованих віз і додатків до документа. Документ
подається на підпис разом із матеріалами, на підставі яких він
готувався. 3.3.2. Вихідні документи, підписані Головою
Держалкогольтютюну та його заступниками або керівництвом
підрозділів, передаються секретарю підрозділу для реєстрації та
відправлення. Обробка вихідної кореспонденції у підрозділі полягає у
адресуванні і вкладанні у конверти, заклеюванні, складанні реєстру
на рекомендовану пошту і передачі у відділ
організаційно-господарського забезпечення. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж
адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються
реєстраційні номери всіх документів, що знаходяться у конверті. Вся кореспонденція, що надсилається за межі України,
відправляється за спеціальним реєстром (міжнародним списком), який
складається у трьох примірниках, підписується керівництвом та
передається для відправки. 3.3.3. Для реєстрації і відправки документи передаються
виконавцем повністю оформленими, з позначкою про категорію
поштового відправлення (крім простих відправлень). Надсилати
документи рекомендованою поштою без особливої необхідності не
потрібно. Секретар підрозділу перевіряє правильність оформлення
документів, наявність підписів на документах і додатках до них,
прізвище та номер телефону виконавця, правильність зазначення
адрес кореспондентів, розшифрованих віз на копіях документів, що
залишаються у справах (начальника підрозділу або його заступника
та виконавця), відповідність кількості примірників кількості
адресатів. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям.
Оформлена поштова кореспонденція повинна бути передана у відділ
організаційно-господарського забезпечення до 15:30 для
відправлення. Протягом дня приймаються для відправлення: телеграми; документи, підписані Головою Держалкогольтютюну і його
заступниками, адресовані у Верховну Раду України, Адміністрацію
Президента України і Кабінет Міністрів України, Міністерство
фінансів України. Відправлення або передача документів без
реєстрації не допускається. 3.3.4. Проекти розпорядчих документів після підготовки і
погодження підрозділами, юристом і редактором подаються на підпис.
Після підписання зазначені документи реєструються і надсилаються
для виконання або ознайомлення у підрозділи Держалкогольтютюну, а
в необхідних випадках - за його межі. Доповідні записки на ім'я Голови Держалкогольтютюну, його
заступників, начальників підрозділів, довідки, зведення та інші
внутрішні документи оперативного характеру, обов'язково
зареєстровані у відділі організаційно-господарського забезпечення,
розглядаються службовою особою, якій вони надіслані, після чого в
загальному порядку передаються для виконання (використання) у
відповідні підрозділи або поміщаються у справу відповідно до
номенклатури справ. 3.4. Організація доставки документів 3.4.1. Доставка вхідних і внутрішніх документів керівництву
здійснюється працівниками відділу організаційно-господарського
забезпечення (при наявності секретарями приймальних). Термінові доручення Адміністрації Президента, Верховної Ради
України, Кабінету Міністрів України, Міністерства фінансів
України, урядові телеграми доставляються працівниками відділу
організаційно-господарського забезпечення керівництву
Держалкогольтютюну негайно. 3.4.2. Для забезпечення ритмічності роботи відділу
організаційно-господарського забезпечення розроблено графік
доставки і отримання кореспонденції керівництвом і підрозділами: доставка кореспонденції керівництву Держалкогольтютюну
проводиться о 10:00, 12:00, 15:00 та 16:00 - щоденно, у п'ятницю -
о 10:00, 12:00, 14:00 та 16:00; службову кореспонденцію для підрозділів одержують у відділі
організаційно-господарського забезпечення представники підрозділів
з 11:00 до 12:00 і з 16:00 до 17:00 щоденно, у п'ятницю - з 11:00
до 12:00 і з 15:00 до 16:00. У разі надходження термінової кореспонденції працівники
відділу організаційно-господарського забезпечення негайно
викликають представників підрозділів, для яких призначаються
службові документи. 3.5. Порядок приймання і передачі документів 3.5.1. Приймання і передача вхідних і внутрішніх документів
підрозділами Держалкогольтютюну здійснюється під розписку, за
реєстрами встановленої форми у відділі
організаційно-господарського забезпечення. 3.5.2. Передача документів виконавцям у межах підрозділу
провадиться через секретаря підрозділу під розписку в
реєстраційній картці або в журналі. 3.5.3. У разі необхідності внесення змін у попередній склад
виконавців документа готується нова фішка (доручення) з позначкою
"ПЕРЕПИСАНО" за підписом керівництва Міністерства. Секретарем
приймальної нова резолюція переноситься у реєстраційну картку, в
якій у правому верхньому куті також проставляється позначка
"ПЕРЕПИСАНО". Передача "переписаних" документів з одного підрозділу в інший
через відділ організаційно-документаційного забезпечення. 3.6. Облік обсягу документообігу 3.6.1. Обсяг документообігу Держалкогольтютюну складається із
кількості вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний час.
Кількісному обліку підлягають всі вхідні, вихідні і внутрішні
документи Держалкогольтютюну. При визначенні документообігу
роздільно підраховується кількість основних документів і кількість
примірників (копій), розмножених на копіювально-розмножувальних
машинах. 3.6.2. У всіх підрозділах Держалкогольтютюну підлягає
роздільному обліку кількість вхідних і внутрішніх документів, а
також пропозицій, заяв і скарг громадян.
4. Реєстрація документів і побудова обліково-довідковихкартотек
4.1. Загальні правила реєстрації документів 4.1.1. Реєстрація документів проводиться з метою їх обліку,
контролю за виконанням та оперативного використання наявної в них
інформації. 4.1.2. Вхідні документи реєструються в день їх одержання,
вихідні і внутрішні - в день підписання (затвердження): Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, звернення
народних депутатів, листи міністерств, відомств, регіонів,
пропозиції, заяви і скарги громадян та ін. за винятком документів,
що мають інформаційний характер і не підлягають реєстрації
(додаток 5); службова кореспонденція, що надсилається вищим організаціям,
накази, протоколи, положення, інструкції, доповідні записки,
висновки, акти, листи, довідки, телеграми, телефоно(факсо)грами та
інші документи, які складаються у Держалкогольтютюні. 4.2. Індексація документів 4.2.1. Індексація документів у діловодстві - індекс
управління, відділу та порядковий номер вихідного документу. 4.2.2. Індекс вхідного документа складається з номера
кореспондента (згідно зі списком постійних кореспондентів, який
щорічно уточнюється відділом організаційно-господарського
забезпечення) і реєстраційного (порядкового) номера документа (за
кожного кореспондента окремо). 4.2.3. Індекс (крім розпорядчих) вихідного документа
складається з індексу підрозділу-відправника і реєстраційного
(порядкового) номера документа. 4.2.4. Індекси наказів і протоколів складаються з їх
реєстраційних номерів, які щорічно присвоюються у межах кожного
виду документа. 4.3. Реєстраційні картки і порядок їх заповнення 4.3.1. Для реєстрації вхідних документів застосовується єдина
реєстраційна картка (додаток 7). 4.3.2. Кількість примірників реєстраційної картки на вхідні
документи визначається відділом організаційно-господарського
забезпечення. 4.3.3. Реєстрація наказів Держалкогольтютюну провадиться по
журналу у відділі організаційно-господарського забезпечення. Реєстрацію наказів з особового складу провадить відділ
кадрів. Реєстрація скарг та звернень громадян проводиться по окремим
карточкам. 4.3.4. Вихідна кореспонденція проводиться по журналу або по
програмі ПК. 4.3.7. Вартість поштового збору за відправлену кореспонденцію
визначається працівниками відділу організаційно-господарського
забезпечення за реєстрами і відбивається на конверті за допомогою
маркувальної машини. Побудова обліково-довідкової картотеки 4.3.8. Реєстраційні картки на вхідні документи групуються в
обліково-довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний
календарний рік: систематизуються за порядковими номерами, окремо кожний вид
документа; реєстраційні контрольні картки систематизуються за термінами
виконання.
5. Організація контролю за виконанням документів
5.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів 5.1.1. Контроль за виконанням встановлюється з метою
забезпечення своєчасного розгляду та належного вирішення доручень,
пропозицій і питань, які містяться в документах, що надходять у
Держалкогольтютюн. Контролю підлягають також найважливіші вихідні
і внутрішні документи. Дії з контролю за виконанням документів
полягають у безпосередній перевірці ходу їх виконання керівництвом
і начальниками підрозділів Держалкогольтютюну, обліку і аналізу
наслідків виконання контрольованих документів у встановлені
терміни. 5.1.2. Контроль за виконанням документів і доручень
забезпечують Голова департаменту його заступники, начальники
управлінь, за ходом розгляду і своєчасним виконанням доручень
Держалкогольтютюну, надісланих у міністерства, відомства, регіони
та інші організації й установи, - виконавцями цих документів і
начальниками підрозділів. Відповідальний за ведення контролю виконанням документів з
грифом "ДСК", "Таємно", "Конфіденційно" визначається першим
відділом Міністерства фінансів України за поданням Голови
Держалкогольтютюну. 5.1.3. Начальники підрозділів особисто перевіряють стан
виконання доручень, а також розгляд листів, що потребують
відповідей, і вживають необхідних заходів, які забезпечують їх
виконання у встановлені терміни. 5.1.4. Обов'язково контролюється виконання: законів України,
постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень
Президента України, постанов, розпоряджень та протоколів засідань
Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України і
вищих органів державної влади із зазначеними термінами виконання,
запитів та звернень народних депутатів України, наказів, доручень
у протоколах засідань колегій Держалкогольтютюну, протоколах
робочих нарад. За вказівкою керівництва можуть братися також інші документи,
не включені в Перелік (додаток 8). 5.1.5. Відповідальність за своєчасне і якісне виконання
документа несуть особи, вказані в тексті внутрішнього розпорядчого
документа (наказі, протокольному рішенні), і особи, вказані в
резолюціях. У разі, коли документ виконується кількома виконавцями,
відповідальним за організацію виконання (скликання) є виконавець,
який у резолюції вказаний першим. Йому надсилається оригінал.
Відповідальному виконавцю надається право скликання
співвиконавців. Співвиконавці зобов'язані подавати свої пропозиції
підрозділу, визначеному відповідальним, не пізніше, ніж за два дні
до закінчення встановленого терміну, а також всі необхідні
матеріали, що стосуються питання, яке розглядається, або даного
доручення і в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасну
і якісну підготовку проектів документів. Підрозділи, відповідальні
за виконання доручень, подають листи на підпис Міністру фінансів,
його заступникам, Голові Держалкогольтютюну та його заступникам не
пізніше, ніж за день до закінчення встановленого терміну, за
винятком доручень з позначкою "Терміново", "Негайно",
"Невідкладно". 5.1.7. При розгляді пропозицій, заяв і скарг громадян
начальники підрозділів зобов'язані: приймати обгрунтовані рішення і забезпечувати своєчасне та
правильне виконання доручень по заявам та зверненням громадян; повідомляти громадян про рішення, прийняті за їх
пропозиціями, заявами або скаргами, а в разі їх відхилення
вказувати мотиви; вживати необхідних заходів щодо поліпшення цієї роботи. 5.1.8. Забороняється направляти скаргу громадян для розгляду
до тих органів або тим посадовим особам, дії чи рішення яких
оскаржуються. 5.1.9. Пропозиції, заяви і скарги громадян вважаються
виконаними лише після відповіді автору. 5.1.10. Облік звернень громадян ведеться окремою картотекою у
відділі організаційно-господарського забезпечення. 5.2. Терміни виконання документів 5.2.1. Доручення Президента України та його Адміністрації,
Голови Верховної Ради України, Верховної Ради України,
Прем'єр-міністра України і Кабінету Міністрів України, накази,
доручення в протоколах засідань колегії Міністерства, протоколах
робочої наради у Голови департаменту - у терміни, встановлені у
цих документах. 5.2.2. Доручення без визначеного терміну повинні бути
виконані не пізніше, ніж за 30 календарних днів з дня підписання
вищою посадовою особою, з позначкою "терміново" - протягом семи
робочих днів від дати підписання доручення вищою посадовою особою.
Доручення керівництва за зверненням міністерств, відомств,
регіонів та інших органів, що надходять на ім'я Голови
Держалкогольтютюну і його заступників - у терміни, встановлені
керівництвом Держалкогольтютюну. 5.2.3. Депутатський запит розглядається протягом 15 днів з
дня одержання в Кабінеті Міністрів України або інший встановлений
термін. Якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто у
встановлений термін, необхідно письмово повідомити про це
народного депутата, який вніс запит, і запропонувати інший термін,
який не повинен перевищувати місяць після одержання запиту.
Відповідь на депутатський запит надсилається депутату, який його
вніс, про що повідомляється Кабінет Міністрів України (якщо буде
доручення по даному зверненню Кабінету Міністрів України). 5.2.4. Пропозиції, заяви, скарги громадян повинні
вирішуватись згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями
громадян, розробленою на підставі постанови Кабінету Міністрів
України від 14 квітня 1997 р. N 348 ( 348-97-п ) та затвердженою
наказом Мінекономіки від 03.06.97 N 62, у термін не більше одного
місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового
вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх
отримання. 5.2.7. Якщо у зверненні порушено питання, що не належать до
компетенції Держалкогольтютюну, то виконавець надсилає його до
відповідного органу чи посадовій особі в термін не більше п'яти
днів, про що повідомляється особі, яка подала звернення. 5.2.8. Термін виконання може бути змінений лише за вказівкою
посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності -
того, хто її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено
за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не менше, ніж
за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а для
доручень без визначеного терміну - до закінчення 30-денного
терміну від дати його одержання. 5.2.9. Контроль за виконанням документів здійснюється з
моменту взяття документа або доручення на контроль в
Держалкогольтютюні, якщо в документі не встановлено термін
виконання вищим органом. 5.3. Здійснення контролю за виконанням документів 5.3.1. На контрольних картках і документах, що контролюються,
ставиться штамп "Контроль", який поміщається у правому куті
першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) і в графі
2 реєстраційної (контрольної) картки. 5.3.2. Всі контрольні картки систематизуються у відділі
організаційно-господарського відділу згідно термінів виконання. 5.3.3. Дані про хід виконання документів вносяться до графи
"Контрольні відмітки" реєстраційної (контрольної) картки. 5.3.4. Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирішено
порушені у ньому питання і кореспонденту дано відповідь по суті. 5.3.5. Після виконання документи знімаються з контролю.
Зняття з контролю документів ведеться відділами контролю Кабінету
Міністрів України, Міністерства фінансів України,
Держалкогольтютюну, про що робиться відповідна відмітка в
контрольній картці.
6. Складання номенклатур і формування справ
6.1. Складання номенклатур справ 6.1.1. Номенклатура складається з метою встановлення єдиної
системи формування справ, обгрунтованого розподілу документів,
забезпечення їх пошуку і обліку, відбору документів на державне
зберігання у процесі діловодства. 6.1.2. Основними принципами побудови номенклатури справ є:
одностайність у підході до обліку, систематизації, описання і
розшуку документів; застосування індексації документів, яка
забезпечує внесення у відповідні розділи номенклатури змін,
доповнень і виправлень; стабільність індексів справ. 6.1.3. Кожний підрозділ Держалкогольтютюну повинен мати
номенклатуру справ. Номенклатура справ підписується начальником підрозділу. 6.1.4. Номенклатура справ розробляється на основі вивчення і
аналізу діяльності підрозділу. При складанні номенклатури справ
користуються Положенням про Держалкогольтютюн ( 1514-2000-п ),
положеннями про управління, відділи і підвідділи, штатним
розписом, номенклатурою і описом справ за минулі роки, списком
кореспондентів, обліково-реєстраційними картотеками, Переліком
типових документів, що утворюються в діяльності органів державної
влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і
підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (далі -
Перелік). 6.1.5. У номенклатуру справ включаються всі без винятку
справи і документи, які утворюються у діяльності підрозділів
Держалкогольтютюну. У номенклатуру вносяться також незакінчені діловодством
справи, які надійшли від інших підрозділів для їх продовження. Справи з питаннями, вирішення яких триває більше одного року
(перехідні), вносяться в номенклатуру щорічно протягом всього
періоду вирішення питань із зазначенням попереднього номера
справи. Ведення справ, не врахованих у номенклатурі,
забороняється. 6.1.6. Кожна справа, включена в номенклатуру справ
підрозділу, повинна мати індекс. Індекси справ складаються із
позначення присвоєних підрозділам індексів і порядкових номерів
справ у межах підрозділу. Протягом усього періоду дії номенклатури у ній необхідно
своєчасно проставляти позначки про заведення справ, передачу їх у
архів, перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування
справ. Терміни зберігання справ у номенклатурі визначаються
відповідно до Переліку. 6.1.7. Розділами номенклатури справ підрозділу є назви
підвідділів. 6.1.8. Якщо протягом року у підрозділах виникають нові
документовані ділянки роботи і питання діяльності, не передбачені
раніше справи, вони за пропозицією спеціалістів підрозділів і за
погодженням з управлінням адміністративно-господарського
забезпечення додатково вносяться в номенклатуру. 6.1.9. Після закінчення діловодного року в номенклатурі справ
обов'язково робиться підсумковий запис, у якому вказується
кількість фактично сформованих за рік справ (томів). Підсумковий запис скріплює підписом секретар підрозділу. Для
контролю за повною передачею документів підрозділи у зведеній
номенклатурі департаменту роблять позначки про фактично сформовані
справи. 6.1.10. Управлінням адміністративно-господарського
забезпечення складається зведена номенклатура справ (додаток 10). Номенклатура справ складається на основі номенклатур справ
підрозділів, підписується начальником
адміністративно-господарського управління ведена номенклатура
складається у двох примірниках, на кожному з яких повинен бути
гриф погодження з архівним органом. Установлюється такий порядок
розподілу примірників номенклатури: 1-й примірник - в Держалкогольтютюні для контролю за
формуванням справ у підрозділах; 2-й примірник - передається в архів органу, з яким
погоджується номенклатура. Після затвердження зведеної номенклатури справ з неї
робляться виписки для використання у роботі підрозділів. 6.1.11. Розділами зведеної номенклатури справ є назви
управлінь, підрозділами номенклатури - найменування відділів в
управліннях. Як перший розділ зведеної номенклатури зазначається
Управління адміністративно-господарського забезпечення потім -
підрозділи Держалкогольтютюну відповідно до затвердженого штатного
розпису. 6.2. Формування справ 6.2.1. Усі виконані документи формуються у справи відповідно
до номенклатури. Формування справ у підрозділах як правило
здійснюється секретарями підрозділів за безпосередньою участю
спеціалістів, які відповідають за ведення відповідних справ. 6.2.2. При формуванні справ необхідно додержуватися таких
вимог: групувати справи з документами постійного, тривалого (понад
10 років), тимчасового (до 10 років включно) термінів зберігання; розміщувати документи всередині справи в порядку вирішення
питань, хронології, алфавіту, індексації (нумерації). Ці принципи
можуть комбінуватися. При цьому документ-відповідь розміщується
після документа-запиту. Переважне значення має питальний принцип систематизації, що
передбачає розміщення документів у логічній послідовності
вирішення того чи іншого питання. Така систематизація в основі
своїй співпадає з розміщенням документів за їх датами (підписання,
надходження, виконання). При хронологічному порядку розміщення документів постійного
терміну зберігання найбільш ранні документи розміщуються на
початку справи, далі необхідно: групувати в справи документи одного діловодного року, за
винятком справ, продовження яких більше одного року викликається
необхідністю (перехідні); перевіряти правильність оформлення кожного документа, що
підшивається до справи (наявність підписів, дати, індексу,
позначок "До справи N ____", засвідчувального підпису копії та
ін.). Недооформлені і неправильно оформлені документи повертаються
безпосереднім виконавцям на доопрацювання, після чого передаються
для включення у відповідні справи; групувати в окремі томи додатки великого обсягу. Невеликі
додатки приєднувати до тих документів, яких вони стосуються;
включати у кожну справу не більше 250 аркушів (30 - 40 мм
завтовшки); включати у справу тільки один примірник кожного
документа; перевіряти склад документів, які повинні поміщатися в
ту чи іншу справу. Не допускати включення у справи документів, що
не стосуються питання, а також чернеток, варіантів, розмножених
копій і документів, що підлягають поверненню. 6.2.3. Методичне керівництво і контроль за правильністю
формування справ здійснюється відділом. 6.3. Систематизація окремих категорій документів 6.3.2. Документи Держалкогольтютюну групуються у справи: протоколи засідань колегії Держалкогольтютюну (порядок
денний, протокольні рішення, список запрошених, доповідні записки,
довідки та інші документи); Протоколи розміщуються в хронологічному порядку і за
номерами: 6.3.3. Доручення вищих органів групуються в справи за
напрямами діяльності підрозділів Держалкогольтютюну. Документи в середині справ розміщуються у хронологічному
порядку. 6.3.4. Накази Держалкогольтютюну з основної діяльності і з
особового складу групуються в самостійні справи. 6.3.6. Прогнози, програми, звіти, кошториси групуються окремо
від проектів цих документів. 6.3.7. Проекти прогнозів, програм, заявки, кошториси, звіти,
розрахунки до них і листування, пов'язане із складанням проектів
прогнозів, програм або їх виконанням, повинні зберігатися в
документах того року, до якого відносяться за своїм змістом,
незалежно від часу їх складання і дати одержання, наприклад, звіт
за 1996 рік, складений у 1997 році, повинен бути віднесений до
1996 року, а не до 1997 року; проект програми, прогнозу на 1997
рік, складений у 1996 році, повинен бути віднесений до 1997 року,
а не до 1996 року. 6.3.8. Документи з особових справ розміщуються у такому
порядку: особовий листок з обліку кадрів або форма П-2ДС ( z0484-95 ),
автобіографія; документи про освіту; заява про прийом на роботу;
направлення або подання; виписки з наказів про призначення,
переміщення, звільнення, зміну прізвища тощо; довідки та інші
документи, що стосуються даної особи. У межах цих груп документи
розміщуються за хронологією. Копії наказів про стягнення, заохочення тощо у зв'язку з
внесенням цих записів на доповнення до особового листка з обліку
кадрів, в особову справу не підшиваються. Справа, сформована з декількох особових справ, повинна мати
внутрішній опис цих справ. Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я
та інші документи другорядного значення групуються окремо від
особових справ у справи тимчасового зберігання. 6.3.9. Особові рахунки працівників та інші подібні документи
групуються у самостійні справи в межах року і розміщуються за
підрозділами, а прізвища в них - за алфавітом. 6.3.10. Пропозиції, заяви і скарги громадян формуються в
окремі справи. Документи в цих справах розміщуються в
хронологічному порядку. Кожна заява (скарга) і документи з її розгляду становлять у
справі самостійну групу. У разі одержання повторної заяви (скарги)
або виникнення додаткових документів вони підшиваються в дану
групу документів. 6.3.11. Листування групується в справи за період календарного
року. До справи "Листування" поміщаються документи, що виникли в
ході вирішення питання. При поновленні листування з певного питання документи
включаються до справи поточного року з зазначенням індексу справи
за минулий рік, у якій зберігалися попередні документи з цього
питання.
7. Підготовка документів до наступного зберігання івикористання
7.1. Підготовка документів до наступного зберігання і
використання включає експертизу наукової і практичної цінності
документів, оформлення та опис справ, забезпечення збереженості
документів, передачу справ до архіву Держалкогольтютюну. 7.2. Експертиза наукової і практичної цінності документів 7.2.1. Експертиза цінності документів - це визначення
економічного, соціально-культурного та іншого значення документів
з метою їх відбору на зберігання і установлення термінів
зберігання. 7.2.2. Експертиза цінності документів здійснюється експертною
комісією (ЕК). 7.2.3. Експертна комісія Держалкогольтютюну призначаються
наказом Голови Держалкогольтютюну, в складі якої повинно бути не
менше п'яти осіб. 7.2.4. У своїй роботі експертна комісія керується вказівками
Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України,
Центрального державного архіву вищих органів влади та управління,
інструкціями та положеннями, що приймаються у Держалкогольтютюні. 7.2.5. Експертна комісія здійснює такі функції: - щорічно організовує відбір документів і справ на
зберігання; - проводить експертизу наукової і практичної цінності
документів, що утворюються в діяльності підрозділів; - перевіряє правильність формування справ з постійними
термінами зберігання; - перевіряє правильність оформлення описів на справи,
відібрані на постійне і тимчасове зберігання; - перевіряє правильність оформлення актів про виділення до
знищення документів, справ підрозділу, що не підлягають передачі в
архів; - розглядає і узгоджує номенклатури справ; - розглядає пропозиції про зміну термінів зберігання окремих
категорій документів, установлених діючим Переліком; - бере участь у підготовці проектів Переліку документів з
термінами зберігання, Інструкції з діловодства та інших методичних
посібників з діловодства і архівної справи; - засідання ЕК оформляються протоколом. 7.2.6 Рішення ЕК затверджується начальником управління
адміністративно-господарського забезпечення, а в деяких випадках -
ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і
управління України. Узгодженню з ЕПК Центрального державного архіву вищих органів
влади і управління України підлягають рішення ЕК щодо затвердження
описів на справи, що підлягають постійному зберіганню, у тому
числі і з особового складу; пропозиції про скорочення термінів
зберігання документів; пропозиції про встановлення термінів
зберігання документів, не передбачених діючими переліками. 7.2.7. Відбір документів і справ, що підлягають зберіганню у
підрозділах (з терміном зберігання "Доки не мине потреба") до
знищення, оформляється актом. Акт після розгляду ЕК підписується
головою і членами комісії, затверджується керівництвом підрозділів
(додаток 11). Знищення включених в акти документів, термін зберігання яких
скінчився, проводиться після розгляду акта ЕК Держалкогольтютюну,
підписання його членами комісії та затвердження начальником
Управління адміністративно-господарського забезпечення (додаток
12). 7.3. Оформлення справ 7.3.1. Оформлення справ включає в себе комплекс робіт з
описання справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і
складання засвідчувального напису. 7.3.2. Справи постійного терміну зберігання (понад 10 років)
підшиваються в тверду обкладинку за встановленою формою. 7.3.3. Підшивання документів у справи проводиться так, щоб
збереглась повна можливість вільного читання тексту і щоб аркуші
не виступали за край обкладинки. У випадках, коли текст на
документі розташований близько від краю аркуша, до такого аркуша
при підшиванні його в справу підклеюється смужка паперу, за яку
документ підшивається в справу. 7.3.4. Карти, схеми та інші подібні матеріали додаються до
справи в конвертах, прикріплених до нижньої обкладинки справи з
внутрішнього боку, а при великих кількостях - групуються в окремі
папки з клапанами. 7.3.5. Аркуш, складений і підшитий за середину, нумерується
як два окремі аркуші. Аркуш, складений в кілька разів і підшитий
за один край, нумерується на верхній складці як один аркуш. Аркуш
з наклеєними документами (вирізками, виписками, фотографіями тощо)
нумерується як один аркуш. Якщо до документа одним краєм підклеєні
інші документи (вирізки, перекази, вставки тексту тощо), то кожен
документ нумерується окремо черговим порядковим номером. 7.3.6. Металеві скріплення (скріпки, шпильки та ін.) при
формуванні справ видаляються. 7.3.7. На обкладинці кожної справи зазначається: - повне найменування підрозділу; - N фонду; - N опису; - N справи за списком; - індекс справи за номенклатурою; - заголовок (коротке, чітке формулювання основного змісту
документальних матеріалів справи); - кількість аркушів у справі; - дати початку і закінчення справи; термін зберігання справи. Всі написи на обкладинках виконуються чітко. 7.3.8. На багатотомних справах, крім номера справи,
присвоєного першому тому, зазначається номер тому (справа N 12 -
20, том 2). На останньому томі після номера тому пишеться слово
"останній" (справа 12 - 20, том 4, останній). 7.3.9. Для річних документів (програм, звітів та ін.), які
датуються у заголовках справ, дата їх складання на обкладинках не
зазначається. 7.3.10. Якщо в справі є документи - додатки за роки, що
передують року утворення тому, - на її обкладинці над датою
робиться запис: "Є документи за такі роки". 7.3.11. Датою початку справи вважається найбільш рання дата
вхідного, вихідного або внутрішнього документа, датою закінчення -
найпізніша. 7.3.12. Присвоювати справам назви, які не визначають змісту
підшитих у них документів (різне листування, із загальних питань
тощо) не дозволяється. 7.3.13. Всі аркуші, що мають на лицьовому чи зворотному боці
будь-які записи, незалежно від їх формату, нумеруються порядковими
номерами в правому верхньому куті чорним графітним олівцем. Якщо в
справі понад 250 аркушів, вона повинна бути розділена на томи.
Кожен том нумерується окремо. Чисті аркуші і аркуші з
засвідчувальним написом не нумеруються. 7.3.14. У разі виявлення помилок, допущених при нумерації
справи, а також пошкоджень документів їх наявність повинна бути
обумовлена в засвідчувальному написі, наприклад: у цій справі
N 42-1 за 1995 рік пронумеровано 201 аркуш (двісті один), у тому
числі літерні N 50а, 50б, аркуш 130 забруднено чорнилом. Посада,
підпис, дата. 7.3.15. Справи тимчасового зберігання оформляються спрощено:
аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки
не провадиться, документи залишаються на швидкозшивачах, без
додаткового опису на обкладинці, засвідчувальні написи не
заповнюються. 7.3.16. При формуванні справ з документами на виконання
доручень Верховної Ради України, Адміністрації Президента України,
Кабінету Міністрів України, наказів, протокольних рішень колегії,
керівництва Департаменту складаються внутрішні описи документів,
що знаходяться у справі (додаток 13). Внутрішній опис поміщається
на початку справи і включає зазначення індексів документів,
короткого змісту, дат і номерів аркушів у справі. Аркуші
внутрішнього опису нумеруються окремо; їх кількість зазначається у
засвідчувальному написі. 7.4. Описи документів постійного і тимчасового зберігання 7.4.1. Описи складаються окремо на справи постійного і
тимчасового зберігання. 7.4.2. Описи складаються працівниками підрозділів,
відповідальними за діловодство, за методичною допомогою працівника
відділу адміністративно-господарського забезпечення. 7.4.3. При внесенні справ до опису необхідно керуватись
таким: кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим
номером. Якщо справа складається з кількох томів, то кожен том
вноситься у справу під самостійним номером; справи в описах систематизуються відповідно до номенклатури
справ. У порядок систематизації справ можуть вноситися уточнення.
Документи з особового складу систематизуються в описі за
алфавітом, тематикою, хронологією; у графі опису "Індекси справ" проставляється відповідне
позначення, закріплене за справами по номенклатурі; викладений на обкладинці справи заголовок без змін і
скорочень вписується в 3-ю графу опису, у цій самій графі з нового
рядка пишеться номер тому; дати справ проставляються у відповідній графі опису з
обкладинки справ. У цій самій графі опису робиться зауваження про
дати документів-додатків ("Є документи за такий рік"); кількість аркушів вноситься у відповідну графу опису з
обкладинки справ; у графі "Примітки" робляться позначки про
фізичні особливості документів справи (пошкодження тексту та ін.),
передачу справ у інші підрозділи. 7.4.4. Опис нумерується поаркушно порядковою нумерацією. 7.4.5. Річні розділи описів (додатки 14, 15) складаються:
постійного зберігання - у трьох примірниках, тимчасового
зберігання - у двох примірниках; підписуються секретарем
підрозділу і головою ЕК та затверджуються начальником підрозділу. 7.4.6. Зведені річні описи на справи постійного зберігання
працівниками архіву складаються в чотирьох примірниках,
підписуються начальником Управління адміністративно-господарського
забезпечення, ЕК, і передаються на затвердження ЕПК Центрального
державного архіву вищих органів влади і управління України. Один примірник після затвердження залишається в Центральному
архіві, а решта повертається в Держалкогольтютюн. Відповідно до затверджених описів архів передає справи на
державне зберігання у встановлені терміни. 7.5. Забезпечення збереженості документів у підрозділах 7.5.1. Особи, відповідальні за ведення діловодства і
формування справ, зобов'язані забезпечити збереженість документів. Справи з часу їх заведення в діловодстві і до передачі в
архів зберігаються в робочих кімнатах у шафах канцелярського типу,
які надійно замикаються і захищають документи від пилу, впливу
сонячного світла і забезпечують їх збереженість. Зберігання справ і документів у робочих кімнатах у відкритому
вигляді (на столах, на шафах та ін.) забороняється. 7.5.2. Вилучення і видача будь-яких документів із справ
постійного зберігання не дозволяється. Як виняток (наприклад, на
вимогу судово-слідчих органів), таке вилучення провадиться з
дозволу керівництва Держалкогольтютюну з обов'язковим залишенням у
справі засвідченої копії вилученого документа і складанням акта
про причини вилучення оригіналу. 7.5.3. При зберіганні документів і роботі з ними необхідно
додержуватись всіх застережних заходів, що забезпечують повну їх
збереженість. Про факти втрати службових документів треба негайно
повідомляти керуючого справами. 7.5.4. Порядок зберігання і видачі у тимчасове користування
справ із архіву Департаменту визначається Положенням про загальний
відділ. 7.6. Передача справ до архіву Департаменту 7.6.1. До архіву департаменту передаються справи постійного і
тимчасового зберігання через рік після завершення їх у діловодстві
підрозділів. 7.6.2. Передача справ до архіву підрозділами здійснюється
згідно з наказом, що затверджується керівництвом департаменту.
Архів приймає справи на зберігання за описами після їх
науково-технічної обробки. 7.6.3. Справи, що підлягають постійному і тимчасовому
зберіганню, всі без винятку, вносяться в опис і передаються до
архіву. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві
підрозділу для поточної роботи, то вони також вносяться в опис і
архів департаменту оформляє видачу цих справ у тимчасове
користування. 7.6.4. Справи, оформлення і опис яких не відповідає
встановленим вимогам, до архіву не приймаються без внесення
необхідних виправлень. 7.6.5. Працівник архіву розписується про приймання справ на
всіх примірниках описів документів постійного, тривалого і
тимчасового термінів зберігання із зазначенням дати приймання
документів і фактичної кількості прийнятих справ. Один примірник
описів повертається підрозділу решта залишається в архіві
департаменту. 7.6.6. До передачі в Центральний державний архів вищих
органів влади та управління України справи, що підлягають
постійному зберіганню, зберігаються в архіві Департаменту. Справи, що мають термін зберігання "Доки не мине потреба" в
архів Департаменту не передаються, залишаючись у відділі доки не
мине потреба. Термін зберігання такої документації визначається
співробітниками підрозділу. Знищуються ці документи за актом
встановленої форми.
8. Механізація діловодних процесів
8.1. Механізація діловодних процесів є обов'язковою умовою
раціонального ведення діловодства, засобом підвищення
продуктивності і здешевлення управлінської праці. 8.2. Найбільш ефективне виконання апаратом департаменту
діловодних робіт забезпечує комплексна механізація, яка передбачає
застосування технічних засобів для всієї послідовності операцій з
вхідними, вихідними і внутрішніми документами. 8.3. Впровадження у практику апарату департаменту технічних
засобів для механізації діловодних процесів здійснює управління.
Додаток 1до пп. 2.1.2, 2.3
Перелік
видів службових документів, що вживаються в управлінській
діяльності Держалкогольтютюну, порядок їх складання іоформлення
1. Наказ - розпорядчий документ, що видається Головою
Департаменту, який діє на правах єдиноначальності з метою
вирішення основних і оперативних завдань, що стоять перед
Департаментом. Наказами провадяться в життя рішення колегії Департаменту. За своїм призначенням накази поділяються на накази із
загальних питань і накази з особового складу. Накази із загальних питань, в свою чергу, поділяються на
ініціативні і ті, що видаються на виконання документів вищих
органів. Накази із загальних питань (форма 1) підписуються у порядку,
визначеному наказом по Департаменту. Текст наказу, як правило, складається з двох частин:
констатуючої і розпорядчої. У констатуючій - викладаються факти,
що стали підставою для видання наказу, в розпорядчій -
перелічуються пропоновані дії. Якщо наказ видається на підставі документа вищого органу, то
в констатуючій частині має бути посилання на номер і дату цього
документа. Розпорядча частина наказу починається словом НАКАЗУЮ. Воно
друкується великими літерами і з окремого рядка. Намічувані заходи
подаються пунктами, які нумеруються арабськими цифрами. Кожний
пункт слід починати з зазначення конкретного виконавця -
структурного підрозділу або службової особи (в давальному
відмінку). Потім викладається пропонована дія, яка виражається
дієсловом в неозначеній формі, і визначається термін виконання.
Наприклад: Відділу кадрів у першому півріччі 200_ р. організувати
групи вивчення української мови. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають
структурний підрозділ або осіб, яким доручено контроль за
виконанням наказу. У процесі підготовки наказ погоджується з юристами,
редактором, заінтересованими підрозділами Департаменту
відповідними заступниками Голови Департаменту. Візи погодження
проставляються на першому примірнику, на зворотному боці
останнього аркуша наказу. Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента
України від 3 жовтня 1992 р. N 493 ( 493/92 ) "Про державну
реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів
державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру,
повинні мати у верхньому правому куті після номера акта чи грифа
затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну
реєстрацію (форма 1). При підготовці наказу виконавець визначає необхідний тираж
документа і складає розрахунок розсилання. Накази з особового складу (форма 2) готуються відділом кадрів
і підписуються у порядку, визначеному наказом по Департаменту. Формуляр наказу має такі реквізити: Державний Герб України,
найменування установи - Держалкогольтютюн, назву виду документа
(наказ), місце видання, дату, номер, заголовок, підпис, візи
погодження. 2. Інструкція - це документ, що видається керівництвом
департаменту з метою встановлення правил, які регулюють
організаційні, фінансові та інші спеціальні напрями діяльності
департаменту і підвідомчих йому організацій та стосунки установ і
службових осіб. Інструкція набуває чинності після затвердження її
наказом. Окрему групу інструкцій складають посадові інструкції.
Посадова інструкція - це документ, що визначає
організаційно-правове становище працівників у підрозділах
Департаменту. Посадова інструкція має такі розділи: загальна
частина, функції, обов'язки, права, взаємовідносини,
відповідальність працівника, її підписують начальники підрозділів. 3. Протокол - один з найпоширеніших документів. У ньому
фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень колегіальних
органів як постійних, так і тимчасових, а також різних нарад,
зборів, засідань, конференцій та ін. У протоколах відображаються
всі думки з питання, що розглядається, і прийняті в результаті
обговорення рішення. Обов'язковому протоколюванню підлягають засідання колегії
Департаменту, найважливіші наради, що проводяться керівництвом і
начальниками підрозділів Департаменту. Протокол веде секретар
колегіального органу або інша спеціально призначена особа. Формуляр протоколу (форми 3 - 4) має такі реквізити:
Державний Герб України, найменування установи - Держалкогольтютюн,
назву виду документа (протокол), дату та номер, місце засідання,
найменування колегіального органу або конкретної наради, підписи
голови і секретаря. Текст протоколу складається з двох частин: вступної і
основної. У першій частині зазначаються прізвище та ініціали
голови і секретаря засідання, а також всіх присутніх членів
колегіального органу і запрошених. У списку присутніх спочатку перелічуються члени колегіального
органу, а потім запрошені з зазначенням їх посад, організацій, які
вони представляють; прізвища пишуться в алфавітному порядку. При
великій кількості присутніх на засіданні їх список складається
окремо, у вигляді додатка до протоколу. Тоді у вступній частині
протоколу зазначається тільки загальна кількість присутніх. У цій
частині протоколу також пишеться порядок денний засідання з
переліком питань, що підлягають розгляду. Основний текст протоколу поділяється на розділи, що
відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ будується за
традиційною формулою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ
(ПОСТАНОВИЛИ). Слово СЛУХАЛИ друкується великими літерами, після чого
ставиться двокрапка; в наступному рядку (абзаці) зазначаються
ініціали та прізвище доповідача, ставиться тире, а потім
викладається основний зміст доповіді. Аналогічно оформляється розділ ВИСТУПИЛИ. Розділ ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) друкують через три міжрядкових
інтервали після попереднього тексту. В ньому повністю формулюється
прийняте рішення. Якщо в рішенні є різні за характером питання, то
вони виділяються в пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крім зазначеної повної форми протоколу, існує коротка форма.
Вона являє собою перелік питань, що розглядаються, з зазначенням
прізвищ та ініціалів доповідачів і тих, що виступили, а також
прийнятих рішень (без викладу виступів). У разі виникнення
принципових розбіжностей з будь-яких питань фіксуються особливі
думки присутніх. Коротка форма протоколювання застосовується лише
в тих випадках, коли всі необхідні матеріали, тексти доповідей і
виступів, списки присутніх додаються до протоколів. 4. Положення - важливий нормативно-правовий акт, який
визначає функції, обов'язки, права і організацію роботи установи
та її структурних підрозділів на тривалий проміжок часу. Текст положення повинен мати такі основні розділи: загальна
частина, основні завдання і функції, права, організація роботи. У Департаменті розробляються проект Положення
Держалкогольтютюну, положення про головні управління, управління,
відділи та підвідділи, а також положення, що регулюють питання
діяльності Департаменту у межах його компетенції. Положення про Департамент затверджується Указом Президента
України, інші положення - наказами Департаменту. Положення про відділи затверджують начальники управлінь, про
підвідділи - начальники самостійних відділів. 5. Статут - правовий акт, що визначає структуру, функції і
права підвідомчих Департаменту організацій. Статути затверджуються
наказом Департаменту і підлягають обов'язковій реєстрації у
державних органах. 6. Акт - документ, складений кількома особами, що підтверджує
які-небудь встановлені факти або події. Акти готуються за результатами ревізій, при
прийманні-передачі справ, прийнятті закінчених об'єктів тощо. У
деяких встановлених законодавством випадках акти підлягають
затвердженню вищими організаціями. Формуляр акта (форма 5) має такі реквізити: найменування
установи - Держалкогольтютюн, назву виду документа (акт), місце
складання, дату, номер, гриф затвердження, заголовок до тексту,
підпис. Заголовок акта коротко відображає подію або факт, що
актується. Наприклад:
Про перевірку наявності і терміни виконання документів узагальному відділі за 1998 рік.
Текст акта складається з двох частин: вступної і
констатуючої. У вступній частині зазначають підставу для складання
акта та перелічують укладачів і присутніх. Після слова "підстава"
вказується розпорядчий документ або усна вказівка. Після слова
"складений" перелічують посади, ініціали та прізвища осіб, що
склали акт. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується
прізвище голови. Прізвища інших членів комісії пишуть в
алфавітному порядку. Після слова "присутні" перелічуються посади,
ініціали та прізвища осіб, які були присутніми при складанні акта. У констатуючій частині викладається мета і завдання складання
акта, суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, а
також висновки і пропозиції. В кінці тексту акта (перед підписом) поміщають відомості про
кількість примірників акта і їх місцезнаходження. Наприклад:
складений у 2-х примірниках 1-й прим. - загальному відділу 2-й прим. - до справи
Кількість примірників може визначатися кількістю
заінтересованих сторін або відповідними нормативними документами. Акт підписується всіма особами, які брали участь у його
складанні. При оформленні підпису посади не зазначаються. Наприклад:
Голова комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Члени комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
За наявності особливої думки у складачів акта або присутніх
її слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на
окремому аркуші. 7. Службовий лист - це один із засобів обміну інформацією і
оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності
Департаменту. Існують листи-запити, листи-пропозиції, листи-звернення,
листи-вимоги, листи-скарги, листи-відповіді, інформаційні,
супровідні тощо. Листи не можуть встановлювати нові правові норми або
змінювати чи скасовувати їх. Формуляр листа (форма 6 - 9) має такі реквізити: Державний
Герб України, найменування установи - Держалкогольтютюн, адресу
Департаменту, поштовий індекс, дату, вихідний індекс, заголовок,
адресат, посилання на номер і дату документа, підпис, прізвище
виконавця і номер його телефону. Листи можуть бути написані на
бланках або на чистих аркушах паперу. Текст листа повинен складатися з двох логічно пов'язаних
частин. У першій - описуються факти або події, що стали основою
для складання листа. У другій - викладають висновки, пропозиції,
прохання, рішення щодо суті питання. Навіть якщо лист складається
з однієї фрази, то її побудова повинна відповідати запропонованому
принципу. Лист слід складати з кожного питання окремо, тому що це
значно спрощує і прискорює всі операції щодо виконання і обробки
документа. Супровідні листи складають тільки у тому випадку, коли вони
містять пояснення відносно характеру виконання або мети надсилання
документа, що додається. У супровідному листі повинні точно вказуватись заголовок,
індекс і дата документа, що надсилається. 8. Доповідна записка - документ, адресований керівництву
Держалкогольтютюну або керівництву вищих органів, який містить
детальний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями
укладача. Формуляр доповідної записки (форма 10) має такі реквізити:
Державний Герб України, найменування установи - Держалкогольтютюн,
назву виду документа (доповідна записка), дату, вихідний індекс,
місце складання, заголовок до тексту, посада, підпис, прізвище і
телефон виконавця. Текст доповідної записки складається з двох основних частин.
У першій - викладаються факти, що стали приводом для складання
документа, у другій - висновки і пропозиції автора. 9. Телеграма - узагальнена назва різних за змістом
документів, що виділяються у зв'язку з особливим способом передачі
тексту (телеграфом). Складати телеграми (форма 11) треба з додержанням таких
правил: телеграми повинні складатись коротко і зрозуміло; у телеграмі зазначають точне найменування адресата з
обов'язковим проставленням номера поштового відділення зв'язку; текст телеграми друкують через півтора інтервалу великими
літерами без абзаців; телеграми однакового змісту, що надсилаються кільком
адресатам, підписують на першому примірнику. Засвідчені печаткою
копії готують у кількості примірників, що відповідає кількості
адресатів; у телеграмах-відповідях перед текстом обов'язково зазначають
номер або назву того документа, на який дають відповідь; розділові знаки в тексті телеграм проставляють скороченими
позначеннями; в кінці останнього рядка тексту телеграми проставляють
вихідний номер; через 2 - 4 інтервали після тексту телеграми зазначають
посаду і прізвище особи, яка підписала телеграму; у нижній частині телеграми під рискою пишуть поштову адресу
департаменту і номер авансу. Підпис і дата підписання телеграми
проставляється під рискою; телеграми на одну адресу друкують у трьох примірниках, один
із яких передається у відділення зв'язку, один залишається у
справах підрозділу, один - у загальному відділі. Телеграму на
багато адрес для відділення зв'язку готують у стількох
примірниках, скільки в ній зазначено адрес; при оформленні телеграм на відправку секретарем відділу
складається реєстр у двох примірниках. 10. Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом
документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі
тексту (передається телефоном і записується одержувачем).
Телефонограма застосовується у необхідних випадках для
оперативного вирішення службових питань з установами і
організаціями. Телефонограми, підписані керівництвом Департаменту, передають
телефоном секретарі приймальних, а телефонограми, підписані
начальниками підрозділів або їх заступниками, передають секретарі
підрозділів. На телефонограмі позначається час її передачі,
прізвище працівника, який передав телефонограму, прізвище і номер
телефону працівника, який прийняв телефонограму. Телефонограми, адресовані керівництву Департаменту,
начальникам підрозділів, приймають, відповідно, секретарі
приймальних або секретарі підрозділів. 11. Довідка - документ, що містить опис і підтвердження тих
чи інших фактів або подій. Формуляр довідки має такі реквізити: Державний Герб України,
найменування установи - Держалкогольтютюн, назву виду документа
(довідка), дату, номер, місце складання, заголовок до тексту,
підпис, прізвище виконавця і номер його телефону. 12. Договір - документ, що фіксує угоду сторін про
встановлення будь-яких відносин і регулює ці відносини. 13. Доповідь - документ, що містить виклад певних питань,
висновків, пропозицій і призначений для усного виступу. 14. Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих
положень основного документа (плану, звіту, проекту). 15. Державне прогнозування економічного і соціального
розвитку - це система науково обгрунтованого передбачення напрямів
економічного і соціального розвитку, можливого стану економіки
держави у майбутньому, альтернативних шляхів і термінів його
досягнення у разі прийняття тієї чи іншої стратегії економічного
розвитку. 16. Програма економічного і соціального розвитку - визначає
цілі та стратегію вирішення економічних і соціальних проблем
розвитку, є комплексною системою ефективних шляхів і конкретних
заходів у досягненні зазначених цілей, узгоджених за термінами їх
реалізації. 17. Звіт - документ, що містить відомості про виконання
плану, завдання, підготовку і здійснення доручень та заходів, який
подається вищій установі або службовій особі. 18. Зведення - документ, який містить узагальнені відомості з
якогось питання (зведення пропозицій, зауважень, вимог тощо). 19. Список - документ, що містить перелік осіб або предметів
у певному порядку, складений з метою інформації або реєстрації. 20. Особова картка - документ, який служить для аналізу
складу і обліку руху кадрів.
Додаток 2до п. 2.3.2
Склад реквізитів,
які використовуються при складанні службових документів уДержалкогольтютюні
Формуляр-зразок установлює такий склад реквізитів:
Державний Герб України; найменування Держалкогольтютюну; найменування структурного підрозділу; адресат; резолюція; гриф затвердження; індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси,
номер телефону, номер телефаксу; назва виду документа; дата; індекс; посилання на індекс і дату вхідного документа; місце складання або видання; відмітка про контроль; заголовок до тексту; текст; позначку про наявність додатків; підпис; гриф погодження; позначку про засвідчення копій; візи; відмітка про виконання документа і направлення його до
справи; позначка про надходження; прізвище виконавця і номер його телефону.
У конкретних документах окремі реквізити можуть бути
відсутні.
Додаток 3до документів, що виготовляються друкарським способом
Всі організаційно-розпорядчі документи друкуються на бланках
або на папері формату А4 (210 х 297), А5 (148 х 210) і А3 (297 х
420). На бланку формату А4 виготовляються тільки документи великого
обсягу. Якщо друкарський текст не перебільшує семи рядків, то
документ друкується на бланку формату А4, незалежно від того, кому
він адресований. На бланку друкується перша сторінка документа, наступний
текст розміщується на чистих аркушах паперу однакового формату і
якості з бланком. У документах, що оформляються на двох і більше аркушах,
другий і наступні аркуші нумеруються посередині верхнього поля на
віддалі не менше 10 мм від верхнього зрізу арабськими цифрами без
слова "сторінка" та розділових знаків. Для зручності обробки документа з усіх боків аркуша
залишаються вільні поля. Поле з лівого краю становить 20 - 35 мм,
верхнє і нижнє - не менше 10 - 20 мм, праве - не менше 8 мм. Текст документів повинен друкуватись через півтора
міжрядкових інтервали. Допускається друкування через один
міжрядковий інтервал текстів документів формату А5. З двома
інтервалами друкуються тільки документи, призначені для усного
читання (доповіді) або для видання друкарським способом. Окремі закінчені думки виділяються в абзаци. Перший рядок
кожного абзацу тексту друкують, відступивши п'ять знаків від межі
лівого поля, тобто текст на початку абзацу друкується з нового
рядка. Реквізити (крім тексту), що складаються з кількох рядків,
друкуються через один міжрядковий інтервал. При цьому складові
частини реквізитів "адресат", "гриф затвердження", "позначка про
наявність додатків", "гриф погодження" слід відділяти один від
одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами.
ПогодженоЗаступник Голови Держалкогольтютюну
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
Реквізити розділяють між собою 2 - 3 міжрядковими
інтервалами. Назва виду документа друкується великими літерами. Реквізит "Підпис" друкується від шостого положення табулятора
без пропуску між ініціалами і прізвищем. Розшифровка підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні
останнього рядка найменування посади. За наявності кількох
підписів, що розміщуються один під одним, найменування посад і
розшифровка підписів розділяються 2 - 3 міжрядковими інтервалами. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28
знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків),
його дозволяється продовжувати за межі правого поля. Крапка в
кінці заголовка не ставиться. При друкуванні використовують 8 стандартних положень
табулятора: 0 - від межі лівого поля - для реквізитів "Заголовок до
тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка",
"Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про
виконання документа і направлення його до справи", найменування
посади в реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження",
засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ",
"ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ"; 1 - після 5 друкарських знаків від межі лівого поля - для
початку абзаців у тексті; 2 - після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і
трафаретних текстів; 3 - після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і
трафаретних текстів; 4 - після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат"; 5 - після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф
затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа"; 6 - після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в
реквізиті "Підпис"; 7 - після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і
трафаретних текстів. Якщо в тексті документа є примітки або виділене в самостійний
абзац посилання на документ, що став підставою для його видання,
то слова "Примітка" і "Підстава" друкуються від нульового
положення табулятора, а текст, що до них відноситься, - через один
міжрядковий інтервал. Найменування адресата друкується малими літерами, крім
заголовної.
_____________Примітки:
1) Реквізити "назва виду документа" і "місце складання і
видання" на бланках з центральним розміщенням реквізитів
друкуються центровано._____________Примітки:
1) Реквізити "назва виду документа" і "місце складання і
видання" на бланках з центральним розміщенням реквізитів
друкуються центровано. 2) За наявності кількох грифів погодження їх розміщують двома
вертикальними рядами. Перший ряд друкується від нульового
положення табулятора, другий - від п'ятого. При зазначенні в адресаті прізвища особи, якій надсилається
документ, його слід друкувати малими літерами, крім заголовної.
Після прізвища перед ініціалами робиться пропуск в один
друкарський знак. У розпорядчих документах, а також у протоколах і актах, які
не мають грифів затвердження і оформлюються на основі поздовжнього
варіанта розміщення реквізитів, заголовок слід продовжувати до
межі правого поля документа. Заголовок до тексту друкується малими літерами (крім
заголовних) через один міжрядковий інтервал. Позначка про наявність додатка друкується через один
міжрядковий інтервал. Після слова "Додаток", яке пишеться малими
літерами, крім заголовної, ставиться двокрапка. Слова "аркуші" і
"примірники" друкуються скорочено - "арк." і "прим.". Найменування посади в реквізиті "Підпис" друкується через
один інтервал малими літерами, крім заголовної. Якщо документ
друкується на бланку, то в найменуванні посади не зазначається
назва установи. Слово ПОГОДЖЕНО в реквізиті "гриф погодження" друкується
великими літерами без лапок, після слова ПОГОДЖЕНО двокрапка не
ставиться, Найменування посади в цьому реквізиті розміщують через
один інтервал, причому, в одному рядку може бути не більше 28
знаків. Розшифрування підпису розміщується так, щоб остання його
літера була приблизно під останньою літерою в найменуванні посади. При зазначенні в адресаті прізвища особи, якій надсилається
документ, його слід друкувати малими літерами, крім заголовної.
Після прізвища перед ініціалами робиться пропуск в один
друкарський знак. У розпорядчих документах, а також у протоколах і актах, які
не мають грифів затвердження і оформляються на основі поздовжнього
варіанта розміщення реквізитів, заголовок слід продовжувати до
межі правого поля документа. Заголовок до тексту друкується малими літерами (крім
заголовних) через один міжрядковий інтервал. Позначка про наявність додатка друкується через один
міжрядковий інтервал. Після слова "Додаток", яке пишеться малими
літерами, крім заголовної, ставиться двокрапка. Слова "аркуші" і
"примірники" друкуються скорочено - "арк." і "прим.". Найменування посади в реквізиті "Підпис" друкується через
один інтервал малими літерами, крім заголовної. Якщо документ
друкується на бланку, то в найменуванні посади не зазначається
назва установи. Слово ПОГОДЖЕНО в реквізиті "гриф погодження" друкується
великими літерами без лапок, після слова ПОГОДЖЕНО двокрапка не
ставиться. Найменування посади в цьому реквізиті розміщують через
один інтервал, причому, в одному рядку може бути не більше 28
знаків. Розшифрування підпису розміщується так, щоб остання його
літера була приблизно під останньою літерою в найменуванні посади.
Додаток 4документообігу в Держалкогольтютюні
Голова Комітету, заступники Голови - Начальник управління
адміністративно-господарського забезпечення, секретарі заступників
Голови - Відділ організаційно-господарського забезпечення -
Секретарі підрозділів - Начальники управлінь та керівники
підрозділів - Виконавці.
Додаток 5до пп. 3.2.3, 4.1.3
Перелік документів,що не підлягають реєстрації службою діловодства
Держалкогольтютюну----------------------------------------------------------- | N | Найменування видів | | п/п | документів | |--------+------------------------------------------------| | 1. | Повідомлення про засідання, наради, збори, | | | порядок денний засідань Кабінету Міністрів | | | України | |--------+------------------------------------------------| | 2. | Поздоровчі листи, телеграми і запрошення | |--------+------------------------------------------------| | 3. | Зведення та інформації, надіслані до відома | |--------+------------------------------------------------| | 4. | Рекламні повідомлення, плакати, програми | | | нарад, конференцій тощо | |--------+------------------------------------------------| | 5. | Друковані видання (книги, журнали, бюлетені) | |--------+------------------------------------------------| | 6. | Телеграми і листи про дозвіл на відрядження | | | і відпустки | |--------+------------------------------------------------| | 7. | Наукові звіти за темами | |--------+------------------------------------------------| | 8. | Місячні, квартальні, піврічні звіти | |--------+------------------------------------------------| | 9. | Навчальні плани, програми (копії) | |--------+------------------------------------------------| | 10. | Графіки, наряди, заявки, рознарядки | ----------------------------------------------------------- ______________
Примітка. Документи, зазначені у пунктах 5, 7, 8, 9, 10,
підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних
підрозділах Департаменту.
Додаток 7до пп. 4.3.1, 5.3.1
Держалкогольтютюн
1. Реєстраційно-контрольна карткаобліку вхідних, вихідних і внутрішніх
документів
до заповнення реєстраційно-контрольної картки вхідних,
вихідних і внутрішніх документів
1. Реєстраційно-контрольна картка заповнюється друкарським
способом. 2. У графі 2 зазначається термін виконання. 3. У графі 3 "Дата надходження та індекс документа" -
зазначається дата надходження документа та індекс (вхідний N),
який йому присвоєно у загальному відділі. 4. У графі 4 "Кореспондент" пишеться назва організації,
звідки надійшов або куди надсилається документ. При реєстрації
внутрішніх документів зазначається найменування підрозділу. 5. У графі 5 "Короткий зміст" зазначається вид документа,
його заголовок або короткий зміст. При реєстрації вихідної і
внутрішньої кореспонденції також вказується, хто з керівництва
департаменту підписав документ, виконавець і номер його телефону. 6. У графі 6 "Дата та індекс документа" проставляється дата
та індекс (вихідний N), присвоєний документу організацією -
автором документа. 7. У графі 7 "На N ___" при реєстрації вихідної
кореспонденції вказується, який номер документа виконується. 8. У графі 8 "Кому направлено" зазначається дата та індекс
приймальних керівництва або підрозділів Департаменту. 9. У графі 9 "Резолюція та її автор" пишеться резолюція
доручень вищих органів і керівництва департаменту (секретарями
приймальних) і начальників підрозділів департаменту (секретарями
підрозділів).
Додаток 8документів із зазначенням термінів виконання
Депутатський запит - не пізніше ніж у 15-денний термін з дня
його одержання або інший термін, встановлений Верховною Радою
України. Звернення народного депутата України та депутата місцевої
Ради народних депутатів - протягом не більше ніж 10 днів з дня
одержання. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до
зазначеного в них терміну або протягом 30 днів, а документи з
позначкою "терміново" - протягом семи робочих днів від дати
підписання документа. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують
термінового вирішення - до двох днів, решта - протягом 10 днів. Термін виконання документа може бути змінений лише за
вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її
відсутності - особи, яка її заміщає. У разі потреби термін може
бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке
подається не пізніше, ніж за три робочих дні до закінчення
встановленого терміну, а щодо документа без зазначення терміну -
до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання. Підрозділи-співвиконавці зобов'язані подати свої пропозиції
підрозділу, визначеному відповідальним, не пізніше ніж за два дні
до закінчення встановленого терміну. Підрозділи, відповідальні за виконання доручень, подають
листи на підпис Голові департаменту не пізніше ніж за день до
закінчення встановленого терміну, за винятком доручень з позначкою
"Терміново".
Додаток 9до п. 6.1.1
Держалкогольтютюн
Номенклатура справ Затверджую на ___________ рік Начальник управлінняадміністративно-господарського
забезпечення Держалкогольтютюну ________________ N ____________
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
(Дата)
________________________________________ ________________________________________(назва підрозділу)
------------------------------------------------------------------------------------- |NN |Індекс |Найменування |Кількість справ|Термін зберігання | Примітка | |п/п |справи |справи (тому, |(томів, частин)|(тому, частини) та |(відповідальний | | | |частини) | |стаття за Переліком |за ведення справ) | |----+-------+--------------+---------------+--------------------+------------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | -------------------------------------------------------------------------------------
Остання сторінка
Начальник підрозділу,
відповідальний за ведення
діловодства у підрозділі (Підпис) (Ініціали та прізвище)
(Посада) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Погоджено
Голова ЕК підрозділу
(Посада) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Погоджено
Працівник архіву
загального відділу
(Посада) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Підсумковий запис про кількість та категорії справ:
---------------------------------------------------------------- |За термінами зберігання |Всього | У тому числі | | | |-----------------------------| | | |перехідних |з позначкою ЕПТ | ----------------------------------------------------------------
Постійного _______________________________________ Тимчасового (понад 10 років) _____________________ Тимчасового (до 10 років) ________________________ До того, як мине потреба _________________________ Всього ___________________________________________ Підсумкові відомості, передані до архіву загального відділу. Найменування посади того, хто передав зведення (Дата) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Додаток 10до п. 6.1.1.1
Держалкогольтютюн
Зведена номенклатура справ Затверджуюна ___________ рік Начальник управління
адміністративно-господарського
забезпечення Держалкогольтютюну ________________ N ____________
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
на ___________ рік Начальник управлінняадміністративно-господарського
забезпечення Держалкогольтютюну ________________ N ____________
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
(Дата)
-------------------------------------------------------------------------- |NN |Індекс |Найменування |Кількість |Термін |Примітка | |п/п |справи |справи (тому, |справ (томів, |зберігання |(відповідальний | | | |частини) |частин) |(тому, |за ведення | | | | | |частини) та |справ) | | | | | |стаття за | | | | | | |Переліком | | |----+-------+--------------+--------------+------------+----------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | --------------------------------------------------------------------------
Остання сторінка
Начальник підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Працівник архіву
(Посада) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Погоджено
Голова ЕК Держалкогольтютюну
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
(Дата)
Підсумковий запис про кількість та категорії справ:
---------------------------------------------------------------- |За термінами зберігання |Всього | У тому числі | | | |-----------------------------| | | |перехідних |з позначкою ЕПТ | ----------------------------------------------------------------
Постійного _______________________________________ Тимчасового (понад 10 років) _____________________ Тимчасового (до 10 років) ________________________ До того, як мине потреба _________________________ Всього ___________________________________________ Підсумкові відомості, передані до архіву загального відділу. Працівник архіву загального відділу (Посада) (Підпис) (Ініціали та прізвище) Дата
Додаток 11до п. 7.2.9
Держалкогольтютюн
Акт ЗатверджуюN Найменування посади
м. Київ керівника підрозділу
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню
На підставі Переліку типових документів, що утворюються в
діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування,
інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів
зберігання документів та Інструкції з діловодства у
Держалкогольтютюні комісія у складі: відібрала до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи (Назва
структурного підрозділу)
--------------------------------------------------------------------------------------- |NN |Індекс |Дата доку- |Заголовок справи,|Кількість |Термін зберігання |Примітка | |п/п |справи, | мента | документа | томів |справи (типу), | | | |тому, | | | справи, |документа стаття | | | |документа | | |екземпля- |за Переліком | | | | | | |рів доку- | | | | | | | | мента | | | |----+----------+-----------+-----------------+----------+------------------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | --------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------- |NN |Індекс |Дата доку- |Заголовок справи,|Кількість |Термін зберігання |Примітка | |п/п |справи, | мента | документа | томів |справи (типу), | | | |тому, | | | справи, |документа стаття | | | |документа | | |екземпля- |за Переліком | | | | | | |рів доку- | | | | | | | | мента | | | |----+----------+-----------+-----------------+----------+------------------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ---------------------------------------------------------------------------------------
Разом Цифрами та прописом справ за _________ роки
Схвалено:
Голова ЕК підрозділу: (Дата) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Члени комісії: (Дата) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Документи у кількості _____________________ знищені шляхом(цифрами та прописом) подрібнення
Найменування посади особи, яка склала акт
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
(Дата)
Додаток 12до п. 7.2.9
Держалкогольтютюн
Акт Затверджую _______ N _______ Начальник управлінняадміністративно-господарського
забезпечення Держалкогольтютюну
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню
На підставі Переліку типових документів, що утворюються в
діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування,
інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів
зберігання документів та Інструкції з діловодства у
Держалкогольтютюні комісія у складі: відібрала до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення документи департаменту:
--------------------------------------------------------------------------- |NN |Роки |Заголовки справ, NN |NN статей Переліку,|Кількість |Примітка | |п/п |справ | описів та справ | термін зберігання | справ | | | | | | справи | | | |----+------+--------------------+-------------------+----------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | --------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------- |NN |Роки |Заголовки справ, NN |NN статей Переліку,|Кількість |Примітка | |п/п |справ | описів та справ | термін зберігання | справ | | | | | | справи | | | |----+------+--------------------+-------------------+----------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ---------------------------------------------------------------------------
Разом (Цифрами та прописом) справ за _________ роки
Схвалено: Протокол ЦЕКвід ___________ N ________
від ___________ N ________
Голова ЦЕК (Підпис) (Ініціали та прізвище) Члени комісії: (Підпис) (Ініціали та прізвище) Секретар комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Документи у кількості ______________________________________(цифрами та прописом) справ вагою ___________ кг здано в (найменування установи) на
переробку за приймально-здавальною накладною від "___" __________
N ____.
Найменування посади особи,
яка здала документи (Підпис) (Ініціали та прізвище)
(Дата)
Додаток 13до п. 7.2.9
Держалкогольтютюн
Внутрішній опис документів справи N ____ --------------------------------------------------------------------------------- | NN |Індекс документа (вх. та | Дата |Вид, найменування |Номери |Примітка | | | вих. Департаменту) |документа |документа та його |аркушів | | | | | | індекс |справи | | |----+-------------------------+----------+------------------+--------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ---------------------------------------------------------------------------------
Остання сторінка
Всього ___________________________________________ документів(цифрами та прописом) кількість аркушів внутрішнього опису _____________________________
(Посада особи, яка склала опис) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Додаток 14до п. 7.4.5
Держалкогольтютюн _________________________________________________(назва підрозділу)
ЗатверджуюНачальник підрозділу
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Опис N ______справ постійного зберігання за 200_ рік
------------------------------------------------------------------------------- |NN |Індекс справи |Найменування | Дата справи | Кількість |Примітка | |п/п |(тому, частини) |справи (тому,|(томів, частин) | аркушів у | | | | | частини) | |справі (томі, | | | | | | | частині) | | |----+----------------+-------------+----------------+--------------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | -------------------------------------------------------------------------------
Остання сторінка
У цей опис включено ______________________________ справ(цифрами та прописом) з N ______ по N ______________
(Посада відповідальногоза діловодство) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
за діловодство) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Ухвалено Голова ЕК підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Передано (Цифрами та прописом)
(Посада особи, якапередала справи) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
передала справи) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Прийнято (Цифрами та прописом)
(Посада особи, якапередала справи) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
передала справи) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Додаток 15до п. 7.4.5
Держалкогольтютюн ___________________________________________(найменування підрозділу)
Опис N ______справ тимчасового зберігання за 199_ рік
------------------------------------------------------------------------- |NN |Індекс справи |Найменування | Термін |NN статей за |Примітка | |п/п |(тому, частини) |справи (тому,|зберігання |Переліком | | | | | частини) | | | | | | | | | | | |----+----------------+-------------+-----------+-------------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | -------------------------------------------------------------------------
Остання сторінка
У цей опис включено ___________________________________ справ(цифрами та прописом) з N _______ по N ______
(Посада відповідальногоза діловодство) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
за діловодство) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Ухвалено
Голова ЕК підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Передано (Цифрами та прописом)
(Посада особи, якапередала справи) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
передала справи) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Прийнято (Цифрами та прописом)
(Посада особи, якапередала справи) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
передала справи) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Додаток 16
Зразки оформленнявидів службових документів, що використовуються в
управлінській діяльності Держалкогольтютюну
Форма 1до п. 1 додатка 1
Міністерство фінансів УкраїниДержавний департамент регулювання виробництва та
обігу алкоголю і тютюну
(Держалкогольтютюн)
Наказ
15.11.200_ N 20
м. Київ
Про затвердження цін на газ Напис за встановленою
природний і тарифів на послуги формою (6 х 10) про
з його транспортування на 200_ державну реєстрацію
рік нормативного акта
Текст
Голова (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Коломієць Розміщується у лівому нижньому
293-93-26 куті зворотного боку останньогодо п. 1 додатка 1
Міністерство фінансів УкраїниДержавний департамент регулювання виробництва та
обігу алкоголю і тютюну
(Держалкогольтютюн)
Наказ
З особового складу
16.11.200__ N 44
м. Київ
Про призначення Короленка П.І.
Текст
Голова (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Петренко Розміщується у лівому нижньому
229-33-83 куті зворотного бокуостаннього аркуша документа
Форма 3до п. 3 додатка 1
Міністерство фінансів УкраїниДержавний департамент регулювання виробництва та
обігу алкоголю і тютюну
засідання колегії Держалкогольтютюну
Дата проведення N _______
м. Київ
Головував (Прізвище та ініціали) Секретар (Прізвище та ініціали) Присутні:
Члени колегії Держалкогольтютюн (Прізвище та ініціали) Запрошені:
1. (Назва питання, прізвище доповідача, співдоповідача,
виступаючих) Колегія вирішила: (запис рішення з даного питання)2. ... та ін.
Голова Департаменту
(заступник Голови,
який головував) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Завідуючий секретаріатом
колегії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
2. ... та ін.
Голова Департаменту
(заступник Голови,
який головував) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Завідуючий секретаріатом
колегії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Форма 4до п. 3 додатка 1
Міністерство фінансів УкраїниДержавний департамент регулювання виробництва та
обігу алкоголю і тютюну
робочої наради Голови Департаменту (заступника Голови)
(Прізвище та ініціали)
Дата проведення N __________
м. Київ
Присутні:від Держалкогольтютюну: (Прізвище та ініціали) від інших департаментів, відомств... (Назва організацій, прізвище,
ініціали та посада)
СЛУХАЛИ: (Назва питання, прізвище, ініціали доповідача,
співдоповідача) ВИСТУПИЛИ: (прізвище та ініціали виступаючих) ВИРІШИЛИ: (запис рішення з даного питання)
Голова Департаменту
(заступник Голови): (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Секретар (Підпис) (Ініціали та прізвище)
_____________Примітка. Форма протоколу може змінюватися залежно від
процедури проведення наради.
Форма 5до п. 6 додатка 1
Держалкогольтютюн
Акт Затверджую
05.12.200_ N 35-2/4 Начальник загального відділу(Підпис) (Ініціали та прізвище)
м. Київ
Дата
Про перевірку стану
діловодства у юридичному
відділі
Текст
Голова комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Члени комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Орлик
229-48-66 Розміщується у лівому нижньомукуті лицьового боку останнього
до п. 7 додатка 1
Міністерство фінансів УкраїниДержавний департамент регулювання виробництва та
обігу алкоголю і тютюну
(Держалкогольтютюн)
01001, м. Київ-1, вул. Б. Грінченка, 1
___________________________________________________
____________ N ________
На N __________________
Кабінет Міністрів України
Про надання допомоги
областям України для
ліквідації наслідків
повені
Текст
___________________________________________________
____________ N ________
На N __________________
Кабінет Міністрів України
Про надання допомоги
областям України для
ліквідації наслідків
повені
Текст
Додаток. Проект постанови Кабінету Міністрів України на 2
арк. в 1 прим. та дискета.
Голова (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Полтавець
229-33-83 Розміщується у лівому нижньомукуті лицьового боку останнього
до п. 7 додатка 1
Міністерство фінансів УкраїниДержавний департамент регулювання виробництва
та обігу алкоголю і тютюну
(Держалкогольтютюн)
01001, м. Київ-1, вул. Б. Грінченка, 1
___________________________________________________
14.12.200_ N 15-44/155
На N _________________
Заступнику Голови Держкомстату УкраїниМироненку Ф.І.
Щодо поліпшення статистичної інформації для оперативноїоцінки стану економіки України
Текст
Заступник Голови Департаменту (Ініціали та прізвище)
Гордієнко Розміщується у лівому
229-66-05 нижньому куті лицьовогобоку останнього аркуша
документа
___________________________________________________
14.12.200_ N 15-44/155
На N _________________
Заступнику Голови Держкомстату УкраїниМироненку Ф.І.
Щодо поліпшення статистичної інформації для оперативноїоцінки стану економіки України
Текст
Заступник Голови Департаменту (Ініціали та прізвище)
Гордієнко Розміщується у лівому
229-66-05 нижньому куті лицьовогобоку останнього аркуша
до п. 7 додатка 1
Міністерство фінансів УкраїниДержавний департамент регулювання виробництва та
обігу алкоголю і тютюну
(Держалкогольтютюн)
01001, м. Київ-1, вул. Б. Грінченка, 1
____________________________________________________
____________ N __________
На N ____________________
____________________________________________________
____________ N __________
На N ____________________
290006, м. Львів,пл. Ринок, 34, кв. 2
Юрківу О.В.
Текст
Заступник Голови Департаменту (Ініціали та прізвище)
Гордієнко
229-66-06 Розміщується у лівому нижньому кутілицьового боку останнього аркуша
до п. 7 додатка 1
Інд. ________
Начальникам підрозділів Держалкогольтютюну(за списком)
Про прогнозні показники на 200_ рік і груденьпоточного року
Текст
Начальник підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
07.10.1997 N 11-73/98 Розміщується у лівому нижньомукуті лицьового боку останнього
Ільків О. А. аркуша документа
229-56-10
Форма 10до п. 8 додатка 1
Держалкогольтютюн
Доповідна записка
09.12.1998 N 33-22/98-22
Прем'єр-міністру України(Прізвище та ініціали)
Про підсумки роботи підприємств галузі за першепівріччя 200_ року
Текст
Додаток: на 5 арк. в 1 прим.
Голова Департаменту (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Головко І.П. Розміщується у лівому нижньому
229-67-22 куті лицьового боку останньогодо п. 10 додатка 1
-------------------------------------------------------------------------------- | Плата |Департамент зв'язку України Передача | | | Телеграма Номер роб. місця __________ | |Слів |N __________ Номери автовідповідей _____ | |Прийняв __________ |_____ сл. ____ год. ___ хв. Передав ___________________ | | | Службові відмітки _________ | |------------------------------------------------------------------------------| |ДОНЕЦЬК 105 ОБЛДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЯ КОРНІЄНКУ | | | |ПРОШУ ПРИБУТИ КИЇВ ДЕРЖАЛКОГОЛЬТЮТЮН УЧАСТІ ЗАСІДАННІ РОБОЧОЇ | |ГРУПИ ДООПРАЦЮВАННЯ ПРОЕКТУ ОСНОВНИХ НАПРЯМІВ РЕГІОНАЛЬНОЇ | |ЕКОНОМІЧНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ 200698 14 ГОДИН КІМНАТА 246 крпк | |НР 15-41/84 ЗАСТУПНИК ГОЛОВИ ВОРОНІН | -------------------------------------------------------------------------------- ________________________________________
м. Київ-1, вул. Б. Грінченка, 1
Держалкогольтютюн
Аванс 340
Заступник Голови Департаменту (Підпис) Р.М.Воронін
18.06.1998
Калюжний
229-71-54
Посадова інструкціясекретаря підрозділу Держалкогольтютюну
Загальна частина
Секретар підрозділу є безпосереднім технічним помічником
начальника підрозділу і виконавцем, що здійснює діловодство у
підрозділі. Секретар підрозділу безпосередньо підпорядковується
начальнику підрозділу і його заступникам, а методично - начальнику
загального відділу і його заступнику. Секретар підрозділу призначається і звільняється керуючим
справами за клопотанням начальника підрозділу.
Основні функції і обов'язки
Основними функціями секретаря підрозділу є забезпечення
обліку вхідної, вихідної і внутрішньої кореспонденції, у тому
числі й з грифом "Для службового користування", передачі її
виконавцям відповідно до резолюції керівництва підрозділу,
контроль за виконанням документів, формуванням справ і підготовкою
документів для передачі в архів Департаменту. Крім того, в його обов'язки входить: ведення і подання до бухгалтерії табеля для нарахування
заробітної плати працівникам підрозділу; виписування посвідчень на відрядження працівників підрозділу; отримання в бухгалтерії за дорученням начальника підрозділу
заробітної плати працівників підрозділу і видача її у
встановленому порядку: підписування за табельника листків тимчасової
непрацездатності працівників підрозділу після звірення їх з
табелем. Для виконання зазначених функцій секретар підрозділу
зобов'язаний: одержувати в загальному відділі кореспонденцію, що
надійшла для підрозділу, щодня з 11:00 до 12:00 та з 16:00 до
17:00; у п'ятницю - з 11:00 до 12:00 і з 15:00 до 16:00 (термінову
кореспонденцію отримувати негайно, за викликом працівників цього
відділу) і обробляти її у встановленому порядку; передавати документи керівництву підрозділу негайно, після
закінчення технічної обробки або в окремо встановлений для цього
час; передавати документи виконавцям - спеціалістам підрозділу
негайно, після розгляду керівником підрозділу і закінчення їх
обробки (в реєстраційні картки переносити резолюції, вказувати
дату і прізвище виконавця, термін виконання документа); групувати реєстраційні картки в довідково-облікові картотеки.
Картотеки створювати окремо на кожний календарний рік. Поділяти
картотеки на дві частини: виконані і невиконані, реєстраційні
картки розкладати в картотеці за кореспондентами; вести облік документів з грифом "Для службового
користування"; приймати від виконавців вихідну і внутрішню кореспонденцію,
реєструвати її, обробляти і передавати для відправки у загальний
відділ, а копії документів і внутрішні документи - виконавцям; здійснювати контроль за своєчасним виконанням доручень
Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету
Міністрів України і керівництва Департаменту, а також документів,
на які необхідно готувати відповідь. Про стан виконання
контрольних доручень та інших документів, що потребують відповіді,
один раз на тиждень доповідати начальнику підрозділу; в реєстраційних картках своєчасно робити відмітки про
виконання документів або повернення їх до загального відділу; за вимогою керівництва і спеціалістів підрозділу підбирати
документи, що знаходяться у справах і закінчені діловодством (якщо
справи зберігаються у секретаря підрозділу); передавати документи за межі підрозділу (через загальний
відділ); давати в усній формі довідки, що стосуються документів, які
знаходяться у підрозділі; забезпечувати на початок року спеціалістів підрозділу
обкладинками справ з написаними на них заголовками справ за
номенклатурою; оформляти закінчені діловодством справи для передачі в архів,
подавати методичну допомогу спеціалістам у формуванні справ; перевіряти наявність документів у виконавців; виконувати друкарські роботи, що надходять від спеціалістів
підрозділу; приймати і передавати телефонограми: комплектувати по департаментах, відомствах та інших
організаціях кореспонденцію для відправки і до 15:00 здавати її у
загальний відділ; записувати і передавати інформацію для керівників підрозділу
в період їх відсутності; організовувати прийом відвідувачів у керівництва підрозділу; одержувати канцприладдя і забезпечувати ним спеціалістів
підрозділу; здійснювати облік з'явлення працівників на роботу за
встановленою формою; складати і подавати до загального відділу відомості про
документообіг; вести облік одержання і витрати бланків суворої звітності; складати і подавати до загального відділу звіти про їх
використання. При звільненні або переході на іншу роботу секретар
підрозділу передає за актом справи і документи новопризначеній
особі або спеціалісту підрозділу за вказівкою начальника
підрозділу, один примірник акта передається до загального відділу.
Права секретаря
Секретар підрозділу має право: контролювати правильність оформлення документів,
підготовлених до реєстрації і відправки; вимагати від спеціалістів документи, виконавцями яких вони є; контролювати хід формування справ у поточному діловодстві і
вказувати працівникам підрозділу на допущені ними порушення
встановлених вимог; вимагати від спеціалістів, відповідальних за формування
справ, своєчасної обробки і передачі справ для здачі в архів
Департаменту; одержувати необхідні документи і справи в архіві
департаменту.
Відповідальність
Секретар підрозділу відповідає за: своєчасне отримування кореспонденції у загальному відділі,
передачу її керівництву підрозділу і виконавцям; інформування керівництва підрозділу про невиконані у
встановлені терміни документи; правильне заповнення реєстраційних карток; правильне ведення картотек з реєстраційними і консольними
картками; своєчасну підготовку і передачу справ до архіву Департаменту.
-
скопійовано
-
-
