Про електронний документообіг у Держгеокадастрі
{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби України
з питань геодезії, картографії та кадастру
№ 65 від 14.02.2017}
Відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 та зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198, для автоматизації процесів створення, відправлення, передавання, одержання, оброблення, використання, зберігання документів та контролю за їх виконанням НАКАЗУЮ:
1. Реєстрацію документів у Держгеокадастрі здійснювати в автоматизованій системі діловодства на базі "ДОК ПРОФд СТЕП 2.0" (далі - Система).
2. Затвердити повноваження (регламентування прав доступу) користувачів автоматизованої системи діловодства, що додаються.
3. Відділу захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби забезпечити:
адміністрування Системи та доступ до неї працівників апарату;
зберігання та захист інформації, яка обробляється в Системі.
4. Управлінню справами забезпечити створення документів постійного зберігання одночасно у паперовій та електронній формах.
5. Департаменту кадрової політики та персоналу своєчасно повідомляти Відділ захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби про кадрові зміни у штатному розписі апарату Держгеокадастру.
6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
ЗАТВЕРДЖЕНО |
ПОВНОВАЖЕННЯ
(регламентування прав доступу) користувачів автоматизованої системи діловодства
Загальний відділ Управління справами:
реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції; внутрішніх документів (наказів Держгеокадастру з основних питань діяльності, наказів з адміністративно-господарських питань, доповідних записок, окремих доручень керівництва, протоколів нарад керівництва, актів перевірок, які проводяться працівниками апарату Держгеокадастру тощо) з нанесенням штрих-коду та скануванням документів;
обмін документами з центральними органами виконавчої влади та державними установами і організаціями, які є учасниками системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;
створення реєстрів відправки кореспонденції;
ведення реєстрів передачі паперових оригіналів документів у структурні підрозділи;
обмін документами з територіальним органами Держгеокадастру з використанням Системи;
формування конвертів для вихідних документів;
формування зведеної номенклатури справ;
моніторинг проходження документів, які зареєстровані загальним відділом;
формування звітів та підготовка оперативної інформації;
Відділ захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби:
підтримка роботи програмного та апаратного забезпечення Системи, встановлення клієнтських робочих місць системи автоматизованого документообігу;
створення облікових записів користувачів та адміністрування їх прав;
підтримка системних довідників журналів;
підтримка службових довідників журналів (штатний розклад, структура, види документів, кореспонденти, тощо);
Відділ організаційного забезпечення Департаменту забезпечення діяльності служби:
підготовка проектів резолюцій;
доступ до картотек в режимі "Перегляд";
Відділ аналітики та взаємодії з органами державної влади Департаменту забезпечення діяльності служби:
реєстрація звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію";
взяття на контроль та зняття з контролю звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію";
моніторинг проходження звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію";
внесення даних про виконання документів;
формування звітів та підготовка оперативної інформації щодо звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію";
доступ до картотек в режимі "Перегляд";
Відділ консультацій громадськістю та зв'язків зі ЗМІ Департаменту забезпечення діяльності служби:
ведення реєстру публічної інформації;
доступ до картотеки "Накази з основної діяльності" в режимі "Перегляд";
поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;
доступ до картотек в режимі "Перегляд";
взяття на контроль та зняття з контролю документів;
надсилання документів до виконання територіальним органами Держгеокадастру з використанням Системи;
моніторинг стану опрацювання контрольних доручень;
підтвердження етапів виконання контрольних документів;
внесення даних про виконання документів;
направлення упереджувальної інформації (нагадувань) щодо термінів виконання документів;
формування звітів щодо виконання доручень;
аналіз виконавської дисципліни.
Відділ звернень громадян та доступу до публічної інформації:
реєстрація звернень громадян, листів інформаційного характеру та запитів на отримання інформації з нанесенням штрих-коду та скануванням;
реєстрація вихідної кореспонденції;
отримання та реєстрація документів від центральних органів виконавчої влади та державних установ і організацій, які є учасниками системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;
моніторинг проходження документів, які зареєстровані відділом;
створення реєстру передач звернень громадян та запитів на отримання інформації;
взяття на контроль звернень громадян, запитів на отримання інформації;
моніторинг та контроль опрацювання звернень та запитів на отримання інформації;
надсилання звернень громадян, запитів на отримання інформації до виконання територіальним органами Держгеокадастру з використанням Системи;
формування звітів та підготовка оперативної інформації щодо звернень громадян та запитів на отримання інформації;
поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;
доступ до картотек в режимі "Перегляд";
поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;
Департамент кадрової політики та персоналу:
реєстрація наказів з кадрових питань, наказів про відрядження, наказів про відпустки, дисциплінарних справ, документів для участі в конкурсі, надісланих особами, які бажають взяти у ньому участь;
поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;
Департамент державного земельного кадастру:
реєстрація вихідних документів підрозділу;
поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;
Департамент контролю за використанням та охороною земель:
реєстрація вихідних документів підрозділу;
доступ до картотек в режимі "Перегляд";
реєстрація наказів про проведення державного контролю за додержанням земельного законодавства, використанням та охороною земель усіх категорій і форм власності;
реєстрація клопотань про надання документів, матеріалів та іншої інформації, необхідних для здійснення державного нагляду (контролю) за використанням та охороною земель, актів перевірки дотримання вимог земельного законодавства, клопотань з питань дотримання вимог земельного законодавства тощо;
поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;
Управління державної експертизи:
реєстрація вихідних документів підрозділу;
поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;
Діловоди структурних підрозділів:
поточна робота з документами підрозділу;
створення реєстру передачі документів, підтвердження отримання документів;
моніторинг виконання контрольних доручень;
закриття документів та направлення їх до справи;
формування та ведення номенклатури справ підрозділу.
Керівники структурних підрозділів:
поточна робота з документами підрозділу;
створення та підписання резолюцій;
контроль за виконанням документів;
моніторинг виконання контрольних доручень.
Користувачі - працівники апарату:
поточна робота з документами підрозділу;
розробка проектів документів на базі створених шаблонів документів;
електронне погодження, візування та затвердження проектів документів;
внесення даних про виконання документів;
пошук документів за реквізитами відповідно до наданих прав доступу.
доступ до документів в режимі "Перегляд";
підписання документів, вихідної кореспонденції.
{Повноваження в редакції Наказу Державної служби України з питань геодезії, картографії та кадастру № 65 від 14.02.2017}