Про електронний документообіг у Держгеокадастрі
Відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 та зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198, для автоматизації процесів створення, відправлення, передавання, одержання, оброблення, використання, зберігання документів та контролю за їх виконанням НАКАЗУЮ:
1. Реєстрацію документів у Держгеокадастрі здійснювати в автоматизованій системі діловодства на базі "ДОК ПРОФд СТЕП 2.0" (далі - Система).
2. Затвердити повноваження (регламентування прав доступу) користувачів автоматизованої системи діловодства, що додаються.
3. Відділу захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби забезпечити:
адміністрування Системи та доступ до неї працівників апарату;
зберігання та захист інформації, яка обробляється в Системі.
4. Управлінню справами забезпечити створення документів постійного зберігання одночасно у паперовій та електронній формах.
5. Департаменту кадрової політики та персоналу своєчасно повідомляти Відділ захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби про кадрові зміни у штатному розписі апарату Держгеокадастру.
6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
ПОВНОВАЖЕННЯ
(регламентування прав доступу) користувачів автоматизованої системи діловодства
Відділ діловодства Управління справами:
реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції, внутрішніх документів (наказів Держгеокадастру з основної діяльності, наказів з адміністративно-господарських питань, доповідних записок, окремих доручень керівництва, протоколів нарад керівництва, актів перевірок, які проводяться працівниками центрального апарату Держгеокадастру тощо) з нанесенням штрих-коду та скануванням документів;
створення реєстрів відправки кореспонденції;
ведення реєстрів передачі паперових оригіналів документів у структурні підрозділи;
обмін документами з територіальним органами Держгеокадастру з використанням Системи;
формування конвертів для вихідних документів;
формування зведеної номенклатури справ;
моніторинг проходження документів, які зареєстровані відділом діловодства;
формування звітів та підготовка оперативної інформації;
Відділ захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби:
підтримка роботи програмного та апаратного забезпечення Системи, встановлення клієнтських робочих місць системи автоматизованого документообігу;
створення облікових записів користувачів та адміністрування їх прав;
підтримка системних довідників журналів;
підтримка службових довідників журналів (штатний розклад, структура, види документів, кореспонденти, тощо);
Відділ організаційного забезпечення Департаменту забезпечення діяльності служби:
підготовка проектів резолюцій до документів;
доступ до картотек в режимі "Перегляд";
доступ до картотек в режимі "Перегляд";
взяття на контроль та зняття з контролю документів;
моніторинг стану опрацювання контрольних доручень;
підтвердження етапів виконання контрольних документів;
направлення упереджувальної інформації (нагадувань) щодо термінів виконання документів;
формування звітів щодо виконання доручень;
аналіз виконавської дисципліни.
Відділ звернень громадян та доступу до публічної інформації:
реєстрація звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації з нанесенням штрих-коду та скануванням;
створення реєстру передач звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації;
моніторинг та контроль опрацювання звернень та запитів на отримання публічної інформації;
формування звітів та підготовка оперативної інформації щодо звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації;
поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;
Відділ консультацій громадськістю та зв'язків зі ЗМІ Департаменту забезпечення діяльності служби:
ведення реєстру публічної інформації;
доступ до картотеки "Накази з основної діяльності" в режимі "Перегляд";
поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;
доступ до картотек в режимі "Перегляд";
поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;
Департамент кадрової політики та персоналу
реєстрація наказів з кадрових питань, наказів про відрядження, наказів про відпустки;
поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;
Департамент державного земельного кадастру:
реєстрація вихідних документів підрозділу;
поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;
Управління державної експертизи:
реєстрація вихідних документів підрозділу;
поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;
Діловоди структурних підрозділів:
поточна робота з документами підрозділу;
створення реєстру передачі документів, підтвердження отримання документів;
моніторинг виконання контрольних доручень;
закриття документів та направлення їх до справи;
формування та ведення номенклатури справ підрозділу.
Керівники структурних підрозділів:
поточна робота з документами підрозділу;
створення та підписання резолюцій;
контроль за виконанням документа;
моніторинг виконання контрольних доручень.
Користувачі - працівники центрального апарату:
поточна робота з документами підрозділу;
розробка проектів документів на базі створених шаблонів документів;
електронне погодження, візування та затвердження проектів документів;
внесення даних про виконання документа;
пошук документів за реквізитами відповідно до наданих прав доступу.
доступ до документів в режимі "Перегляд";