Про затвердження Регламенту роботи апарату Державного агентства України з питань кіно
З метою упорядкування організації діяльності апарату Державного агентства України з питань кіно пов'язаної з виконанням його повноважень, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Регламент роботи апарату Державного агентства України з питань кіно (додається).
2. Керівникам структурних підрозділів забезпечити неухильне виконання положень Регламенту роботи Держкіно.
3. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Голови Сьомкіна С.В.
РЕГЛАМЕНТ
роботи апарату Державного агентства України з питань кіно
Цей Регламент встановлює порядок організації діяльності Державного агентства України з питань кіно (далі - Держкіно України) пов'язаної з:
внесенням пропозицій щодо формування державної політики у сфері кінематографії;
реалізацією державної політики у сфері кінематографії;
координацією діяльності органів виконавчої влади з питань реалізації державної політики у галузі кінематографії;
захистом відповідно до законодавства прав і законних інтересів вітчизняних творчих працівників і творчих спілок, а також закладів, підприємств та організацій, що діють у галузі кінематографії;
створенням умов для розвитку соціальної та ринкової інфраструктури у галузі кінематографії, організацією її матеріально-технічного забезпечення.
Держкіно України спрямовує свою діяльність на виконання Конституції і законів України, актів Президента України і постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України, Програми діяльності Кабінету Міністрів України, інших актів законодавства.
Держкіно України в межах своїх повноважень на основі та на виконання актів законодавства видає накази, організовує і контролює їх виконання, а в разі потреби видає разом з іншими органами виконавчої влади спільні акти.
У випадках, передбачених законодавством, рішення Держкіно України, прийняті в межах його повноважень, є обов'язковими для виконання центральними і місцевими органами виконавчої влади, органами влади Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями, незалежно від форми власності, і громадянами.
Держкіно України під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими центральними і місцевими органами виконавчої влади, органами влади Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, а також з відповідними органами інших держав.
Розміщення інформації про діяльність Держкіно України здійснюється на веб-сайті, шляхом публікацій у засобах масової інформації та трансляцій по радіо і телебаченню репортажів, інтерв'ю, виступів керівних працівників Держкіно України.
II. Організація роботи Держкіно України
Держкіно України розробляє та подає на затвердження Міністру культури України річний план заходів з виконання покладених на нього завдань (далі - річний план).
У Держкіно України складається єдиний план роботи на календарний рік, що затверджується Міністром культури України. До плану роботи Держкіно України включаються такі розділи:
Розділ I. Заходи щодо реалізації Програми діяльності Кабінету Міністрів України.
Розділ II. Основні питання для розгляду на засіданнях колегії Державного агентства України з питань кіно.
Розділ III. Розроблення нормативно-правової бази.
Розділ IV. Заходи, спрямовані на реалізацію державної політики в галузі кінематографії.
Розділ V. Концертно-мистецькі та культурологічні загальнодержавні заходи, підтримка регіональних культурних ініціатив та аматорського мистецтва.
Розділ VI. Перелік документів, виконання яких поставлено на контроль.
Пропозиції до плану роботи вносяться керівниками структурних підрозділів. При цьому обов'язково враховуються доручення вищих керівних органів держави; відповідних рад та комісій, створених при Держкіно України, нарад; накази Міністра культури України.
Пропозиції структурних підрозділів затверджуються заступниками Голови відповідно до розподілу обов'язків не пізніше 1 грудня поточного року та подаються до працівника відповідального за підготовку Плану роботи.
Заступники Голови здійснюють контроль за виконанням плану роботи Держкіно України на рік відповідно до розподілу обов'язків і несуть відповідальність за невиконання (неналежне виконання) відповідного функціонального напряму.
Опрацьований проект плану роботи подається Головою Держкіно України для розгляду на засідання Колегії, після чого затверджується за погодженням з Міністром культури України наказом Держкіно України.
Для розроблення річного плану у разі необхідності може бути утворена робоча група з представників структурних підрозділів.
Після прийняття Закону про Державний бюджет України на відповідний рік розроблений річний план у двотижневий строк має бути відкоригований і затверджений наказом Держкіно України та розміщений на веб-сайті.
Структурні підрозділи здійснюють свою діяльність на підставі річного плану.
Структурні підрозділи щокварталу здійснюють моніторинг виконання річного плану, який подається на розгляд Голови, першого заступника та заступника Голови.
По закінченні строку дії річного плану на засіданні колегії Мінкультури України заслуховується звіт про його виконання.
Визначення повноважень Голови, першого заступника Голови, заступника Голови та працівників апарату Держкіно України
Повноваження Голови Державного агентства України з питань кіно визначено у Конституції України, Законі України "Про Кабінет Міністрів України", Законі України "Про центральні органи виконавчої влади", Положенні про Державне агентство України з питань кіно та інших нормативно-правових актах.
Розподіл обов'язків між Головою, першим заступником та заступником Голови затверджується наказом Держкіно України за погодженням з Міністром культури України.
У розподілі обов'язків між Головою, першим заступником та заступником Голови має бути визначено:
перелік закріплених за відповідним заступником обов'язків, що випливають з покладених на центральний орган виконавчої влади завдань та функцій;
перелік структурних підрозділів, а також територіальних органів (у разі наявності), діяльність яких спрямовується, координується та контролюється відповідним заступником.
Положення про структурні підрозділи Держкіно України розробляються керівником відповідного підрозділу, погоджується із першим заступником Голови, заступником Голови відповідно до розподілу обов'язків та затверджується наказом Держкіно України.
Посадові обов'язки керівників структурних підрозділів визначаються положенням про структурний підрозділ. Обов'язки інших працівників структурних підрозділів визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються першим заступником Голови, заступником Голови відповідно до розподілу обов'язків.
Консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи
Для здійснення своїх повноважень Держкіно України може утворювати постійні і тимчасові консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи. Рішення про утворення таких органів приймає Голова Держкіно України.
Для погодженого вирішення проблемних питань, що належать до компетенції Держкіно України, та обговорення найважливіших напрямів діяльності Агентства утворюється колегія як консультативно-дорадчий орган, порядок діяльності якої визначено Типовим положенням про колегію міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади і місцевої державної адміністрації, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 р. № 1569.
Кількісний і персональний склад консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів, а також положення про них затверджує Голова Держкіно України.
Управління персоналом та проходження державної служби
Прийняття на роботу в Держкіно здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством.
Прийняття працівників на роботу до Держкіно на посади, що не віднесені до категорій посад державних службовців, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.
Відповідно до статті 50 Кодексу законів про працю України тривалість робочого тижня працівників Держкіно становить 40 годин з двома вихідними днями - субота та неділя. Режим роботи встановлюється такий: початок робочого дня о 9.00. годині; закінчення робочого дня о 18.00., у п'ятницю о 16.45.; обідня перерва 45 хвилин (з 13.00. до 13.45.). Напередодні святкових днів тривалість робочого дня скорочується на одну годину.
У структурних підрозділах Держкіно складається табель обліку робочого часу, який двічі на місяць до 14 та 24 числа подається до фінансово-економічного відділу.
Для виконання невідкладної і непередбаченої роботи державні службовці Держкіно за розпорядженням першого заступника Голови, який відповідно до функціонального розподілу обов'язків веде питання роботи апарату Держкіно, зобов'язані з'являтися на службу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота за які компенсується відповідно до законодавства.
Для оперативного вирішення завдань, пов'язаних з діяльністю Держкіно, за дорученням першого заступника Голови, який відповідно до функціонального розподілу обов'язків веде питання роботи апарату Держкіно, у святкові та вихідні дні з 9.00. до 18.00. здійснюється чергування. До чергування можуть залучатися керівники структурних підрозділів Держкіно згідно із затвердженим графіком в установленому порядку.
Перебування працівників державних служб, структурних підрозділів у робочий час за межами приміщень Агентства погоджується з керівниками Агентства та керівниками структурних підрозділів. Перший заступник та заступник Голови повідомляють про свою відсутність за службовою необхідністю у робочий час Голову Агентства та відмічаються в облікових журналах в приймальні Голови.
У Держкіно щороку формується кадровий резерв, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. Із зарахованими до кадрового резерву особами проводиться робота, спрямована на підвищення їх кваліфікації.
З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб, зарахованих до кадрового резерву, або державних службовців, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитися в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах у структурних підрозділах.
З метою підвищення ефективності роботи державних службовців та відповідальності за доручену справу проводиться один раз на три роки атестація державних службовців, порядок проведення якої визначається Положенням про проведення атестації державних службовців, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 р. № 1922.
У період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків відповідно до Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань, затвердженого Головдержслужбою.
Результати атестації та щорічної оцінки беруться до уваги керівництвом та кадровою службою Держкіно України під час проведення ротації кадрів на окремих посадах.
Держкіно України розглядає і вносить пропозиції щодо нагородження державними нагородами, здійснює інші заходи щодо заохочення працівників апарату Держкіно України та територіальних органів, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління.
Нормотворча діяльність Держкіно України провадиться на основі та на виконання Конституції та законів України, актів Президента України і постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України, Програми діяльності Кабінету Міністрів України, інших актів законодавства, а також з ініціативи Держкіно України.
Підготовка та внесення на розгляд Кабінету Міністрів України проектів нормативно-правових актів здійснюється у порядку, встановленому Законом України "Про центральні органи виконавчої влади" та Регламентом Кабінету Міністрів України, що затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 р. № 950, іншими актами законодавства.
Розроблення проекту нормативно-правового акта у Держкіно України покладається на структурні підрозділи відповідно до їх компетенції.
З метою розроблення проекту нормативно-правового акта в Держкіно України може бути утворено робочу групу, крім того, проекти можуть бути обговорені на засіданні Колегії Мінкультури або Держкіно (у разі її створення) або на нараді за участю найбільш досвідчених та авторитетних керівників підприємств, установ та організацій, науковців та представників громадськості.
При розробленні проекту нормативно-правового акта:
проводиться аналіз стану справ у відповідній сфері правового регулювання та причин, що обумовлюють необхідність підготовки проекту;
визначається предмет правового регулювання, механізм вирішення питання, що потребує врегулювання;
перевіряється його відповідність актам законодавства вищої юридичної сили, чинним міжнародним договорам України та забезпечується опрацювання проекту з урахуванням acquis communautaire, якщо проект за предметом правового регулювання належить до сфери, правовідносини в якій регулюються законодавством ЄС;
забезпечується погодження проекту з іншими заінтересованими органами виконавчої влади та у разі потреби вносяться необхідні поправки;
у разі коли проект розпорядження стосується розвитку конкретної адміністративно-територіальної одиниці або інтересів окремої територіальної громади, такий проект надсилається відповідному органу місцевого самоврядування для розгляду і внесення пропозицій;
вживаються заходи до усунення розбіжностей, зокрема організовується та проводиться за участю заінтересованих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, які мають зауваження до проекту, детальне обговорення шляхів вирішення спірних питань.
Проект нормативно-правового акта перед поданням на розгляд Голові Держкіно України обов'язково узгоджується з усіма заінтересованими структурними підрозділами, юридичною службою та заступником керівника центрального органу виконавчої влади (відповідно до розподілу обов'язків).
Нормативно-правові акти, розроблені Держкіно, що стосуються прав, свобод та законних інтересів громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають в установленому порядку реєстрації в Мін'юсті. Тобто такі нормативно-правові акти подаються Міністерству культури України, а після їх підписання Міністром культури України подаються в установленому порядку на реєстрацію до Мін'юсту.
Державній реєстрації підлягають нормативно-правові акти будь-якого виду (накази, інструкції тощо), що містять правові норми (правила поведінки), розраховані на невизначене коло осіб, підприємств, установ, організацій і неодноразове застосування, незалежно від строку їх дії (постійні чи обмежені певним часом) та характеру відомостей, що в них містяться, у тому числі з грифами "Для службового користування", "Не для друку", "Таємно" та іншими, а також прийняті в порядку експерименту, якщо в них є одна або більше норм, що:
зачіпають соціально-економічні, політичні, особисті та інші права, свободи й законні інтереси громадян, проголошені й гарантовані Конституцією та законами України, встановлюють новий або змінюють, доповнюють чи скасовують організаційно-правовий механізм їх реалізації;
мають міжвідомчий характер, тобто є обов'язковими для інших міністерств, органів виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, а також підприємств, установ і організацій, що не входять до сфери управління Держкіно України.
Висновок про необхідність державної реєстрації нормативно-правового акта здійснює юридична служба, про що робиться відповідний запис.
Нормативно-правові акти подаються до Міністерства юстиції України на державну реєстрацію не пізніше п'ятого дня після їх прийняття, відповідно до Порядку подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2005 р. № 34/5 та зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 12 квітня 2005 р. № 381/10661.
IV. Організація роботи з документами
Організація роботи з документами здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в Держкіно, затвердженої наказом Міністерства та розробленої відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153.
Системи електронного документообігу та обробки інформації повинні відповідати вимогам стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.
Питання роботи, що стосується режимно-секретної діяльності, вирішується у відповідності з вимогами Закону України "Про державну таємницю", Положенням про режимно-секретні органи та іншими нормативними актами з питань забезпечення режиму секретності.
До основних видів роботи з документами належать:
реєстрація вхідної кореспонденції;
робота з документами у структурних підрозділах;
підготовка документів для доповіді керівництву;
підготовка та узгодження проектів нормативно-правових актів та актів організаційно-розпорядчого характеру;
організація виконання рішень Кабінету Міністрів України;
підготовка та оформлення документів до засідань колегії;
оформлення копій та додатків до документів;
реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;
організація та здійснення контролю за виконанням документів;
складення номенклатури та формування справ;
підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;
ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів Держкіно.
З метою забезпечення своєчасного та на належному рівні виконання документів у центральному органі виконавчої влади здійснюється контроль у порядку, затвердженому наказом Голови Держкіно.
Контроль за виконанням доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, запитів та звернень народних депутатів України та рішень Колегії Міністерства здійснює безпосередньо Голова, одержуючи постійно необхідну інформацію про хід їхнього виконання від працівника відповідального за здійснення такого контролю. Голова може брати під свій безпосередній контроль також розгляд інших найважливіших документів, звернень, скарг та ін.
Про виконання доручень та результати розгляду документів, взятих на такий особливий контроль, Голові безпосередньо доповідає службова особа Держкіно, вказана в резолюції Голови першою.
Контроль за виконанням інших своїх доручень разом із правом підпису відповіді Голова може передати одному зі своїх заступників, котрому доручається організація виконання.
Співробітники, які відповідають за ведення діловодства, здійснюють наступні функції:
ведення картотеки контрольованих документів в електронній базі даних (запис ходу і результатів виконання);
одержання, щорічний аналіз і узагальнення інформації про виконання документів;
інформування керівництва Держкіно про стан виконавчої дисципліни в Держкіно спільно з працівником, який відповідає за здійснення контролю за виконанням актів і доручень Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України;
інформування, при необхідності, співробітників, а також представників установ і організацій про виконання контрольованих документів спільно з працівником, який відповідає за здійснення контролю за виконанням актів і доручень Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України;
заповнення реквізиту "Зняття з контролю", після виконання документів (спільно з працівником, який відповідає за здійснення контролю за виконанням актів і доручень Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України).
Співробітники структурних підрозділів, що здійснюють контроль за виконанням документів, зобов'язані регулярно інформувати керівника про стан і результати виконання.
Співробітник, відповідальний за ведення діловодства в підрозділі, зобов'язаний за 2 дні до настання терміну виконання документа нагадати керівнику структурного підрозділу і виконавцю про настання цього терміну. При виявленні невиконаного у встановлений термін документа співробітник зобов'язаний негайно доповісти керівнику підрозділу про факт порушення виконавської дисципліни і проінформувати працівника, відповідального за ведення діловодства, та працівника, який відповідає за здійснення контролю за виконанням актів і доручень Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України про міри, прийняті для виконання документа. Реєстрація, розгляд та проходження документів у Держкіно здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в апараті Держкіно, затвердженої наказом Голови.
На розгляд Голови подаються найбільш важливі документи, які надходять від Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, Прем'єр-міністра та Віце-прем'єр-міністрів України, Глави Секретаріату Президента України та його заступників, членів Уряду, керівників міністерств та інших органів центральної виконавчої влади, запити та звернення народних депутатів України тощо.
Перший заступник та заступник Голови розглядають інші документи відповідно до розподілу обов'язків і доручають їх виконання керівникам відповідних структурних підрозділів. При цьому, Голова та перший заступник Голови повинні бути поінформовані про зміст документів, що надходять (виходять) до (із) Держкіно за особистим підписом заступника Голови.
Розгляд документів керівництвом Держкіно здійснюється, як правило, в день їхнього надходження. На документи накладаються резолюції з конкретними вказівками, визначаються виконавці, порядок, термін виконання та ставиться дата і підпис. Визначення виконавців серед працівників не підпорядкованих структурних підрозділів без погодження з відповідними керівниками не допускається.
Завдання, що міститься в резолюції, повинно бути реальним та зрозумілим для виконавця.
Вторинні резолюції інших посадових осіб, що накладаються у процесі виконання доручення, не повинні суперечити першій резолюції керівництва Держкіно. У разі необхідності внесення змін до резолюції питання узгоджується з керівником, який вчинив першу резолюцію або керівником вищого рівня, про що робиться примітка на документі.
У випадках, коли доручення дається кільком виконавцям, виконання організовує та забезпечує службова особа, вказана в резолюції першою.
У разі якщо керівники структурних підрозділів визначені головним виконавцем, то вони повинні після отримання доручення без зволікання, чітко поставити перед співвиконавцями завдання (службовою запискою, розпорядженням тощо) з визначенням змісту, форми та термінів подання матеріалів. Інші виконавці зобов'язані не пізніше ніж за день до настання визначеного терміну (службової записки, розпорядження тощо) надати письмові пропозиції головному виконавцю на папері А-4 в друкованому вигляді, де проставляється дата і підпис та в електронному вигляді.
Якщо стосовно документа необхідно одержати висновок підрозділу (установи), не зазначеного в резолюції, відповідальний виконавець у встановленому порядку направляє йому копію документа і забезпечує контроль за своєчасним одержанням інформації.
У випадку виникнення розбіжностей між співвиконавцями щодо змісту документа, підготовленого на виконання доручення, кожен із виконавців вправі викласти свої пропозиції у письмовому вигляді і подати їх на розгляд Голові, першому заступнику та заступнику Голови.
Якщо завдання з об'єктивних причин не може бути виконано у визначений строк, виконавець продовжує термін виконання у Голови або першого заступника Голови (якщо цей термін встановлено не вищим органом державної влади), на підставі завізованої керівником підрозділу доповідної записки, про що обов'язково повідомляє відповідного заступника Голови, співвиконавців та працівника, який відповідає за здійснення контролю за виконанням актів і доручень Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України.
При визначенні керівника структурного підрозділу виконавцем завдання, що не відповідає функціональним обов'язкам підрозділу, такому керівнику необхідно негайно порушувати питання про уточнення або заміну виконавця перед посадовою особою, яка доручила це завдання.
У випадках затримки одним із співвиконавців виконання своєї частини роботи з його особистої вини, на нього, за письмовою вказівкою відповідного керівника Держкіно, покладається обов'язок продовження терміну виконання, підготовка, візування та подання на підпис загальної відповіді. При цьому необхідно мати на увазі, що терміни виконання завдань за дорученням вищих державних органів можуть бути продовжені у виняткових випадках лише тими ж органами, які давали доручення Держкіно, при наявності поважних причин.
З метою прискорення підготовки, візування та виконання документів структурний підрозділ визначає серед працівників відповідального за діловодство в межах цього підрозділу. Загальний список працівників відповідальних за діловодство затверджується наказом Агентства. На працівника, відповідального за діловодство, покладаються наступні функції:
прийняття документів на виконання та видача виконаних документів, ведення їх реєстру у електронній формі, тощо;
прийняття документів на візування та видача завізованих документів, ведення їх реєстру у зручній формі (електронній тощо).
Оперативна інформація щодо персонального переліку працівників, відповідальних за діловодство у структурному підрозділі, знаходиться у працівника, відповідального за діловодство в Держкіно. Керівники структурних підрозділів повинні своєчасно інформувати працівника, відповідального за діловодство, про зміни у персональному складі таких працівників.
У тому разі, коли для розгляду питань, що належать до компетенції Держкіно, виникає необхідність залучення спеціалістів центральних та місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій, - залучення їх до виконання погоджується з відповідними керівниками.
Головний виконавець при зміні резолюції керівництва або термінів виконання завдання (якщо цей термін встановлено не вищим органом державної влади) зобов'язаний негайно довести це до відома працівника, відповідального за ведення діловодства Держкіно, та працівника, відповідального за здійснення контролю та перевірки виконання актів і доручень Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України.
Керівні рішення, що приймаються Головою та першим заступником Голови, видаються у формі наказів.
Підготовка проектів наказів здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства, що діє в Держкіно.
Наказ - нормативний правовий акт, виданий Головою, першим заступником Голови, з метою вирішення основних, нормативно-правових і оперативних питань діяльності. Наказами оформляються рішення з оперативних, організаційних, кадрових і інших питань внутрішньої роботи апарату Держкіно.
Проекти наказів готуються і вносяться структурними підрозділами на підставі доручень Голови, першого заступника та заступника Голови, або в ініціативному порядку. Проекти наказів з кадрових і нагородних питань готує юридичний відділ на підставі представлень структурних підрозділів Держкіно, погоджених із заступниками Голови відповідно до розподілу обов'язків, щодо нагородження - за поданням місцевого органу виконавчої влади.
Забезпечення якісної підготовки, правильності оформлення проектів наказів і їх узгодження із зацікавленими сторонами покладається на керівників структурних підрозділів, що готують і вносять проект.
Проекти наказів і додатки до них візуються виконавцем і керівником структурного підрозділу, що вносять проект, а також керівниками структурних підрозділів, яким у проекті передбачаються завдання і доручення або до функціональних обов'язків яких відноситься зміст наказу. Заперечення або зауваження до проекту наказу, що виникають при узгодженні, викладаються письмово та додаються до проекту.
Якщо в процесі узгодження в проект наказу вносяться зміни принципового характеру, то він підлягає передрукуванню і повторному узгодженню. Повторне візування не потрібно, якщо при доопрацюванні в проект документа внесені уточнення редакційного характеру, що не змінили його зміст.
Проекти наказів, що подаються Голові або першому заступнику Голови на підпис, візуються заступником Голови відповідно до розподілу обов'язків.
Проекти наказів друкуються на стандартних бланках установленої форми і подаються на підпис при необхідності з довідкою, що повинна містити короткий виклад суті наказу, обґрунтування його необхідності, а також інформацію про те, на підставі чого підготовлений проект і з ким погоджений. Датою наказу є дата його підписання.
Накази нумеруються порядковою нумерацією в межах календарного року; накази з основної діяльності, з особового складу і відряджень окремо.
Копії наказів чи розмножені їх екземпляри завіряються відповідною печаткою у працівника відповідального за ведення діловодства і направляються адресатам відповідно до списку розсилки, що складається і підписується виконавцями. Копія обов'язково направляється виконавцю і співвиконавцям, а також юридичному відділу.
Проект наказу, що готується на виконання постанови (розпорядження) Уряду України, повинен бути підготовлений протягом місяця, якщо не встановлено інший термін.
Наказ з основної діяльності - нормативно-правовий акт, який видається Головою і містить обов'язкові вимоги для виконання структурними підрозділами, підприємствами, установами та організаціями галузі кінематографії й окремим посадовими особами Держкіно. Наказ видається з метою вирішення основних і оперативних питань, що постають перед Держкіно.
Накази Держкіно з основної діяльності видаються з наступних питань:
створення, ліквідація чи реорганізації структурних підрозділів центрального апарату Держкіно, підприємств, установ, організацій, віднесених до сфери управління Агентства;
затвердження структури і штатної чисельності структурного підрозділу, внесення змін у структуру і штатний розклад центрального апарату Держкіно;
розподіл обов'язків між керівниками Держкіно;
надання права (довіреності) підпису посадовими особами Держкіно деяких категорій документів;
надання права (довіреності) укладення договорів від імені Держкіно посадовим особам Держкіно;
затвердження (внесення змін) Правил внутрішнього трудового розпорядку Держкіно, режиму роботи структурних підрозділів;
іншим питанням основної діяльності Держкіно.
Підготовлений проект наказу з основної діяльності повинен бути погоджений (завізований) у наступній послідовності:
з керівником структурного підрозділу, відповідального за підготовку проекту наказу або особою, що його заміщає;
з керівником заінтересованої структурного підрозділу або особою, що його заміщає;
з керівником фінансово-економічного відділу або особою, що його заміщає;
з керівником юридичного відділу або особою, що його заміщає;
з заступником Голови відповідно до розподілу обов'язків.
Узгодження проводиться у формі візування тексту проекту наказу на звороті останнього листа наказу і здійснюється в послідовності, установленій Інструкцією з діловодства. Проект наказу з основної діяльності, не завізований зазначеними особами, визнається непідготовленим і не може бути переданий на підпис.
Накази Держкіно з основної діяльності підписує Голова.
Відповідальність за виконання наказів Держкіно з основної діяльності покладається на посадових осіб, зазначених як виконавці у відповідних наказах.
Контроль за термінами виконання наказів здійснює працівник, відповідальний за ведення діловодства, спільно з працівником, відповідальним за здійснення контролю та перевірки виконання актів і доручень Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України. Контролюється виконання у встановлений термін дій, зазначених у розпорядчій частині наказу.
Накази Держкіно з особового складу видаються з метою оформлення прийняття на роботу, переведення, звільнення, уживання заходів дисциплінарного впливу, заохочення, преміювання працівників апарату Держкіно, посадових осіб підприємств, організацій та установ, віднесених до сфери управління Держкіно, призначення, переміщення і звільнення яких здійснюється керівництвом Держкіно.
Проекти наказів з особового складу готує юридичний відділ за поданням керівників структурних підрозділів, підприємств, установ та організацій сфери кінематографії системи Держкіно та на підставі доручень керівництва Держкіно, і, у встановлених випадках, заяв працівників.
Проект наказу з особового складу повинен бути завізований:
керівником юридичного відділу;
керівником структурного підрозділу, у штат якого зараховується співробітник;
заступником Голови, в підпорядкуванні якого знаходиться даний структурний підрозділ.
Проект наказу, не завізований перерахованими вище особами, визнається непідготовленим і не може бути переданий на підпис.
Узгодження здійснюється у формі візування тексту проекту наказу. Візи проставляються на зворотному боці останньої сторінки наказу.
Накази з особового складу підписують Голова або перший заступник Голови. Проект наказу з особового складу представляється на підпис відповідальною посадовою особою юридичного відділу. У разі запровадження системи "Картка" ЄДКС "Кадри" реєстрація, облік та зберігання наказів з особового складу буде здійснюватися юридичним відділом.
Зважаючи на особливий, специфічний характер роботи з кадрами та дбаючи про оперативне вирішення кадрових питань, необхідність уникнення навіть незначних помилок при оформленні наказів з особового складу, здатних призвести до нанесення суттєвої шкоди правам людини, встановити, що вся робота щодо підготовки та оформлення наказів про прийняття, звільнення, переміщення та дисциплінарну відповідальність кадрів та ведення кадрової політики, провадиться юридичним відділом безпосередньо.
Приймання заяв про прийняття на роботу та звільнення з неї чи оформлення інших кадрових документів працівниками інших структурних підрозділів Агентства - забороняється.
Накази з відряджень працівників апарату Державного агентства України з питань кіно оформляються відповідно до порядку оформлення видачі та реєстрації документів на службові відрядження в межах України та за кордон працівників апарату Агентства, затвердженого відповідним наказом Державного агентства України з питань кіно.
Положення приймається в тому випадку, якщо в ньому встановлюються системно пов'язані між собою правила з питань, віднесених до компетенції Держкіно.
В інструкції викладається порядок здійснення якої-небудь діяльності чи порядок застосування положень законодавчих і нормативних актів.
Записи під час засідання, збір матеріалів і підготовка тексту протоколу покладається відповідно до виду заходу на секретаря (колегії, робочої групи та інших дорадчих та консультативних та дорадчих органів) і співробітників підрозділів, що готували питання до обговорення. Текст протоколу повинний бути підготовлений не пізніше ніж через 5 днів із дня засідання. Проекти відповідних пунктів протоколу візуються підрозділом, відповідальним за підготовку.
Протокол підписується головуючим на засіданні і секретарем наради (засідання). Датою протоколу є дата засідання. Протоколи нумеруються порядковими номерами в межах календарного року окремо по кожній групі протоколів: протоколи засідань мають складені номери, що включають порядкові номери підприємств, установ та організацій, що приймали участь у засіданні.
Номера рішень-постанов, прийнятих на засіданнях, складаються з номера протоколу, номера розглянутого питання на порядку денному і порядкового номера рішення в межах питання.
До номерів протоколів і рішень-постанов можуть додаватися буквені коди відповідно до пошукової системи, прийнятої в Держкіно.
Копії протоколів при необхідності розсилаються зацікавленим підприємствам, установам, організаціям і посадовим особам відповідно до покажчика розсилання. Покажчик складає і підписує відповідальний виконавець підрозділу, що готував розгляд питання. Копії протоколів завіряються відповідною печаткою.
Оригінали матеріалів з питань, розглянутих на засіданні, направляються для підшивки в справу в підрозділ-виконавець разом з випискою з протоколу про прийняті рішення.
Копії протоколів засідань, копії повісток дня засідань і матеріалів до засідань знищуються у зв'язку з тим, що потреба в них минула, причому копії протоколів - по акту.
Протоколи нарад, проведених Головою, оформляються за установленою формою працівником відповідальним організацію роботи Голови і представляються на підпис не пізніше 2-денного терміну після проведення наради.
Оригінали протоколів нарад, проведених Головою, з візами працівників, відповідальних за підготовку нарад, зберігаються у працівника, відповідального за організацію роботи Голови, до передачі їх у центральний архів Держкіно.
Протоколи нарад, проведених заступниками Голови, оформляються відповідними структурними підрозділами, що підготували їх, за аналогією.
Оригінали протоколів нарад, проведених заступниками Голови, з візами працівників, що готували наради, зберігаються у останніх до передачі їх у центральний архів Держкіно.
Номер і дата на протоколах нарад, проведених заступниками Голови, проставляються в підрозділах, що готував нараду.
Розмноження і розсилання протоколів нарад, проведених заступниками Голови, здійснюється відповідними структурними підрозділами, що підготували нараду. Розсилання робиться за списком, погодженим з заступником Голови.
Загальні вимоги, котрим повинна відповідати підготовча робота та зміст проектів вказаних документів, такі:
наказ по Держкіно може видаватися лише в межах компетенції Держкіно і не може суперечити діючому законодавству України, керівним документам вищих державних органів;
підготовка проектів наказів повинна вестися ґрунтовно, на підставі глибокого та всебічного вивчення питання;
підготовка проектів наказів та інших документів, їх узгодження з іншими заінтересованими структурними підрозділами та керівництвом Держкіно здійснюється винятково працівниками апарату Держкіно. Використання для цього працівників підпорядкованих підприємств - забороняється;
з метою запобігання дезорганізуючого впливу невиправдано частих змін у наказах по Держкіно забороняється перегляд їхнього змісту раніше ніж через півроку після його підписання. У разі, якщо все ж виникає нагальна потреба внесення таких змін, обов'язково проводиться службове розслідування причин і виявлення посадових осіб, винних у неякісній підготовці попереднього наказу. Виключення становлять об'єктивні обставини, що спричиняють внесення змін та доповнень до наказів Держкіно (зміни у структурній схемі Держкіно та перерозподіл обов'язків між заступниками Голови, структурними підрозділами, прийняття законодавчих та інших актів тощо);
проект наказу не може вийти із структурного підрозділу (ініціатора або вказаного першим у резолюції керівника, що дав доручення на його підготовку) не завізованим керівником структурного підрозділу або особою, що виконує його обов'язки;
проект наказу не може бути поданий на підпис Голові, його заступникам без попередньої оцінки відповідності його законодавству, засвідченої візою юридичного відділу Агентства;
проект наказу подається для його правової оцінки вже повністю опрацьованим і завізованим керівниками всіх заінтересованих структурних підрозділів, що не виключає отримання попередньої консультації в юридичному відділі. Внесення подальших змін до його тексту не допускається без повторного узгодження з правовою службою;
проекти наказів Держкіно після узгодження їх з керівниками всіх заінтересованих структурних підрозділів, юридичним відділом та відповідними заступниками Голови, подаються до працівника відповідального за реєстрацію наказів, який після підписання цих документів реєструє їх.
Розмежування сфер діяльності структурних підрозділів, створюваних при ньому дорадчих органів визначається Положенням про Державне агентство України з питань кіно, структурною схемою апарату Держкіно, а також Положенням про структурні підрозділи та відповідні дорадчі органи (колегію, громадську раду, інші ради, комісії).
Відповідно до структурної схеми Держкіно та наказу Голови здійснюється чіткий розподіл сфер особистої відповідальності Голови та його заступників за діяльністю, закріплених за ними самостійних структурних підрозділів Агентства. При цьому, до сфери контролю і особистої відповідальності першого заступника Голови, окрім регуляторного та контролюючого впливу на діяльність заступника Голови, керівників структурних підрозділів апарату Держкіно, можуть бути включені більш широкі напрямки, наряду з тими структурними підрозділами, що за структурною схемою знаходяться у їхньому безпосередньому підпорядкуванні.
Включення закріпленої за заступником Голови групи структурних підрозділів до сфери відповідальності першого заступника Голови не знімає із заступника Голови повної відповідальності за роботу закріпленої за ним групи структурних підрозділів. Тому, в разі виникнення суттєвих розбіжностей у позиціях, безумовно і невідкладно приступаючи до виконання рішення першого заступника Голови, заступник Голови свою особливу думку з того чи іншого питання може у вигляді службової записки доводити до Голови, котрий і приймає остаточне рішення. Керівники самостійних структурних підрозділів Агентства, несучи повну відповідальність за діяльність очолюваних ними структур, також, і за такою ж схемою, доводять до відповідного заступника Голови, першого заступника Голови або Голови свою особливу думку з питань, по яких у них виникли принципові розбіжності із заступником Голови, у підпорядкуванні якого вони знаходяться.
Копія записки (додаток 1) з викладенням особливої думки, що надсилається керівництву більш високого рангу, обов'язково і одночасно надається безпосередньому керівникові, з котрим виникли розбіжності.
З метою запобігання неузгодженості дій, плутанини керівники всіх рангів свідомо і принципово уникають втручання без відома і згоди іншого керівника до сфери його діяльності.
У той же час звернення колеги щодо надання необхідних матеріалів та інформації, виконання частки спільної роботи та допомоги у іншій формі повинні виконуватися безумовно і вчасно.
Розподіл обов'язків між структурами другого рівня в самих самостійних структурних підрозділах здійснюється керівниками відповідних структурних підрозділів і закріплюється у положеннях про них, затверджуваних Головою. Керівниками цього ж рівня вирішуються і питання організації взаємодії відповідних структур.
Узгодження діяльності структурних підрозділів Держкіно є обов'язковим:
при плануванні роботи, виконанні наказів по Агентству;
під час розроблення спільних рекомендацій, які видаються у формі наказів, рішень Колегії, інформаційних листів та інших документів;
при організації та проведенні виїздів на підприємства, установи та організації, що віднесені до сфери управління Держкіно, з метою перевірки та з інших питань;
при вивченні та узагальненні роботи галузі в цілому та з окремих напрямів діяльності;
при розробці нормативних документів, пам'яток, методичних посібників та підготовці завдань підприємствам, установам та організаціям, що віднесені до сфери управління Держкіно;
з інших питань, які потребують взаємодії при їх вирішенні.
Координація роботи підрозділів у питаннях, вирішення яких потребує комплексного підходу, здійснюється працівниками структурних підрозділів під безпосереднім контролем їхніх керівників.
Проект Державного бюджету України на наступний рік готується відповідальним за його розробку структурним підрозділом відповідно до письмових пропозицій інших структурних підрозділів про потреби галузі (обсяги та напрямки фінансування, їх черговість тощо), а останні на запит відповідального структурного підрозділу повинні своєчасно подавати свої пропозиції із обґрунтуванням.
Для вирішення актуальних питань, що виникають у повсякденній роботі Держкіно, та здійснення контролю за виконанням доручень керівних органів України в Держкіно проводяться наради за участю керівників структурних підрозділів, а у разі необхідності - керівників та фахівців підприємств, установ, організацій, віднесених до сфери управління Держкіно, інших запрошених.
Відповідно до призначення наради поділяються на:
планові (в зазначений день і час);
оперативні (для вирішення конкретних питань та термінових доручень);
цільові (для розгляду заздалегідь спланованих питань) та
спільні міжвідомчі (за участю представників декількох міністерств, відомств).
Наради проводяться керівництвом Держкіно (Головою, першим заступником та заступником Голови), а також керівниками самостійних структурних підрозділів.
Голова щотижня проводить планові апаратні наради за участю його заступників. У разі необхідності, на наради можуть запрошуватись керівники структурних підрозділів Агентства. Методично-організаційну підготовку проведення нарад здійснює працівник відповідальний за організацію роботи Голови, яка включає:
підготовку переліку доручень Голови та інших питань, що стоять на контролі у Голови, стан та терміни їх виконання (з вказівкою стану виконання доручень попередніх нарад), відповідальних осіб;
зведення інформації стосовно підготовки проектів та організації виконання актів Верховної Ради України (у тому числі депутатських запитів, звернень), указів, розпоряджень, доручень Президента України (у тому числі Секретаріату Президента України), постанов, розпоряджень, доручень Кабінету Міністрів України; стану виконання положень Програми дій Уряду; підготовки засідання колегії Держкіно та стану виконання раніше прийнятих рішень колегії; прийнятих законодавчих та інших нормативно-правових актів протягом звітного тижня; стану виконавської дисципліни;
планування тижня роботи Голови.
Рішення, прийняті на апаратних нарадах, оформлюються не пізніше ніж у дводенний строк окремим дорученням.
Перший заступник Голови щотижня проводить планові наради за участю заступника Голови та керівників структурних підрозділів Держкіно. Методично-організаційну підготовку проведення нарад здійснює працівник відповідальний за ведення діловодства, яка включає:
підготовку переліку доручень першого заступника Голови та інших питань, що стоять на контролі у Держкіно (у тому числі, порушених керівниками структурних підрозділів у службових записках), стан та терміни їх виконання (з вказівкою стану виконання доручень попередніх нарад), відповідальних осіб;
підготовку робочого тижня щодо основних заходів Держкіно;
підготовку нагадувань по документам, строк виконання яких закінчується на поточному тижні, стан та терміни їх виконання (з вказівкою стану невиконання документів попередніх нарад), відповідальних осіб, спільно з Сектором контролю та перевірки виконання актів і доручень Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України.
Заступник Голови має не рідше одного разу в місяць проводити планові наради з працівниками підпорядкованих їм структурних підрозділів. У разі необхідності, на наради можуть запрошуватись керівники структурних підрозділів, не підпорядкованих Голові.
Матеріали до оперативної наради подаються учасникам оперативної наради завчасно, а з додаткових (позапланових) питань - у день її проведення.
За прямим дорученням Голови перший заступник і заступник Голови можуть проводити наради із запрошенням інших категорій працівників, залежно від питання, яке вирішується на нараді (запрошуються лише особи, без участі котрих питання, що включені до порядку денного, не можуть бути розглянуті належним чином).
Пропозиції та зауваження, висловлені учасниками засідання дорадчого органу чи нарад, подаються, як правило, у письмовій формі для врахування при доопрацюванні проекту рішення.
Після розгляду питання і прийняття рішення щодо нього, особи, запрошені на засідання лише з цього питання, у подальшій роботі участі не беруть.
Питання про можливість присутності на засіданнях представників засобів масової інформації вирішується особою, що проводить засідання.
Рішення, прийняті на оперативній нараді, оформлюються у дводенний строк окремим дорученням.
Для вирішення питань міжвідомчого характеру Держкіно проводить міжвідомчі наради із залученням представників інших органів виконавчої влади.
Порядок денний та матеріали до нього надсилаються учасникам міжвідомчої наради не пізніше ніж за два дні до початку її проведення.
Організація міжвідомчих нарад покладається на першого заступника Голови, заступника Голови та структурний підрозділ, до компетенції якого належить питання, що розглядатиметься.
Контроль за виконанням доручень, даних на нарадах, здійснює структурний підрозділ, відповідальний за питання, що розглядалося на міжвідомчій нараді.
VI. Взаємодія центрального органу виконавчої влади з іншими органами державної влади та органами місцевого самоврядування
Під час здійснення своїх повноважень Держкіно України взаємодіє з Верховною Радою України та її органами, Президентом України та його Секретаріатом, Кабінетом Міністрів України та його Секретаріатом, центральними і місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.
Держкіно України, взаємодіючи з Верховною Радою України:
забезпечує представлення у Верховній Раді України внесеного Кабінетом Міністрів України законопроекту та його супроводження на всіх стадіях розгляду;
визначає посадову особу, яка представлятиме позицію Кабінету Міністрів України під час розгляду законопроекту, внесеного на розгляд Верховної Ради України народними депутатами України;
готує висновки до законопроектів, внесених на розгляд Верховної Ради України народними депутатами України;
розглядає депутатські звернення і запити, звернення та рекомендації комітетів Верховної Ради України;
готує матеріали до проведення години запитань до Уряду та до парламентських слухань, слухань у комітетах Верховної Ради України.
Відповідальними за забезпечення взаємодії з Верховною Радою України в Держкіно України визначено першого заступника Голови та заступника Голови в межах їх повноважень та посадова особа або відповідальний структурний підрозділ діяльність якого спрямовується зазначеною посадовою особою.
Держкіно України взаємодіє із Секретаріатом Кабінету Міністрів України з питань, що виникають у відносинах з Кабінетом Міністрів України, проводить консультації стосовно процедури підготовки проектів актів законодавства та інших документів, які подаються на розгляд Кабінету Міністрів України, організації контролю за виконанням рішень Кабінету Міністрів України, а також з інших питань.
Держкіно України забезпечує постійну та ефективну співпрацю з іншими органами виконавчої влади.
Держкіно України розглядає звернення, пропозиції, інші матеріали та документи, що надходять від центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, забезпечує своєчасне узгодження проектів нормативно-правових актів, що подаються на розгляд Кабінету Міністрів України.
VII. Взаємодія із засобами масової інформації та громадськістю
З метою забезпечення участі громадськості у процесі підготовки проектів рішень та моніторингу громадської думки під час їх виконання при Держкіно створюється громадська рада відповідно до Типового положення про громадську раду при міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласній, Київській та Севастопольській міській, районній, районній у мм. Києві та Севастополі державній адміністрації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2010 р. № 996 "Про забезпечення участі громадськості у формуванні та реалізації державної політики".
Держкіно створює необхідні умови для роботи громадської ради та проведення її засідань. Рішення громадської ради мають рекомендаційний характер.
З метою організації ефективної взаємодії між Держкіно, засобами масової інформації та об'єднаннями громадян Агентство забезпечує:
проведення в установленому порядку консультацій з громадськістю;
організацію вивчення громадської думки стосовно проблем, пріоритетів та перспектив розвитку у відповідній сфері;
проведення моніторингу громадської думки під час підготовки та виконання рішень центрального органу виконавчої влади;
інформування громадськості про діяльність Держкіно шляхом проведення пресконференцій, брифінгів, Інтернет-конференцій, прямих телефонних ліній, розміщення в засобах масової інформації статей, інтерв'ю, коментарів, підготовки теле- і радіопередач, виготовлення та розповсюдження інформаційно-презентаційної продукції про діяльність Агентства;
проведення моніторингу повідомлень у засобах масової інформації стосовно своєї діяльності та реагування на критичні зауваження;
організацію та проведення роз'яснень цілей, змісту і порядку реалізації державної політики у відповідній сфері.
Пропозиції (звернення) об'єднань громадян розглядаються у місячний строк Головою чи першим заступником Голови, заступником Голови. Про результати розгляду авторові пропозицій (звернень) повідомляється листом за підписом зазначених осіб.
VIII. Організація роботи із зверненнями громадян
Розгляд звернень громадян, організація їх особистого прийому здійснюється у Держкіно відповідно до Закону України "Про звернення громадян" та інших актів законодавства.
За зверненнями громадян ведеться в установленому порядку окреме діловодство.
Особистий прийом громадян регулярно проводять Голова, перший заступник Голови, заступник Голови, керівники структурних підрозділів та інші посадові особи Держкіно згідно з графіком, затвердженим наказом Агентства, який доводиться до відома громадян шляхом розміщення на веб-сайті Держкіно чи іншому доступному для громадян місці.
У разі відсутності посадової особи, яка проводить особистий прийом громадян згідно із затвердженим графіком, прийом здійснює посадова особа, на яку покладено виконання її обов'язків.
Звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.
Листи і скарги (звернення, клопотання) громадян розглядаються Головою, першим заступником Голови, заступником Голови відповідно до розподілу службових обов'язків, керівниками структурних підрозділів Держкіно.
Усні заяви і повідомлення про злочини розглядаються відповідно до статей 95-97 Кримінально-процесуального кодексу України.
Особи, винні у порушенні вимог Указу Президента України від 13.08.2002 р. № 700 "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення" та Закону України "Про звернення громадян", несуть відповідальність, встановлену законодавством України.
-
скопійовано
-
-
