ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
Н А К А З
18.02.2003 N 24
{ Наказ скасовано на підставі Наказу Державноїархівної служби
N 24 ( v0024843-14 ) від 04.02.2014 }
Про затвердження Примірної номенклатури справ апаратуобласних, Київської та Севастопольської міських
державних адміністрацій
{ Із змінами, внесеними згідно з Наказом Державногокомітету архівів
N 24 ( v0024560-09 ) від 09.02.2009 }
З метою виконання Програми дій Держкомархіву України
(затвердженої Головою Держкомархіву України 24 квітня 2000 р.),
спрямованих на забезпечення виконання Програми діяльності Кабінету
Міністрів України та надання методичної допомоги у складанні
номенклатур справ апарату обласних, Київської та Севастопольської
міських державних адміністрацій Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Примірну номенклатуру справ апарату обласних,
Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій
(додається).
2. Відділу адміністративно-технічного забезпечення
Держкомархіву України (Кокодзей І.П.), Державному центру
збереження НАФ (Терещук Л.В.) до 1 квітня організувати видання
Примірної номенклатури справ накладом 100 прим.
3. Центру інформаційних технологій Держкомархіву України
(Забенько Ю.І.) у п'ятиденний строк опублікувати Примірну
номенклатуру справ на веб-сайті Держкомархіву України у розділі
"Нормативна база".
4. Контроль за впровадженням Примірної номенклатури справ
покласти на відділ формування НАФ та діловодства Держкомархіву
України (Портнов Г.В.).
Голова Державного комітету Г.В.Боряк
ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Держкомархіву України
Методичною комісією
Держкомархіву України
27.12.2002 протокол N 10
ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРАсправ апарату обласних, Київської та Севастопольської
міських державних адміністрацій
Методичні вказівки з використання примірноїноменклатури справ апарату обласних, Київської
та Севастопольської міських державних адміністрацій
Примірна номенклатура справ апарату обласних, Київської та
Севастопольської міських державних адміністрацій (далі - апарату
адміністрацій) є систематизованим переліком заголовків справ,
характерних для діяльності апарату адміністрацій. Примірну номенклатуру справ апарату адміністрацій побудовано
за структурним принципом. Її розділи визначено відповідно до
примірних переліків управлінь, відділів та інших структурних
підрозділів обласної, Севастопольської міської державних
адміністрацій, які затверджено постановою Кабінету Міністрів
України від 18 травня 2000 р. N 821 ( 821-2000-п ) "Про
упорядкування структури місцевих державних адміністрацій". Примірну номенклатуру справ підготовлено на основі вивчення
складу і змісту документів апарату адміністрацій. При її
підготовці враховано загальну практику систематизації та
зберігання службових документів. Для визначення строків зберігання використано Перелік типових
документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та
місцевого самоврядування, інших установ, організацій і
підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, який
затверджено наказом Головного архівного управління при Кабінеті
Міністрів України від 20 липня 1998 р. N 41 ( z0576-98 ) і
зареєстровано в Мін'юсті України 17 вересня 1998 р. N 576/3016
(далі - Перелік типових документів), а також Зміни до Переліку
типових документів, які затверджено наказом Державного комітету
архівів України від 23 жовтня 2001 р. N 82 ( z0938-01 ) і
зареєстровано в Мін'юсті України 6 листопада 2001 р. N 938/6129,
та Доповнення до Переліку типових документів, які затверджено
наказом Державного комітету архівів України від 26 листопада
2001 р. N 93 ( z1023-01 ) і зареєстровано в Мін'юсті України
11 грудня 2001 N 1023/6214. Примірна номенклатура справ є методичним документом і має
рекомендаційний характер. Вона є основним посібником для
обов'язкового складання індивідуальної номенклатури справ кожного
конкретного апарату адміністрації. При складанні індивідуальної номенклатури справ апарату
адміністрації необхідно мати на увазі, що:
5. З примірної номенклатури справ до індивідуальної
переносяться тільки ті заголовки справ, документи яких фактично
утворюються в діяльності даного апарату адміністрації. В
індивідуальну номенклатуру справ можуть бути включені також
справи, не передбачені примірною номенклатурою.
6. Заголовки справ, наведені в примірній номенклатурі справ,
при складанні індивідуальної номенклатури справ конкретизуються і
уточнюються (вказуються автори, види документів тощо).
7. Залежно від обсягу документів, строків їхнього зберігання
в індивідуальній номенклатурі дозволяється об'єднувати чи
подрібнювати справи, зазначені в примірній номенклатурі справ.
Наприклад, справа 01.01-26 "Листування з органами державної влади
та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян,
підприємствами, установами та організаціями про реалізацію
ринкових відносин і реформування у агропромисловому комплексі"
може бути подрібнена на більш вузькі питання: - "Листування з органами державної влади та місцевого
самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами
та організаціями з питань фінансово-господарської діяльності
колективних сільгосппідприємств, селянських (фермерських)
господарств, інших організацій агропромислового комплексу, їх
кредитування, банківського та страхового обслуговування"; - "Листування з органами державної влади та місцевого
самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами
та організаціями з питань приватизації в агропромисловому
комплексі, проведення земельної реформи, землевпорядкування,
землекористування"; - "Листування з органами державної влади та місцевого
самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами
та організаціями з питань меліорації, водного та лісового
господарства". Подрібнення справ може проводитися також і за
кореспондентами.
8. При складанні індивідуальної номенклатури справ строки
зберігання справ, передбачені примірною номенклатурою,
переносяться до індивідуальної. Для документів, не передбачених
примірною номенклатурою справ, строки зберігання встановлюються
відповідно до Переліку типових документів ( z0576-98 ). Для
документів, не передбачених чинним Переліком типових документів та
змінами і доповненнями до нього, строки зберігання встановлюються
на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) апарату
адміністрації за погодженням з експертно-перевірною комісією (ЕПК)
відповідного державного архіву. При цьому в індивідуальній
номенклатурі справ у графі 5 робиться примітка: "Строк зберігання
встановлений (назва ЕПК державного архіву, протокол від
____________ N ____)".
____________ N ____)".
9. Оформлення індивідуальної номенклатури справ апарату
адміністрації здійснюється відповідно до вимог чинних
нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної
справи, примірної інструкції з діловодства. Індивідуальна
номенклатура справ складається в 4-х примірниках. Перший з них
зберігається у справах загального відділу, другий залишається в
державному архіві, з яким номенклатура погоджувалася, третій
примірник передається до архівного підрозділу апарату
адміністрації, четвертий є робочим документом апарату
адміністрації і розподіляється за розділами між її структурними
підрозділами. Форма індивідуальної номенклатури справ апарату адміністрації
наведена у Додатку. При заповненні граф індивідуальної номенклатури справ апарату
адміністрації необхідно враховувати такий порядок:
1. У першій графі проставляється індекс справи, який
складається з індексу структурного підрозділу апарату
адміністрації і порядкового номера справи, наприклад: 04-02, де
04 - найменування структурного підрозділу апарату адміністрації
(організаційний відділ); 02 - номер справи згідно з порядком
нумерації в межах розділу.
2. У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен
відтворювати вид справи або види документів і розкривати їх зміст.
Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого справа
заводиться. Заголовки в номенклатурі справ повинні бути короткими,
чіткими, гранично точними. В заголовку на початку вказується вид
справи (журнал, книга) або види документів (розпорядження, плани,
звіти, листування тощо). У заголовках справ, які містять документи
з одного питання, але не пов'язані послідовністю ведення
діловодства, вживається термін "документи" (у значенні "вид
справи"). Основні різновиди документів, згрупованих у справі,
зазначаються в дужках, наприклад: "Документи (довідки, доповідні
записки, огляди) про підготовку та підвищення кваліфікації
кадрів". У заголовках справ, що містять листування, зазначається
кореспондент та питання, з якого воно ведеться. Якщо у справі групується планово-звітна документація, то в
заголовку обов'язково вказується період (місяць, квартал, рік), за
який створено документ, номер чи умовне позначення форми звіту.
3. Третя графа (кількість справ) заповнюється із закінченням
діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у
минулому діловодному році. Ці дані відображаються в підсумковому
записі, який обов'язково оформляється після закінчення діловодного
року (продовження Додатка).
4. У четвертій графі індивідуальної номенклатури справ
вказуються строки зберігання і посилання на статті примірної
номенклатури справ або Переліку типових документів ( z0576-98 ). В
окремих випадках, коли у справах передбачається формування
документів з різними тимчасовими строками зберігання,
встановлюється максимальний строк зберігання, наприклад, справа з
документами, строки зберігання яких встановлені 3 і 5 років, буде
мати строк зберігання 5 років. Якщо до строку зберігання додана відмітка "ЕПК", це означає,
що документи даної категорії можуть мати культурне та практичне
значення і підлягають постійному зберіганню. Це питання
вирішується за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву
після закінчення діловодного року. При формуванні документів з
грифом "Для службового користування" в одну справу, незалежно від
їх змісту, строк зберігання справи не встановлюється, а у графі 4
ставиться відмітка "ЕК". Із закінченням діловодного року ця справа
переглядається ЕК по аркушах і визначається строк її зберігання.
При необхідності приймається рішення про переформування документів
такої справи (документи постійного строку зберігання групуються в
окрему справу, якій надається самостійний заголовок і додатково
вноситься до номенклатури справ).
5. У п'ятій графі індивідуальної номенклатури справ
проставляються відмітки про заведення справ, передавання їх до
архіву, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення
цієї справи. У справи групуються тільки виконані і правильно оформлені
оригінали документів або засвідчені в установленому порядку копії.
Кожна справа повинна містити не більше 200-250 аркушів (30-40 мм).
Якщо справа має більшу кількість аркушів, її треба формувати у
декількох томах під одним індексом. Неправильно оформлені
документи повертаються виконавцям на доопрацювання. Не дозволяється включення до справи документів, які не
відносяться до неї, чернеток, різних варіантів, розмножених копій,
а також документів, що підлягають поверненню. У справу повинні
групуватись документи одного діловодного року (за винятком
перехідних справ). Не дозволяється групувати у справи документи постійного
зберігання разом з документами тимчасового строку зберігання. Необхідно включати до справи документи з одного питання або
групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний
комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім - усі інші в
логічній послідовності. Примірна номенклатура справ апарату адміністрацій передбачає
централізоване формування справ з листуванням за підписом
керівництва адміністрації у загальному відділі. В індивідуальній
номенклатурі справ дозволяється при необхідності у структурних
підрозділах апарату адміністрації формувати копії цих справ та
зберігати їх доки не мине потреба. До індивідуальної номенклатури (в структурних підрозділах)
можуть включатися копії нормативних актів державної влади, копії
організаційно-розпорядчих документів апарату адміністрації
(розпорядження, накази, положення про структурні підрозділи,
посадові інструкції тощо), які будуть мати строк зберігання "доки
не мине потреба". Індивідуальна номенклатура справ підлягає переоформленню,
повторному погодженню з відповідним державним архівом при суттєвих
змінах у структурі чи напрямках діяльності, але не рідше одного
разу за 5 років. За відсутності таких змін до кінця кожного
діловодного року номенклатура справ обов'язково уточнюється,
передруковується, затверджується керівником апарату адміністрації
і набирає чинності з 1 січня наступного року.
ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВапарату обласних, Київської та Севастопольської
міських державних адміністрацій
-------------------------------------------------------------------- |Індекс| Заголовок справи | К-ть | Строк | Примітки | |справи| (тому, частини) |(томів,|зберігання | | | | |частин)| справи | | | | | | (тому, | | | | | |частини) і | | | | | | номери | | | | | |статей за | | | | | | переліком | | | | | |( z0576-98 )| | |------------------------------------------------------------------| | 01 - ЗАГАЛЬНИЙ ВІДДІЛ 01.01 - КАНЦЕЛЯРІЯ | |------------------------------------------------------------------| |01.01-|Закони, постанови та | |Доки не |1 | | 01 |інші акти Верховної Ради| |мине | НА державне | | |України; постанови, | | 1 |зберігання | | |рішення, інші акти | |потреба |не | | |комітетів і комісій | |ст. 1-б |передаються | | |Верховної Ради України | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Укази, розпорядження | |Доки не |1 | | 02 |Президента України | |мине |Що стосуються| | | | | 1 |діяльності | | | | |потреба |адміністрації| | | | |ст. 2-б |- пост. | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Розпорядження Глави | |Доки не |1 | | 03 |Адміністрації Президента| |мине |Що стосуються| | |України | | 1 |діяльності | | | | |потреба |адміністрації| | | | |ст. 2-б |- пост. | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Постанови, розпорядження| |Доки не |1 | | 04 |Кабінету Міністрів | |мине |Що стосуються| | |України | | 1 |діяльності | | | | |потреба |адміністрації| | | | |ст. 3-б |- пост. | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Протоколи, стенограми | |Доки не |1 | | 05 |засідань Кабінету | |мине |Що стосуються| | |Міністрів України, | | 1 |діяльності | | |витяги з протоколів | |потреба |адміністрації| | |засідань Кабінету | |ст. 10-б |- пост. | | |Міністрів України, | | | | | |надіслані до відома | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Рішення Національної | |Доки не |1 Що | | 06 |Ради з узгодження | |мине |стосуються | | |діяльності | | 1 |діяльності | | |загальнодержавних і | |потреба |адміністрації| | |регіональних органів та | |ст. 15-б |- пост. | | |органів місцевого | | | | | |самоврядування; рішення | | | | | |Ради регіонів, інших | | | | | |консультативних рад | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Документи (постанови, | |Доки не |1 Що | | 07 |рішення, протоколи тощо)| |мине |стосуються | | |Конституційного суду | | 1 |діяльності | | |України | |потреба |адміністрації| | | | |ст. 10-б |- пост. | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Ініціативні пропозиції, | |Пост. | | | 08 |законопроекти, внесені | |ст. 7-а | | | |до органів державної | | | | | |влади, та документи | | | | | |(довідки, доповідні | | | | | |записки, висновки) з їх | | | | | |розроблення | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Доручення Президента | |Пост. | | | 09 |України та документи | |ст. 9 | | | |(довідки, доповідні | | | | | |записки, інформації | | | | | |тощо) з їх виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Доручення Кабінету | |Пост. | | | 10 |Міністрів України та | |ст. 9 | | | |документи (довідки, | | | | | |доповідні записки, | | | | | |інформації тощо) з їх | | | | | |виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Депутатські запити та | |10 р. | | | 11 |документи (довідки, | |ЕПК ст. 1а | | | |доповідні записки, | | | | | |інформації, висновки, | | | | | |листування) з їх | | | | | |виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Документи (довідки, | |Пост. ст. | | | 12 |доповідні записки, | |ст. 9, 45-а | | | |інформації тощо) з | | | | | |виконання рішень | | | | | |Національної Ради з | | | | | |узгодження діяльності | | | | | |загальнодержавних і | | | | | |регіональних органів та | | | | | |органів місцевого | | | | | |самоврядування; Ради | | | | | |регіонів, інших | | | | | |консультативних рад | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Документи (доповіді, | |Пост. ст. | | | 13 |довідки, доповідні | |ст. 132-а, | | | |записки, огляди, | |137-а | | | |розрахунки) з виконання | | | | | |державних і регіональних| | | | | |програм | | | | | |соціально-економічного | | | | | |та культурного розвитку | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Документи (доповіді, | |Пост. ст. | | | 14 |довідки, доповідні | |ст. 132-а, | | | |записки, огляди, | |137-а | | | |розрахунки) з виконання | | | | | |програм охорони довкілля| | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Документи (доповіді, | |Пост. ст. | | | 15 |довідки, доповідні | |ст. 132-а, | | | |записки, огляди, | |137-а | | | |розрахунки) з виконання | | | | | |програм | | | | | |національно-культурного | | | | | |розвитку корінних | | | | | |народів і національних | | | | | |меншин | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Документи (довідки, | |Пост. ст. | | | 16 |доповідні записки, | |ст. 149-а, | | | |розрахунки, | |150-а, 234 | | | |обгрунтування, звіти) з | | | | | |підготовки та виконання | | | | | |бюджетів | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Угоди про економічне та | |Пост. ст. | | | 17 |культурне | |ст. 1008 | | | |співробітництво з | | | | | |різними регіонами | | | | | |України та зарубіжними | | | | | |країнами | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Документи (протоколи | |Пост. | | | 18 |зустрічей, звіти, | |ст. 1007, | | | |доповіді, інформації) | |1008 | | | |про прийом представників| | | | | |зарубіжних країн і | | | | | |організацій | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Документи (програми, | |5 р. | | | 19 |плани проведення | |ст. 1010 | | | |зустрічей, графіки, | | | | | |маршрути) про приїзд і | | | | | |перебування в області | | | | | |(місті) визначних діячів| | | | | |України та представників| | | | | |зарубіжних країн | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з Верховною | |5 р. | | | 20 |Радою України, її | |ЕПК ст. 6Д | | | |Президією та комітетами | | | | | |з питань діяльності | | | | | |органів державної | | | | | |виконавчої влади та | | | | | |місцевого самоврядування| | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 21 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про | | | | | |забезпечення законності,| | | | | |охорони прав, свобод і | | | | | |законних інтересів | | | | | |громадян | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 22 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про | | | | | |соціально-економічний | | | | | |розвиток області міста | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 23 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про | | | | | |фінансування, | | | | | |затвердження і виконання| | | | | |бюджету, ціноутворення, | | | | | |індексацію, виділення і | | | | | |використання коштів тощо| | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 24 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про | | | | | |управління майном, | | | | | |приватизацію | | | | | |комунального і | | | | | |державного майна, | | | | | |сприяння розвитку | | | | | |підприємництва | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 25 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про | | | | | |реалізацію ринкових | | | | | |відносин і реформування | | | | | |у промисловості, | | | | | |паливно-енергетичному | | | | | |комплексі, транспорті та| | | | | |зв'язку | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 26 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про | | | | | |реалізацію ринкових | | | | | |відносин і реформування | | | | | |в агропромисловому | | | | | |комплексі | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 27 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про стан і| | | | | |розвиток капітального | | | | | |будівництва, | | | | | |житлово-комунального | | | | | |господарства, | | | | | |містобудування та | | | | | |архітектури | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 28 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про стан і| | | | | |розвиток торгівлі, | | | | | |побутових послуг та | | | | | |громадського харчування | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 29 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про стан і| | | | | |розвиток освіти і науки | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 30 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про стан і| | | | | |розвиток культури та | | | | | |засобів масової | | | | | |інформації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 31 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями з питань | | | | | |охорони здоров'я | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 32 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями з питань | | | | | |фізичної культури, | | | | | |спорту та туризму | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 33 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями з питань | | | | | |сім'ї, жінок, молоді та | | | | | |неповнолітніх | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 34 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями з питань | | | | | |релігії, національностей| | | | | |та міграції населення | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 35 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про | | | | | |використання землі, | | | | | |природних ресурсів, | | | | | |охорони довкілля | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 36 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про | | | | | |зовнішньоекономічну | | | | | |діяльність, встановлення| | | | | |виробничих, наукових і | | | | | |культурних зв'язків | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |10 р. ЕКП | | | 37 |державної влади та | |ст. 2179 | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про захист| | | | | |населення від наслідків | | | | | |Чорнобильської | | | | | |катастрофи та | | | | | |екологічної безпеки | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 38 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями з питань | | | | | |забезпечення соціального| | | | | |захисту, зайнятості | | | | | |населення, праці та | | | | | |заробітної плати | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 39 |державної влади та | |ЕПК ст. 6Д | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями з питань | | | | | |кадрової роботи та | | | | | |державної служби | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |10 р. | | | 40 |державної влади та | |ст. 680 | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |профспілковими органами,| | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про | | | | | |представлення | | | | | |працівників до урядових | | | | | |нагород, присвоєння | | | | | |почесних звань, | | | | | |висування і затвердження| | | | | |кандидатур на здобуття | | | | | |Державних премій | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 41 |державної виконавчої | |ЕПК ст. 6Д | | | |влади про | | | | | |громадсько-політичну | | | | | |ситуацію в області | | | | | |(місті) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 42 |державної виконавчої | |ЕПК ст. 6Д | | | |влади з питань | | | | | |діяльності об'єднань | | | | | |громадян, політичних | | | | | |блоків, партій та рухів | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 43 |державної виконавчої | |ЕПК ст. 6Д | | | |влади про підготовку і | | | | | |проведення референдумів | | | | | |та виборів | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з | |10 р. ст. 68| | | 44 |правоохоронними і | | | | | |контролюючими органами з| | | | | |правових питань | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 45 |державної виконавчої | |ЕПК ст. 6Д | | | |влади, Радою | | | | | |національної безпеки та | | | | | |оборони України, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про | | | | | |мобілізаційну та | | | | | |оборонну роботу | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з | |5 р. | | | 46 |райдержадміністраціями з| |ЕПК ст. 6Д | | | |організаційних питань | | | | | |їхньої діяльності | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з органами | |5 р. | | | 47 |місцевого самоврядування| |ЕПК ст. 6Д | | | |(сільськими, селищними і| | | | | |міськими Радами) та їх | | | | | |виконавчими комітетами, | | | | | |виборчими комісіями з | | | | | |організаційних питань | | | | | |їхньої діяльності | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Листування з | |10 р. | | | 48 |підприємствами, | |ЕПК ст. 766 | | | |установами і | | | | | |організаціями з питань | | | | | |виділення, обміну та | | | | | |приватизації житла, | | | | | |постановки на квартирний| | | | | |облік, міжміського | | | | | |обміну | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Документи з грифом "Для | |ЕК | | | 49 |службового | | | | | |користування", що | | | | | |стосуються діяльності | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Зведена номенклатура | | 1 |1 | | 50 |справ апарату | |Пост. | На держзбе-| | |адміністрації | |ст. 89-а |рігання не | | | | | |передається | | | | | |передається | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Річний (піврічний, | |5 р. ст. | | | 51 |квартальний) план роботи| |ст. 154, | | | |відділу та звіт про його| |299 | | | |виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Відомості (довідки) про | |3 р. ст. 91 | | | 52 |документообіг в апараті | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Документи (доповідні | |5 р. ст. 111| | | 53 |записки, довідки, акти) | | | | | |про стан ведення | | | | | |діловодства в | | | | | |управліннях, відділах та| | | | | |інших структурних | | | | | |підрозділах | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Списки постійних | | 1 |1 | | 54 |кореспондентів та їх | |1 р. | Після заміни| | |адреси | |ст. 1135 |новими | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Реєстраційні картки | |Пост. ст. 99| | | 55 |законів, постанов та | | | | | |інших актів Верховної | | | | | |Ради України | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Реєстраційні картки | |Пост. ст. 99| | | 56 |указів, розпоряджень | | | | | |Президента України | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Реєстраційні картки | |Пост. ст. 99| | | 57 |розпоряджень Глави | | | | | |Адміністрації Президента| | | | | |України | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Реєстраційні картки | |Пост. ст. 99| | | 58 |постанов, розпоряджень | | | | | |Кабінету Міністрів | | | | | |України | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Реєстраційні картки | |Пост. ст. 99| | | 59 |виписок з протоколів | | | | | |засідань Кабінету | | | | | |Міністрів України і з | | | | | |протоколів засідань | | | | | |Президії Кабінету | | | | | |Міністрів України | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Реєстраційні картки | |3 р. | | | 60 |(бази даних) вхідних, | |ст. 100-б | | | |вихідних та внутрішніх | | | | | |документів | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Реєстри на відправлену | |1 р. ст. 101| | | 61 |кореспонденцію | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Журнал обліку бланків | |1 р. | | | 62 |суворої звітності | |ст. 103-а | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Журнали обліку врученої | |1 р. | | | 63 |кореспонденції (розносні| |ст. 103-г | | | |книги) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Журнал реєстрації | |3 р. | | | 64 |вхідних документів з | |ст. 100-б | | | |грифом "Для службового | | | | | |користування" | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Журнал реєстрації | |3 р. | | | 65 |вихідних документів з | |ст. 100-б | | | |грифом "Для службового | | | | | |користування" | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Журнал обліку друкування| |1 р. | | | 66 |документів з грифом "Для| |ст. 103-в | | | |службового користування"| | | | | |для ознайомлення | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Журнал обліку видачі | |1 р. | | | 67 |працівникам апарату | |ст. 103-г | | | |адміністрації документів| | | | | |з грифом "Для службового| | | | | |користування" для | | | | | |ознайомлення | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Картки і журнали | |1 р. ст. 102| | | 68 |реєстрації телеграм, | | | | | |телефонограм, факсів | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Замовлення на виконання | |1 р. ст. 104| | | 69 |машинописних і | | | | | |розмножувальних робіт | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Журнал, табель | |1 р. | | | 70 |реєстрації приходу на | |ст. 1142 | | | |роботу і виходу з роботи| | | | | |працівників апарату | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Графіки чергувань | |1 р. | | | 71 |керівництва апарату | |ст. 1279 | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Акти | | 1 |1 | | 72 |приймання-передавання | |3 р. | Після зміни | | |документів, складені під| |ст. 55-б | відпові- | | |час зміни відповідальних| | | дальних | | |працівників відділу | | |працівників | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.01-|Номенклатура справ | |3 р. | | | 73 |відділу | |ст. 89-б | | |------------------------------------------------------------------| | 01.02 - ПРОТОКОЛЬНА ЧАСТИНА | |------------------------------------------------------------------| |01.02-|Розпорядження голови | |Пост. |В інших | | 01 |адміністрації з основної| |ст. 5-а |підрозділах | | |діяльності | | |зберігаються | | | | | |копії | | | | | |розпоряджень | | | | | |- доки не | | | | | |мине потреба | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Розпорядження голови | |Пост. | | | 02 |адміністрації з грифом | |ст. 5-а | | | |"Для службового | | | | | |користування" | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Розпорядження голови | |75 р. | | | 03 |адміністрації про | |ст. 5-б | | | |прийняття, переведення, | | | | | |заохочення, звільнення, | | | | | |сумісництво заступників | | | | | |голови, керівників | | | | | |апарату, управлінь, | | | | | |відділів та інших | | | | | |структурних підрозділів | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Розпорядження голови | |5 р. | | | 04 |адміністрації про | |ст. 5-в | | | |надання відпусток | | | | | |заступникам голови, | | | | | |керівникам апарату, | | | | | |управлінь, відділів та | | | | | |інших структурних | | | | | |підрозділів | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Розпорядження голови | |3 р. | | | 05 |адміністрації про | |ст. 5-г | | | |стягнення, відрядження | | | | | |заступників голови, | | | | | |керівників апарату, | | | | | |управлінь, відділів та | | | | | |інших структурних | | | | | |підрозділів | | | | | |адміністрації; з | | | | | |адміністративно- | | | | | |господарських питань | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Доручення голови | |Пост. ст. 9 | | | 06 |адміністрації та | | | | | |документи (довідки, | | | | | |доповідні записки, | | | | | |доповіді, інформації) з | | | | | |їх виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Протоколи засідань | |Пост. ст. 10| | | 07 |колегії адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Протоколи нарад у голови| |Пост. ст. 11| | | 08 |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Протоколи нарад у | |Пост. ст. 11| | | 09 |заступників голови | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Документи (постанови, | |Пост. |1 | | 10 |рішення, протоколи) | |ст. 15-а | Документи | | |постійно діючих комісій,| | |кожної | | |рад при адміністрації1 | | |комісії, ради| | | | | |формують в | | | | | |окремі справи| |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Накази керівника апарату| |Пост. | | | 11 |адміністрації з основних| |ст. 16-а | | | |напрямів діяльності | | | | | |апарату | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Журнал реєстрації | |Пост. | | | 12 |розпоряджень голови | |ст. 100-а | | | |адміністрації з основної| | | | | |діяльності | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Журнал реєстрації | |Пост. | | | 13 |розпоряджень голови | |ст. 100-а | | | |адміністрації з грифом | | | | | |"Для службового | | | | | |користування" | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Журнал реєстрації | |Пост. | | | 14 |розпоряджень голови | |ст. 100-а | | | |адміністрації про | | | | | |прийняття, переведення, | | | | | |заохочення, звільнення, | | | | | |сумісництво заступників | | | | | |голови, керівників | | | | | |апарату, управлінь, | | | | | |відділів та інших | | | | | |структурних підрозділів | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Журнал реєстрації | |3 р. | | | 15 |розпоряджень голови | |ст. 100-б | | | |адміністрації про | | | | | |надання відпусток | | | | | |заступникам голови, | | | | | |керівникам апарату, | | | | | |управлінь, відділів та | | | | | |інших структурних | | | | | |підрозділів | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Журнал реєстрації | |3 р. | | | 16 |розпоряджень голови | |ст. 100-б | | | |адміністрації про | | | | | |стягнення, відрядження | | | | | |заступників голови, | | | | | |керівників апарату, | | | | | |управлінь, відділів та | | | | | |інших структурних | | | | | |підрозділів | | | | | |адміністрації; з | | | | | |адміністративно- | | | | | |господарських питань | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Журнал реєстрації | |Пост. | | | 17 |доручень голови | |ст. 100-а | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.02-|Журнал реєстрації | |Пост. | | | 18 |наказів керівника | |ст. 100-а | | | |апарату адміністрації з | | | | | |основних напрямів | | | | | |діяльності апарату | | | | |------------------------------------------------------------------| | 01.03 - АРХІВ | |------------------------------------------------------------------| |01.03-|Правила, положення, | |До заміни | | | 01 |інструкції, методичні | |новими | | | |вказівки та рекомендації| |ст. 18-б | | | |з питань архівної справи| | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Паспорт архіву апарату | |До заміни | | | 02 |адміністрації | |новим | | | | | |ст. 37Д | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Примірна номенклатура | |До заміни | | | 03 |справ | |новою | | | | | |ст. 88-б | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Номенклатура справ | |До заміни | | | 04 |(другий примірник) | |новою | | | |апарату адміністрації | |ст. 89-а | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Протоколи засідань | |Пост. | | | 05 |експертної комісії | |ст. 15-а | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Описи справ постійного | |Пост. | | | 06 |зберігання | |ст. 109-а | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Описи справ з особового | | 1 | 1 | | 07 |складу | |3 р. |Після | | | | |ст. 109-а |знищення | | | | | |справ | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Описи справ тимчасового | | 1 | 1 | | 08 |зберігання | |3 р. |Після | | | | |ст. 109-б |знищення | | | | | |справ | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Справи фондів (історична| |Пост. | | | 09 |довідка, акти | |ст. 107 | | | |перевіряння наявності та| | | | | |стану документів, акти | | | | | |приймання-передавання | | | | | |документів від | | | | | |структурних підрозділів | | | | | |та на державне | | | | | |зберігання, акти про | | | | | |виділення документів до | | | | | |знищення, про нестачу й | | | | | |непоправні пошкодження | | | | | |документів) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Списки, аркуші, картки | |Пост. | | | 10 |фондів | |ст. 108 | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Акти, довідки про | |5 р. | | | 11 |підсумки перевірок | |ст. 110 | | | |державним архівом умов | | | | | |зберігання і стану | | | | | |збереженості документів | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Документи (доповідні | |5 р. | | | 12 |записки, довідки) про | |ЕПК ст. 45-б| | | |роботу діловодної служби| | | | | |та архіву, що подаються | | | | | |керівництву | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Документи (акти, | | 1 |1 | | 13 |довідки, доповідні | |1 р. | Після | | |записки) перевірок стану| |ст. 90 |наступної | | |діловодства і архівної | | |перевірки | | |справи в апараті | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Листування з державними | |3 р. | | | 14 |архівними установами з | |ст. 106 | | | |організаційно-методичних| | | | | |питань діловодства і | | | | | |архівної справи | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Акти видавання | | 1 |1 | | 15 |документів у тимчасове | |1 р. | Після | | |користування | |ст. 117 |повернення | | | | | |документів | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Документи (заяви, | |3 р. | | | 16 |запити) про видачу | |ст. 121 | | | |архівних довідок, копій,| | | | | |витягів з документів | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Вимоги, замовлення на | | 1 |1 | | 17 |видачу документів з | |1 р. ст. 119| Після | | |архіву | | |повернення | | | | | |документів | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Журнал обліку видачі | |1 р. | | | 18 |документів з архіву в | |ст. 120 | | | |тимчасове користування | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |01.03-|Реєстраційні картки, | |3 р. ст. 122| | | 19 |журнали обліку видачі | | | | | |архівних довідок, копій,| | | | | |витягів з документів | | | | |------------------------------------------------------------------| | 02 - ВІДДІЛ КОНТРОЛЮ | |------------------------------------------------------------------| |02-01 |Річний (піврічний, | |5 р. ст. | | | |квартальний) план роботи| |ст. 154, | | | |відділу та звіт про його| |299 | | | |виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |02-02 |Документи (доповіді, | |Пост. ст. | | | |доповідні записки, | |21-а | | | |довідки, плани контролю)| | | | | |з перевірки виконання | | | | | |законів України, актів | | | | | |Президента України, | | | | | |Кабінету Міністрів | | | | | |України, інших органів | | | | | |виконавчої влади вищого | | | | | |рівня | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |02-03 |Документи (доповіді, | |Пост. ст. | | | |доповідні записки, | |22-а | | | |довідки, плани контролю)| | | | | |з перевірки виконання | | | | | |рішень колегії | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |02-04 |Документи (доповіді, | |Пост. ст. | | | |доповідні записки, | |ст. 9, 22-а | | | |довідки, плани контролю)| | | | | |з перевірки виконання | | | | | |розпоряджень і доручень | | | | | |голови адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |02-05 |Документи (доповіді, | |Пост. ст. | | | |доповідні записки, | |ст. 9, 22-а | | | |довідки) перевірок | | | | | |роботи структурних | | | | | |підрозділів | | | | | |адміністрації, | | | | | |райдержадміністрацій, | | | | | |виконавчих комітетів | | | | | |органів місцевого | | | | | |самоврядування щодо | | | | | |здійснення контролю за | | | | | |виконанням документів | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |02-06 |Документи (доповідні | |5 р. ЕПК | | | |записки, довідки) з | |ст. 45-б | | | |питань контролю, що | | | | | |подаються відділом | | | | | |керівництву | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |02-07 |Картотеки (бази даних) | |3 р. ст. 94 | | | |контролю виконання | | | | | |документів | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |02-08 |Оперативні відомості про| |1 міс. | | | |стан виконання | |ст. 300 | | | |документів | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |02-09 |Акти | | 1 |1 | | |приймання-передавання | |3 р. | Після заміни| | |документів, складені під| |ст. 55-б | відпові- | | |час зміни відповідальних| | | дальних | | |працівників відділу | | | працівників | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |02-10 |Номенклатура справ | |3 р.ст. | | | |відділу | |89-б | | |------------------------------------------------------------------| | 03 - ВІДДІЛ РОБОТИ ІЗ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН | |------------------------------------------------------------------| |03-01 |Правила, положення, | |До заміни | | | |інструкції; методичні | |новими | | | |вказівки та рекомендації| |ст. 18-б | | | |з питань роботи із | | | | | |зверненнями громадян | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |03-02 |Річний (піврічний, | |5 р. | | | |квартальний) план роботи| |ст. ст. 154,| | | |відділу та звіт про його| |299 | | | |виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |03-03 |Звернення (пропозиції, | |Пост. | | | |заяви, скарги) громадян | |ст. 28-а | | | |щодо суттєвих змін у | | | | | |роботі підприємств, | | | | | |установ і організацій | | | | | |області (міста) або про | | | | | |усунення серйозних | | | | | |недоліків та зловживань | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |03-04 |Звернення (пропозиції, | |5 р. | | | |заяви, скарги) громадян | |ст. 28-б | | | |особистого та | | | | | |другорядного характеру | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |03-05 |Документи (аналітичні | |Пост. | | | |довідки, огляди, | |ст. 29-а | | | |доповідні записки, | | | | | |аналізи, статистичні | | | | | |звіти) про стан роботи з| | | | | |розгляду пропозицій, | | | | | |заяв, скарг громадян | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |03-06 |Річні (квартальні) | |5 р. | | | |статистичні звіти | |ст. 299 | | | |управлінь, відділів та | | | | | |інших структурних | | | | | |підрозділів | | | | | |адміністрації про роботу| | | | | |із зверненнями громадян | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |03-07 |Річні (квартальні) | |5 р. | | | |статистичні звіти | |ст. 299 | | | |райдержадміністрацій, | | | | | |виконавчих органів | | | | | |місцевого самоврядування| | | | | |про роботу із | | | | | |зверненнями громадян | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |03-08 |Листування з органами | |5 р. ст. 30 | | | |державної влади та | | | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |об'єднаннями громадян, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами та | | | | | |організаціями про | | | | | |перевірку пропозицій, | | | | | |заяв, скарг громадян | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |03-09 |Картотеки (журнали, бази| |5 р. ст. 95 | | | |даних) реєстрації | | | | | |пропозицій, заяв, скарг | | | | | |громадян | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |03-10 |Журнали, картки | |3 р. ст. 96 | | | |реєстрації прийому | | | | | |громадян керівництвом | | | | | |адміністрації | | | ||------+------------------------+-------+------------+-------------| |03-11 |Акти | | 1 |1 | | |приймання-передавання | |3 р. | Після зміни | | |документів, складені під| |ст. 55-б | відпові- | | |час зміни відповідальних| | | дальних | | |працівників відділу | | | працівників | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |03-12 |Номенклатура справ | |3 р. | | | |відділу | |ст. 89-б | | |------------------------------------------------------------------| | 04 - ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ ВІДДІЛ | |------------------------------------------------------------------| |04-01 |Положення про апарат | |Пост. | | | |адміністрації | |ст. 32-а | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-02 |Положення про структурні| |Пост. ст. 33|В інших | | |підрозділи апарату | | |підрозділах | | |адміністрації | | |зберігаються | | | | | |копії | | | | | |положень - | | | | | |до заміни | | | | | |новими | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-03 |Річний (піврічний, | |Пост. | | | |квартальний) план | |ст. 153 | | | |основних заходів | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-04 |Оперативні (місячні) | |1 р. | | | |плани адміністрації | |ст. 155 | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-05 |Річний звіт про роботу | |Пост. | | | |адміністрації | |ст. 297-а | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-06 |Річний (піврічний, | |5 р. | | | |квартальний) план роботи| |ст. ст. 154,| | | |відділу та звіт про його| |299 | | | |виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-07 |Документи (плани | |Пост. | | | |проведення, програми, | |ст. 12-а | | | |протоколи, рішення, | | | | | |списки запрошених) | | | | | |нарад, семінарів, що | | | | | |проводить відділ | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-08 |Документи (доповіді, | |5 р. ЕПК | | | |доповідні записки) з | |ст. 45-б | | | |питань організаційної | | | | | |роботи, що подаються | | | | | |відділом керівництву | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-09 |Документи (доповідні | |5 р. ЕПК | | | |записки, пропозиції, | |ст. 45-б | | | |листування) з питань | | | | | |адміністративно- | | | | | |територіального устрою | | | | | |області (міста) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-10 |Документи (структура, | |3 р. | | | |штатний розпис, | |ст. 46-б | | | |регламент і плани | | | | | |роботи) | | | | | |райдержадміністрацій | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-11 |Документи (структура, | |3 р. | | | |штатний розпис, | |ст. 46-б | | | |регламент і плани | | | | | |роботи) виконавчих | | | | | |органів місцевого | | | | | |самоврядування | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-12 |Розпорядження голів | |Доки не | | | |райдержадміністрацій; | |мине потреба| | | |протоколи засідань і | |ст. ст. 5-б,| | | |рішення виконавчих | |6-б | | | |органів місцевого | | | | | |самоврядування (копії) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-13 |Документи (аналітичні | |Пост. | | | |огляди, довідки, | |ст. 45-а | | | |доповіді, доповідні | | | | | |записки, зведення) про | | | | | |роботу управлінь, | | | | | |відділів та інших | | | | | |структурних підрозділів | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-14 |Документи (аналітичні | |Пост. | | | |огляди, довідки, | |ст. 45-а | | | |доповіді, доповідні | | | | | |записки, зведення) про | | | | | |роботу | | | | | |райдержадміністрацій і | | | | | |виконавчих органів | | | | | |місцевого самоврядування| | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-15 |Документи (аналітичні | |Пост. | | | |огляди, довідки, | |ст. 45-а | | | |доповіді, доповідні | | | | | |записки, зведення) про | | | | | |діяльність громадських | | | | | |об'єднань області | | | | | |(міста) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-16 |Документи (доповідні | |Пост. | | | |записки, довідки, акти, | |ст. 24-а | | | |висновки, звіти, | | | | | |пропозиції) з перевірки | | | | | |роботи управлінь, | | | | | |відділів та інших | | | | | |структурних підрозділів | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-17 |Документи (доповідні | |Пост. | | | |записки, довідки, акти, | |ст. 24-а | | | |висновки, звіти, | | | | | |пропозиції) з перевірки | | | | | |роботи | | | | | |райдержадміністрацій | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-18 |Документи (доповідні | |Пост. | | | |записки, довідки, акти, | |ст. 24-а | | | |висновки, звіти) з | | | | | |перевірки діяльності | | | | | |виконавчих органів | | | | | |місцевого самоврядування| | | | | |із здійснення ними | | | | | |делегованих повноважень | | | | | |державної виконавчої | | | | | |влади | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-19 |Документи (довідки, | |3 р. ст. | | | |листування) щодо | |1144, 1166 | | | |забезпечення | | | | | |адмінприміщеннями і | | | | | |транспортом | | | | | |райдержадміністрацій та | | | | | |виконавчих органів | | | | | |місцевого самоврядування| | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-20 |Акти | | 1 |1 | | |приймання-передавання | |3 р. | Після зміни | | |документів, складені під| |ст. 55-б | відпові- | | |час зміни відповідальних| | | дальних | | |працівників відділу | | | працівників | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |04-21 |Номенклатура справ | |3 р. | | | |відділу | |ст. 89-б | | |------------------------------------------------------------------| | 05 - ВІДДІЛ КАДРОВОЇ РОБОТИ ТА З ПИТАНЬ ДЕРЖСЛУЖБИ І НАГОРОД | | 05.01 - СЕКТОР КАДРОВОЇ РОБОТИ | |------------------------------------------------------------------| |05.01-|Правила, положення, | |До заміни | | | 01 |інструкції; методичні | |новими | | | |вказівки та рекомендації| |ст. 18-б | | | |щодо роботи з кадрами і | | | | | |резервом | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Посадові інструкції | |Пост. |В інших | | 02 |працівників апарату | |ст. 49-а |підрозділах | | |адміністрації | | |зберігаються | | | | | |копії | | | | | |посадових | | | | | |інструкцій - | | | | | |до заміни | | | | | |новими | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Річний (піврічний, | |5 р. | | | 03 |квартальний) план роботи| |ст. ст. 154,| | | |відділу та звіт про його| |299 | | | |виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Накази керівника апарату| |75 р. | | | 04 |адміністрації про | |ст. 16-б | | | |прийняття, переведення, | | | | | |заохочення, звільнення, | | | | | |сумісництво працівників | | | | | |апарату, про матеріальну| | | | | |допомогу | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Накази керівника апарату| |5 р. | | | 05 |адміністрації про | |ст. 16-в | | | |надання відпусток | | | | | |працівникам | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Накази керівника апарату| | 1 | 1 | | 06 |адміністрації про | |3 р. |Що стосується| | |стягнення, відрядження | |ст. 16-г |участі у | | |працівників; з | | |ліквідації | | |адміністративно- | | |наслідків | | |господарських питань | | |аварії на | | | | | |ЧАЕС - пост. | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Документи до наказів з | |3 р. | | | 07 |особового складу (листки| |ст. 508 | | | |з обліку кадрів, заяви, | | | | | |подання, доповідні | | | | | |записки, довідки, копії | | | | | |довідок, обхідні листи),| | | | | |що не увійшли до складу | | | | | |особових справ | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Річні статистичні звіти | |Пост. | | | 08 |про чисельність, склад і| |298-б | | | |рух кадрів апарату | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Довідки про склад | |3 р. | | | 09 |працівників апарату | |ст. 507 | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Перелік посад керівних | |Пост. | | | 10 |працівників | |ст. 526 | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Списки, картотеки обліку| |Пост. | | | 11 |керівних працівників | |ст. 528 | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Список (штатно-списочний| |75 р. | | | 12 |склад) працівників | |ст. 525 | | | |апарату адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Особові справи | |75 р. - "В" | | | 13 |працівників апарату | |ст. 513-в | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Особові справи керівних | |75 р. - "В" | | | 14 |працівників управлінь, | |ст. 513-в | | | |відділів, інших | | | | | |структурних підрозділів | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Особові картки | |75 р. - "В" | | | 15 |працівників апарату | |ст. 519 | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Журнал обліку, алфавіт | |75 р. | | | 16 |особових справ | |ст. 521 | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Трудові книжки | | До | | | 17 |працівників апарату | |запитання, | | | |адміністрації | |не затре- | | | | | |бувані - | | | | | |не менше | | | | | |50 р. | | | | | |ст. 539 | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Журнал обліку видачі | |50 р. | | | 18 |трудових книжок і | |ст. 541-а | | | |вкладишів до них | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Документи (звіти, акти, | |3 р. | | | 19 |відомості) про облік | |ст. 544 | | | |трудових книжок і | | | | | |вкладишів до них | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Довідки про склад | |3 р. | | | 20 |працівників апаратів | |ст. 507 | | | |райдержадміністрацій і | | | | | |виконавчих органів | | | | | |місцевого самоврядування| | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Довідки про наявність | |1 р. | | | 21 |вакантних посад в | |ст. 535 | | | |апараті, управліннях, | | | | | |відділах та інших | | | | | |структурних підрозділах | | | | | |адміністрації; апаратах | | | | | |райдержадміністрацій і | | | | | |виконавчих органів | | | | | |місцевого самоврядування| | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Списки кандидатів на | |5 р. | | | 22 |висування за посадою | |ст. 536 | | | |(резерв) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Документи (доповідні | |Пост. | | | 23 |записки, огляди, | |ст. 504 | | | |зведення, довідки) про | | | | | |стан та перевірку роботи| | | | | |з кадрами | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Документи (списки | |5 р. | | | 24 |працівників, плани, | |ст. 554 | | | |звіти) про стажування | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Плани підвищення | |3 р. | | | 25 |кваліфікації працівників| |ст. 619 | | | |апарату адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Документи (доповіді, | |Пост. | | | 26 |доповідні записки, | |ст. 563 | | | |довідки, зведення) з | | | | | |питань навчання | | | | | |працівників, підготовку | | | | | |кадрів нових професій, | | | | | |підвищення кваліфікації | | | | | |та перекваліфікацію | | | | | |кадрів | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Документи (подання, | |5 р. | | | 27 |списки, анкети, | |ст. 564 | | | |характеристики, | | | | | |листування) про | | | | | |направлення на навчання | | | | | |до Української Академії | | | | | |державного управління | | | | | |при Президентові | | | | | |України, її Львівської | | | | | |філії, магістратур на | | | | | |базі вищих закладів | | | | | |освіти | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Документи (довідки, | |3 р. | | | 28 |подання, листування) про| |ст. 691 | | | |оформлення пенсій | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Журнал реєстрації | |Пост. | | | 29 |наказів керівника | |ст. 100-а | | | |апарату адміністрації | | | | | |про прийняття, | | | | | |переведення, заохочення,| | | | | |звільнення, сумісництво | | | | | |працівників апарату; про| | | | | |надання матеріальної | | | | | |допомоги | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Журнал реєстрації | |3 р. | | | 30 |наказів керівника | |ст. 100-б | | | |апарату адміністрації | | | | | |про надання відпусток | | | | | |працівникам апарату | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Журнал реєстрації | |3 р. | | | 31 |наказів керівника | |ст. 100-б | | | |апарату адміністрації | | | | | |про стягнення, | | | | | |відрядження працівників | | | | | |апарату; з | | | | | |адміністративно- | | | | | |господарських питань | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Журнал обліку | |3 р. | | | 32 |працівників, направлених| |ст. 551-а | | | |у відрядження | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Журнал обліку видачі | | 1 |1 | | 33 |посвідчень про | |3 р. | Після | | |відрядження | |ст. 552 | закінчення | | | | | | журналу | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Журнал обліку видачі | |3 р. | | | 34 |довідок, що видаються | |ст. 562 | | | |працівникам апарату | | | | | |адміністрації, про стаж,| | | | | |місце роботи, заробітну | | | | | |плату | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Журнал реєстрації | |3 р. | | | 35 |посвідчень працівників | |ст. 1137 | | | |апарату адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Журнал обліку видачі | |1 р. | | | 36 |тимчасових посвідчень | |ст. 1140 | | | |(разових перепусток, | | | | | |корінців перепусток) у | | | | | |службові приміщення і на| | | | | |винос (вивіз) | | | | | |матеріальних цінностей | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Журнал реєстрації | | 1 |1 | | 37 |листків непрацездатності| |3 р. | Після | | | | |ст. 722 | закінчення | | | | | | журналу | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Графіки надання | |1 р. | | | 38 |відпусток, заяви, | |ст. 559 | | | |зведення, листування про| | | | | |використання відпусток | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Табелі (графіки) виходу | |1 р. | | | 39 |працівників апарату | |ст. 415 | | | |адміністрації на роботу | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Акти | |Пост. | | | 40 |приймання-передавання | |ст. 55-а | | | |документів, складені під| | | | | |час зміни керівних | | | | | |працівників | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Акти | | 1 |1 | | 41 |приймання-передавання | |3 р. | Після зміни | | |документів, складені під| |ст. 55-б | відпові- | | |час зміни відповідальних| | | дальних | | |працівників відділу | | | працівників | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.01-|Номенклатура справ | |3 р. | | | 42 |відділу | |ст. 89-б | | |------------------------------------------------------------------| | 05.02 - СЕКТОР З ПИТАНЬ ДЕРЖСЛУЖБИ | |------------------------------------------------------------------| |05.02-|Протоколи засідань | |Пост. | | | 01 |конкурсної комісії із | |ст. 533 | | | |заміщення вакантних | | | | | |посад державних | | | | | |службовців | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.02-|Протоколи засідань, | |5 р. | | | 02 |постанови атестаційної | |ст. 652 | | | |комісії | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.02-|Документи (відгуки, | | 1|1 | | 03 |характеристики, | |75 р. - "В" | Зберігаються| | |атестаційні анкети, | |ст. 653 |у складі | | |листи) з проведення | | |особових | | |атестації працівників, | | |справ. Ті, що| | |присвоєння рангів | | |не увійшли до| | |державних службовців | | |складу | | | | | |особової | | | | | |справи - 5 р.| |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.02-|Протоколи тарифікаційної| |75 р. ЕПК | | | 04 |комісії з питань | | | | | |визначення стажу | | | | | |державної служби | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.02-|Документи (акти, | |Пост. | | | 05 |доповіді, довідки, | |ст. 21-а | | | |огляди) перевірок | | | | | |управлінь, відділів та | | | | | |інших структурних | | | | | |підрозділів | | | | | |адміністрації, | | | | | |райдержадміністрацій, | | | | | |виконавчих органів | | | | | |місцевого самоврядування| | | | | |за дотриманням вимог | | | | | |Законів України "Про | | | | | |державну службу" | | | | | |( 3723-12 ) та "Про | | | | | |боротьбу з корупцією" | | | | | |( 356/95-ВР ) | | | | |------------------------------------------------------------------| | 05.3 - СЕКТОР З ПИТАНЬ НАГОРОД | |------------------------------------------------------------------| |05.03-|Укази, розпорядження | |Доки не | | | 01 |Президента України про | |мине потреба| | | |нагородження трудівників| |ст. 2-б | | | |області (міста) | | | | | |державними нагородами | | | | | |України та відзнаками | | | | | |Президента України | | | | | |(копії) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.03-|Документи (протоколи, | |Пост. | | | 02 |звіти тощо) про вручення| |ст. 679 | | | |і одержання нагород та | | | | | |документів до них | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.03-|Списки, журнали (книги),| |Пост. | | | 03 |картотеки обліку осіб, | |ст. 679 | | | |нагороджених державними | | | | | |нагородами СРСР та | | | | | |України, відомчими | | | | | |нагородами, | | | | | |республіканськими і | | | | | |відомчими почесними | | | | | |званнями | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.03-|Документи (подання, | |75 р. | | | 04 |клопотання, | |ст. 674-б | | | |характеристики, | | | | | |нагородні листи, | | | | | |довідки-об'єктивки, | | | | | |витяги з рішень | | | | | |профспілкових органів) | | | | | |про подання до | | | | | |нагородження державними | | | | | |нагородами України, | | | | | |відзнаками Президента | | | | | |України | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.03-|Документи (подання, | |5 р. | | | 05 |клопотання, | |ст. 677-б | | | |характеристики, | | | | | |нагородні листи, | | | | | |довідки-об'єктивки, | | | | | |витяги з рішень | | | | | |профспілкових органів) | | | | | |про подання до | | | | | |нагородження Почесними | | | | | |грамотами адміністрації,| | | | | |присвоєння Почесних | | | | | |звань, винесення Подяки | | | | | |голови адміністрації | | | | | |працівникам різних | | | | | |галузей області (міста) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.03-|Розпорядження голови | | Доки не | | | 06 |адміністрації про видачу| |мине потреба| | | |посвідчень до медалі "За| | | | | |доблесну працю у роки | | | | | |Великої Вітчизняної | | | | | |війни 1941 - 1945 рр." | | | | | |(копії) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.03-|Документи (клопотання, | |5 р. | | | 07 |копії довідок, витяги з | |ст. 678-в | | | |трудових книжок тощо) | | | | | |для видачі посвідчень до| | | | | |медалі "За доблесну | | | | | |працю у роки Великої | | | | | |Вітчизняної війни 1941 -| | | | | |1945 рр." | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |05.03-|Журнал обліку нагородних| |75 р. | | | 08 |знаків, бланків | |ст. 543 | | | |посвідчень і орденських | | | | | |книжок | | | | |------------------------------------------------------------------| | 06 - ЮРИДИЧНИЙ ВІДДІЛ | |------------------------------------------------------------------| |06-01 |Річний (піврічний, | |5 р. | | | |квартальний) план роботи| |ст. ст. 154,| | | |відділу та звіт про його| |299 | | | |виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |06-02 |Документи (доповіді, | |Пост. | | | |доповідні записки, | |ст. 24-а | | | |довідки, висновки, акти)| | | | | |перевірок відповідності | | | | | |чинному законодавству | | | | | |розпорядчих документів | | | | | |райдержадміністрації, | | | | | |органів місцевого | | | | | |самоврядування | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |06-03 |Документи (програми, | |Пост. | | | |плани, протоколи, | |ст. 12-а | | | |доповіді, довідки) | | | | | |нарад, семінарів з | | | | | |підготовки і підвищення | | | | | |кваліфікації юридичних | | | | | |працівників | | | | | |райдержадміністрацій і | | | | | |виконкомів міських рад | | | | | |(міст обласного | | | | | |підпорядкування) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |06-04 |Документи (доповіді, | |5 р. | | | |доповідні записки) з | |ст. 45-б | | | |питань діяльності | | | | | |відділу, що подаються | | | | | |керівництву | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |06-05 |Листування з | |3 р. ст. 20 | | | |райдержадміністраціями і| | | | | |виконкомами міських рад | | | | | |(міст обласного | | | | | |підпорядкування) з | | | | | |питань надання | | | | | |методичної допомоги у | | | | | |роботі юридичних служб | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |06-06 |Кодифікаційні картотеки | |До | | | |і покажчики законодавчих| |ліквідації | | | |актів та інших | |організації | | | |нормативних документів | |ст. 70 | | | |(наказів, інструкцій, | | | | | |правил тощо) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |06-07 |Акти | | 1 |1 | | |приймання-передавання | |3 р. | Після зміни | | |документів, складені під| |ст. 55-б | відпові- | | |час зміни відповідальних| | | дальних | | |працівників відділу | | | працівників | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |06-08 |Номенклатура справ | |3 р. | | | |відділу | |ст. 89-б | | |------------------------------------------------------------------| | 07 - ВІДДІЛ ВЗАЄМОДІЇ З ПРАВООХОРОННИМИ ОРГАНАМИ | |------------------------------------------------------------------| |07-01 |Річний (піврічний, | |5 р. | | | |квартальний) план роботи| |ст. ст. 154,| | | |відділу та звіт про його| |299 | | | |виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |07-02 |Документи (постанови, | |Доки не | | | |рішення, рекомендації, | |мине потреба| | | |протоколи, стенограми) | |ст. 15-б | | | |Координаційного комітету| | | | | |по боротьбі з корупцією | | | | | |і організованою | | | | | |злочинністю | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |07-03 |Документи (постанови, | |Доки не | | | |рішення, рекомендації, | |мине потреба| | | |протоколи, стенограми) | |ст. 15-б | | | |обласної ради | | | | | |профілактики злочинності| | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |07-04 |Протоколи засідань | |Пост. | | | |робочої групи з | |ст. 15-а | | | |організації виконання | | | | | |обласної комплексної | | | | | |програми профілактики | | | | | |злочинності | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |07-05 |Документи (постанови, | |Доки не | | | |рішення, рекомендації, | |мине потреба| | | |протоколи, стенограми) | |ст. 15-б | | | |обласного штабу | | | | | |громадських формувань з | | | | | |охорони громадського | | | | | |порядку і державного | | | | | |кордону | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |07-06 |Документи (звіти, | |Пост. | | | |доповіді, доповідні | |ст. 45-а | | | |записки) з питань | | | | | |боротьби з корупцією і | | | | | |організованою | | | | | |злочинністю в області | | | | | |(місті) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |07-07 |Документи (доповіді, | |5 р. | | | |доповідні записки) з | |ст. 45-б | | | |питань діяльності | | | | | |відділу, що подаються | | | | | |керівництву | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |07-08 |Акти | | 1 |1 | | |приймання-передавання | |3 р. | Після зміни | | |документів, складені під| |ст. 55-б | відпові- | | |час зміни відповідальних| | | дальних | | |працівників відділу | | | працівників | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |07-09 |Номенклатура справ | |3 р. | | | |відділу | |ст. 89-б | | |------------------------------------------------------------------| | 08 - ВІДДІЛ З ПИТАНЬ ОБОРОННОЇ І МОБІЛІЗАЦІЙНОЇ РОБОТИ | |------------------------------------------------------------------| |08-01 |Річний (піврічний, | |5 р. | | | |квартальний) план роботи| |ст. ст. 154,| | | |відділу та звіт про його| |299 | | | |виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |08-02 |Документи з грифом "Для | |ЕК | | | |службового | | | | | |користування", що | | | | | |стосуються питань | | | | | |оборонної і | | | | | |мобілізаційної роботи | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |08-03 |Документи (резолюції, | |Пост. | | | |постанови, рішення, | |ст. 12-а | | | |рекомендації, протоколи)| | | | | |нарад з питань оборонної| | | | | |і мобілізаційної роботи | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |08-04 |Документи (доповіді, | |5 р. ЕПК | | | |доповідні записки) з | |ст. 45-б | | | |питань діяльності | | | | | |відділу, що подаються | | | | | |керівництву | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |08-05 |Звіти про бронювання | |5 р. | | | |військовозобов'язаних | |ст. 545 | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |08-06 |Списки | |1 р.ст. 546 | | | |військовозобов'язаних | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |08-07 |Акти | | 1 |1 | | |приймання-передавання | |3 р. | Після зміни | | |документів, складені під| |ст. 55-б | відпові- | | |час зміни відповідальних| | | дальних | | |працівників відділу | | | працівників | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |08-08 |Номенклатура справ | |3 р. | | | |відділу | |ст. 89-б | | |------------------------------------------------------------------| | 09 - ВІДДІЛ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ | |------------------------------------------------------------------| |09-01 |Річний (піврічний, | |5 р. | | | |квартальний) план роботи| |ст. ст. 154,| | | |відділу та звіт про його| |299 | | | |виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-02 |Штатні розписи та | |Пост. | | | |переліки змін до них | |ст. 46-а | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-03 |Кошторис | |5 р. | | | |адміністративно- | |ст. 211-а | | | |господарських та | | | | | |управлінських видатків | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-04 |Документи (положення, | | 1 |1 | | |картки, листування) про | |3 р. ст. 243| Після | | |відкриття в організаціях| | | закриття | | |банку розрахункових і | | | рахунку | | |поточних рахунків та | | | | | |оформлення повноважень | | | | | |на проведення | | | | | |грошово-розрахункових | | | | | |операцій за рахунками | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-05 |Річний бухгалтерський | |Пост. | | | |звіт і баланс та | |ст. 308-б | | | |пояснювальні записки до | | | | | |них | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-06 |Квартальні бухгалтерські| | 1 |1 | | |звіти і баланси та | |3 р. | За | | |пояснювальні записки до | |ст. 308-в |відсутністю | | |них | | |річних - | | | | | |пост. | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-07 |Звіти про перерахування | |Пост. | | | |грошових сум на державне| |ст. 71Д | | | |і недержавне соціальне | | | | | |страхування (пенсійне, | | | | | |на випадок безробіття, | | | | | |медичне тощо) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-08 |Первинні документи і | | 1 |1 | | |додатки до них, що | |3 р. ст. 315| За умови | | |фіксують факт виконання | | |завершення | | |господарських операцій і| | |ревізій. У | | |є підставою для | | |разі | | |бухгалтерських записів | | |виникнення | | |(касові, банківські | | |спорів, | | |документи, повідомлення | | |розбіжностей,| | |банків і переказні | | |слідчих і | | |вимоги, виписки банків, | | |судових справ| | |наряди на роботу, | | |- | | |табелі, акти про | | |зберігаються | | |приймання, здавання і | | |до ухвалення | | |списання майна й | | |остаточного | | |матеріалів, квитанції, | | |рішення | | |накладні з обліку | | | | | |товарно-матеріальних | | | | | |цінностей, авансові | | | | | |звіти тощо) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-09 |Особові рахунки | |75 р. - "В" | | | |працівників апарату | |ст. 316-а | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-10 |Розрахункові | | 1 |1 | | |(розрахунково-платіжні) | |3 р. ст. 317| За | | |відомості (в тому числі | | |відсутністю | | |на машинних носіях) | | |особових | | | | | |рахунків - | | | | | |75 р. | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-11 |Інвентарні картки та | | 1 |1 | | |журнали обліку основних | |3 р. ст. 318| Після | | |коштів | | |ліквідації | | | | | |основних | | | | | |коштів | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-12 |Доручення на одержання | |3 р. ст. 319| | | |грошових сум і | | | | | |товарно-матеріальних | | | | | |цінностей (у тому числі | | | | | |анульовані доручення) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-13 |Облікові реєстри | | 1 |1 | | |(головна книга, | |3 р. ст. 321| За умови | | |журнали-ордери та ін.) | | |завершення | | | | | |ревізій. У | | | | | |разі | | | | | |виникнення | | | | | |спорів, | | | | | |розбіжностей,| | | | | |слідчих і | | | | | |судових справ| | | | | |- | | | | | |зберігаються | | | | | |до ухвалення | | | | | |остаточного | | | | | |рішення | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-14 |Касова книга | | 1 |1 | | | | |3 р. ст. 322| За умови | | | | | |завершення | | | | | |ревізій. У | | | | | |разі | | | | | |виникнення | | | | | |спорів, | | | | | |розбіжностей,| | | | | |слідчих і | | | | | |судових справ| | | | | |- | | | | | |зберігаються | | | | | |до ухвалення | | | | | |остаточного | | | | | |рішення | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-15 |Обігові відомості | | 1 |1 | | | | |3 р. ст. 322| За умови | | | | | |завершення | | | | | |ревізій. У | | | | | |разі | | | | | |виникнення | | | | | |спорів, | | | | | |розбіжностей,| | | | | |слідчих і | | | | | |судових справ| | | | | |- | | | | | |зберігаються | | | | | |до ухвалення | | | | | |остаточного | | | | | |рішення | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-16 |Журнал, книга реєстрації| |3 р. ст. 324| | | |рахунків | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-17 |Журнал, книга реєстрації| |3 р. ст. 324| | | |касових ордерів | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-18 |Журнал, книга реєстрації| |3 р. ст. 324| | | |доручень | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-19 |Журнал, книга реєстрації| |3 р. ст. 324| | | |платіжних доручень | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-20 |Корінці, копії ордерів, | | 1 |1 | | |рахунків, фактур, | |3 р. ст. 325| За умови | | |накладних, квитанцій, | | |завершення | | |чекових книжок, | | |ревізій. У | | |асигнівок | | |разі | | | | | |виникнення | | | | | |спорів, | | | | | |розбіжностей,| | | | | |слідчих і | | | | | |судових справ| | | | | |- | | | | | |зберігаються | | | | | |до ухвалення | | | | | |остаточного | | | | | |рішення | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-21 |Реєстри рахунків до | | 1 |1 | | |оплати | |3 р. ст. 326| За умови | | | | | |завершення | | | | | |ревізій. У | | | | | |разі | | | | | |виникнення | | | | | |спорів, | | | | | |розбіжностей,| | | | | |слідчих і | | | | | |судових справ| | | | | |- | | | | | |зберігаються | | | | | |до ухвалення | | | | | |остаточного | | | | | |рішення | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-22 |Відомості про | |3 р. ст. 329| | | |відрахування із | | | | | |заробітної плати | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-23 |Відомості про сумарний | |3 р. ст. 76Д| | | |прибуток працівників за | | | | | |рік та сплату податків | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-24 |Паспорти будівель, | | 1 |1 | | |споруд, обладнання | |3 р. ст. 338| Після | | | | | |ліквідації | | | | | |основних | | | | | |засобів | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-25 |Документи (протоколи, | |Пост. | | | |акти, звіти, відомості) | |ст. 336 | | | |про переоцінку основних | | | | | |засобів та визначення їх| | | | | |зношеності | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-26 |Документи (протоколи | | 1 |1 | | |засідань | |3 р. ст. 330| За умови | | |інвентаризаційних | | |завершення | | |комісій, інвентарні | | |ревізій. У | | |описи, акти, звіряльні | | |разі | | |відомості) з | | |виникнення | | |інвентаризації | | |спорів, | | | | | |розбіжностей,| | | | | |слідчих і | | | | | |судових справ| | | | | |- | | | | | |зберігаються | | | | | |до ухвалення | | | | | |остаточного | | | | | |рішення | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-27 |Акти документальних | | 1 |1 | | |ревізій | |5 р. ст. 342| За умови | | |фінансово-господарської | | |завершення | | |діяльності | | |ревізій. У | | | | | |разі | | | | | |виникнення | | | | | |спорів, | | | | | |розбіжностей,| | | | | |слідчих і | | | | | |судових справ| | | | | |- | | | | | |зберігаються | | | | | |до ухвалення | | | | | |остаточного | | | | | |рішення | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-28 |Акти перевірок каси | |3 р. ст. 344| | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-29 |Господарські, трудові та| | 1 |1 | | |інші договори, угоди | |3 р. ст. 345| Після | | | | | |закінчення | | | | | |строків дії | | | | | |договорів, | | | | | |угод за умови| | | | | |завершення | | | | | |ревізій | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-30 |Документи (акти, | |3 р. |1 | | |процентівки, довідки, | |ст. 82Д | За умови | | |рахунки) про приймання | | |завершення | | |виконаних робіт | | |ревізій. У | | | | | |разі | | | | | |виникнення | | | | | |спорів, | | | | | |розбіжностей,| | | | | |слідчих і | | | | | |судових справ| | | | | |- | | | | | |зберігаються | | | | | |до ухвалення | | | | | |остаточного | | | | | |рішення | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-31 |Договори про матеріальну| | 1 |1 | | |відповідальність | |5 р. ст. 347| Після | | | | | |звільнення | | | | | |матеріально | | | | | |відпові- | | | | | |дальної особи| |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-32 |Розрахункові відомості | |3 р. ст. 350| | | |сплати внесків до різних| | | | | |фондів | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-33 |Листки непрацездатності | |3 р. ст. 720| | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-34 |Книга отримання та | |3 р. ст. 754| | | |видачі путівок до | | | | | |санаторно-курортних | | | | | |установ | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-35 |Листування з фінансовими| |3 р. ст. 197| | | |органами про фінансове | | | | | |планування, виконання | | | | | |балансів прибутків та | | | | | |видатків | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-36 |Листування з фінансовими| |3 р. ст. 244| | | |органами про поточні | | | | | |бюджетні операції, стан | | | | | |і закриття поточних і | | | | | |розрахункових рахунків | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-37 |Листування з фінансовими| |3 р. ст. 305| | | |органами, банками, | | | | | |органами місцевої | | | | | |виконавчої влади і | | | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, іншими | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами і | | | | | |організаціями з | | | | | |бухгалтерського обліку | | | | | |та звітності | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-38 |Акти | | 1 |1 | | |приймання-передавання | |3 р. | Після зміни | | |документів, складені під| |ст. 55-б | відпові- | | |час зміни відповідальних| | | дальних | | |працівників відділу | | | працівників | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |09-39 |Номенклатура справ | |3 р. | | | |відділу | |ст. 89-б | | |------------------------------------------------------------------| | 10 - ГОСПОДАРСЬКИЙ ВІДДІЛ | |------------------------------------------------------------------| |10-01 |Річний (піврічний, | |5 р. | | | |квартальний) план роботи| |ст. ст. 154,| | | |відділу та звіт про його| |299 | | | |виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-02 |Документи (доповіді, | |3 р. | | | |огляди, довідки) про | |ст. 1154 | | | |стан будівель і | | | | | |приміщень, які займають | | | | | |структурні підрозділи | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-03 |Документи (плани, звіти,| |5 р. | | | |доповідні записки, | |ст. 1251 | | | |довідки) про організацію| | | | | |загальної і | | | | | |протипожежної охорони | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-04 |Документи (акти, | |3 р. ст. | | | |довідки, звіти, | |ст. 1159, | | | |зведення, листування) з | |1253 | | | |обстеження технічного, | | | | | |санітарного і | | | | | |протипожежного стану | | | | | |адмінприміщень | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-05 |Документи (протоколи | | 1 |1 | | |засідань | |3 р. | За умови | | |інвентаризаційних | |ст. 330, |завершення | | |комісій, інвентарні | |1115 |ревізій. У | | |описи, акти, звіряльні | | |разі | | |відомості) з | | |виникнення | | |інвентаризації | | |спорів, | | | | | |розбіжностей,| | | | | |слідчих і | | | | | |судових справ| | | | | |- | | | | | |зберігаються | | | | | |до ухвалення | | | | | |остаточного | | | | | |рішення | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-06 |Картки, комірні й | | 1 |1 | | |амбарні книги, описи, | |3 р. | За умови | | |прибуткові і видаткові | |ст. 1112 |завершення | | |накладні, ордери з | | |ревізій. У | | |обліку прибутку, витрат,| | |разі | | |наявності, залишків | | |виникнення | | |товарів і матеріалів на | | |спорів, | | |складі | | |розбіжностей,| | | | | |слідчих і | | | | | |судових справ| | | | | |- | | | | | |зберігаються | | | | | |до ухвалення | | | | | |остаточного | | | | | |рішення | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-07 |Перепустки на вивезення | |3 р. | | | |товарів і матеріалів зі | |ст. 1122 | | | |складу | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-08 |Листування відділу з | |5 р. ст. 708| | | |лікувально-оздоровчим | | | | | |управлінням Кабінету | | | | | |Міністрів України про | | | | | |організацію лікувально- | | | | | |профілактичної | | | | | |допомоги і | | | | | |санаторно-курортного | | | | | |обслуговування | | | | | |працівників | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-09 |Листування відділу з | |3 р. | | | |органами місцевої | |ст. 1144 | | | |виконавчої влади і | | | | | |місцевого | | | | | |самоврядування, | | | | | |підприємствами, | | | | | |установами і | | | | | |організаціями області | | | | | |(міста) з питань | | | | | |виділення і закріплення | | | | | |автотранспорту за | | | | | |керівництвом | | | | | |адміністрації; | | | | | |забезпечення | | | | | |автотранспорту пальним і| | | | | |запчастинами | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-10 |Листування відділу про | |1 р. | | | |придбання господарського| |ст. 1145 | | | |майна, канцелярських | | | | | |товарів, залізничних і | | | | | |авіаквитків, оплату | | | | | |послуг засобів зв'язку | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-11 |Листування відділу про | |3 р. | | | |підготовку будівель до | |ст. 1161 | | | |зими та попереджувальні | | | | | |заходи від затоплення | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-12 |Листування відділу про | |1 р. | | | |комунальне | |ст. 1163 | | | |обслуговування | | | | | |адмінприміщень | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-13 |Листування відділу про | |1 р. | | | |бронювання місць у | |ст. 1149 | | | |готелях | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-14 |Листування відділу про | |1 р. | | | |проведення передплати на| |ст. 1147 | | | |періодичні і | | | | | |неперіодичні видання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-15 |Книги реєстрації | |1 р. | | | |міжміських і міжнародних| |ст. 1244 | | | |телефонних розмов | | | | | |працівників апарату | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-16 |Акти | | 1 |1 | | |приймання-передавання | |3 р. | Після зміни | | |документів, складені під| |ст. 55-б | відпові- | | |час зміни відповідальних| | | дальних | | |працівників відділу | | | працівників | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |10-17 |Номенклатура справ | |3 р. | | | |відділу | |ст. 89-б | | |------------------------------------------------------------------| | 11 - ВІДДІЛ ІНФОРМАЦІЙНО-КОМП'ЮТЕРНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ | |------------------------------------------------------------------| |11-01 |Річний (піврічний, | |5 р. ст. | | | |квартальний) план роботи| |ст. 154, | | | |відділу та звіт про його| |299 | | | |виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |11-02 |Документи (звіти, | |Пост. | | | |довідки, доповідні | |ст. 45-а | | | |записки) з питань | | | | | |інформатизації в області| | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |11-03 |Документи (доповіді, | |5 р. ЕПК | | | |доповідні записки) з | |ст. 45-б | | | |питань діяльності | | | | | |відділу, які подаються | | | | | |керівництву | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |11-04 |Технологічні інструкції | |До заміни | | | |на експлуатацію і ремонт| |новими | | | |комп'ютерного обладнання| |ст. 1848 | | | |апарату адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |11-05 |Акти | | 1 |1 | | |приймання-передавання | |3 р. | Після зміни | | |документів, складені під| |ст. 55-б | відпові- | | |час зміни відповідальних| | | дальних | | |працівників відділу | | | працівників | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |11-06 |Номенклатура справ | |3 р. | | | |відділу | |ст. 89-б | | |------------------------------------------------------------------| | 12 - ПРЕС-СЛУЖБА | |------------------------------------------------------------------| |12-01 |Річний (піврічний, | |5 р. ст. | | | |квартальний) план роботи| |ст. 154, | | | |відділу та звіт про його| |299 | | | |виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |12-02 |Документи (плани, | |Доки не | | | |програми, списки | |мине потреба| | | |учасників, тексти | |ст. 927 | | | |виступів і заяв, | | | | | |інтерв'ю) з проведення | | | | | |прес-конференцій, | | | | | |брифінгів, "круглих | | | | | |столів" за участю | | | | | |керівництва | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |12-03 |Списки керівників | |Доки не | | | |засобів масової | |мине потреба| | | |інформації області | |ст. 526-б | | | |(міста) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |12-04 |Інформаційні огляди | |Доки не | | | |публікацій у місцевій | |мине потреба| | | |пресі, підготовлені | |ст. 921-а | | | |прес-службою для | | | | | |керівництва | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |12-05 |Повідомлення | |Доки не | | | |(інформації) прес-служби| |мине потреба| | | |адміністрації, подані до| |ст. 924-б | | | |опублікування у пресі та| | | | | |передавання у програмах | | | | | |телебачення та | | | | | |радіомовлення | | | ||------+------------------------+-------+------------+-------------| |12-06 |Листування з | |3 р. ст. | | | |прес-службами | |ст. 920, | | | |Адміністрації Президента| |943 | | | |і міністерств, | | | | | |інформаційними агенціями| | | | | |з проведення | | | | | |прес-конференцій, | | | | | |брифінгів, "круглих | | | | | |столів" за участю | | | | | |керівництва | | | | | |адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |12-07 |Акти | | 1 |1 | | |приймання-передавання | |3 р. | Після зміни | | |документів, складені під| |ст. 55-б | відпові- | | |час зміни відповідальних| | | дальних | | |працівників відділу | | | працівників | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |12-08 |Номенклатура справ | |3 р. | | | |прес-служби | |ст. 89-б | | |------------------------------------------------------------------| | 13 - ПРОФСПІЛКОВИЙ КОМІТЕТ | |------------------------------------------------------------------| |13-01 |Постанови обкому | |Доки не | | | |профспілки, надіслані до| |мине | | | |відома | |потреба | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-02 |Документи (протоколи, | |Пост. | | | |доповіді, стенограми, | |ст. 1312-а | | | |постанови, резолюції) | | | | | |загальних, | | | | | |звітно-виборчих зборів | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-03 |Протоколи засідань | |Пост. | | | |профкому | |ст. 1320 | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-04 |Протоколи засідань | |10 р. ЕПК | | | |ревізійної комісії | |ст. 1316 | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-05 |Акти ревізійної комісії | |5 р. | | | | | |ст. 1317 | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-06 |Плани роботи профкому | |1 р. ст. 42 | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-07 |Календарні плани | |1 р. | | | |проведення | |ст. 1319 | | | |культурно-масових | | | | | |заходів | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-08 |Заяви про прийом у члени| |3 р. | | | |профспілки | |ст. 1323 | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-09 |Списки членів профспілки| |75 р. | | | | | |ст. 1324 | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-10 |Звіти про кількість | |3 р. | | | |отриманих і використаних| |ст. 1327 | | | |членських квитків | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-11 |Облікові картки членів | |До зняття з | | | |профспілки | | обліку | | | | | | ст. 1329 | | | | | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-12 |Документи (заяви, | |3 р. | | | |довідки, листування) про| |ст. 1337 | | | |надання матеріальної | | | | | |допомоги | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-13 |Документи (заяви, плани,| |3 р. ст. 751| | | |довідки, листування, | | | | | |книга реєстрації) про | | | | | |надання, придбання, | | | | | |облік, розподіл і | | | | | |реалізацію путівок у | | | | | |санаторно-курортні | | | | | |заклади | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-14 |Протоколи засідань, | |5 р. | | | |рішення правління каси | |ст. 1340 | | | |взаємодопомоги про | | | | | |видачу позик | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-15 |Річний фінансовий звіт | |10 р. | | | |каси взаємодопомоги | |ст. 1341-а | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-16 |Кошторис витрат і річний| |10 р. ЕПК | | | |фінансовий звіт профкому| |ст. 1333 | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-17 |Договір на банківське | | 1 |1 | | |обслуговування профкому | |3 р. ст. 243| Після | | | | | | закриття | | | | | | рахунку | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-18 |Зразки підписів | |Доки не | | | |матеріально | |мине потреба| | | |відповідальних осіб | |ст. 348 | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-19 |Звіти про надходження і | |5 р. | | | |витрачення членських | |ст. 1332 | | | |внесків | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-20 |Довідки (акти) про | | 1 |1 | | |перевірку касових | |5 р. ст. 342| За умови | | |операцій профкому | | |завершення | | | | | |ревізій. У | | | | | |разі | | | | | |виникнення | | | | | |спорів, | | | | | |розбіжностей,| | | | | |слідчих і | | | | | |судових справ| | | | | |- | | | | | |зберігаються | | | | | |до ухвалення | | | | | |остаточного | | | | | |рішення | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-21 |Доручення на одержання | |3 р. ст. 319| | | |грошових сум і | | | | | |товарно-матеріальних | | | | | |цінностей (у тому числі | | | | | |анульовані доручення) | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-22 |Касові книги профкому | | 1 |1 | | | | |3 р. ст. 322| За умови | | | | | |завершення | | | | | |ревізій. У | | | | | |разі | | | | | |виникнення | | | | | |спорів, | | | | | |розбіжностей,| | | | | |слідчих і | | | | | |судових справ| | | | | |- | | | | | |зберігаються | | | | | |до ухвалення | | | | | |остаточного | | | | | |рішення | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-23 |Журнали, книги | | 1 |1 | | |реєстрації рахунків, | |3 р. ст. 324| За умови | | |касових ордерів, | | |завершення | | |доручень | | |ревізій. У | | | | | |разі | | | | | |виникнення | | | | | |спорів, | | | | | |розбіжностей,| | | | | |слідчих і | | | | | |судових справ| | | | | |- | | | | | |зберігаються | | | | | |до ухвалення | | | | | |остаточного | | | | | |рішення | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-24 |Корінці, копії касових | | 1 |1 | | |ордерів, рахунків, | |3 р. ст. 325| За умови | | |накладних, платіжних | | |завершення | | |доручень, чекових книжок| | |ревізій. У | | | | | |разі | | | | | |виникнення | | | | | |спорів, | | | | | |розбіжностей,| | | | | |слідчих і | | | | | |судових справ| | | | | |- | | | | | |зберігаються | | | | | |до ухвалення | | | | | |остаточного | | | | | |рішення | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-25 |Листування з обкомом | |3 р. | | | |профспілок про | |ст. 1321 | | | |організацію | | | | | |профспілкової роботи | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-26 |Бюлетені таємного | |Впродовж | | | |голосування, списки | |строку | | | |кандидатів, висунутих до| |повноважень | | | |нового складу профкому | |ст. 1314 | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |13-27 |Номенклатура справ | |3 р. | | | |профкому | |ст. 89-б | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| | 14* - ВІДДІЛ АДМІНІСТРУВАННЯ ДЕРЖАВНОГО РЕЄСТРУ ВИБОРЦІВ | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |14-01 | Нормативно- | |Доки не | | | | правові акти | |мине | | | | органів державної | |потреба | | | | влади, постанови | |ст. 3-б | | | | ЦВК щодо | | | | | | функціонування | | | | | | Державного | | | | | | реєстру виборців | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |14-02 | Постанови ЦВК | |Доки не | | | | рішення окружних, | |мине | | | | територіальних | |потреба | | | | виборчих комісій | |ст. 3-б | | | | щодо утворення | | | | | | виборчих округів, | | | | | | надіслані до | | | | | | відома | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |14-03 | Річний | |5 років | | | | (піврічний, | |ст. ст. | | | | квартальний) | |154, 299 | | | | план роботи | | | | | | відділу та звіт | | | | | | про його | | | | | | виконання | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |14-04 | Документи | |5 років | | | | (доповіді, | |ст. 45б | | | | доповідні | | | | | | записки) з питань | | | | | | діяльності | | | | | | відділу, що | | | | | | подаються | | | | | | відділом | | | | | | керівництву | | | | | | адміністрації | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |14-05 | Документи (плани, | |1 рік | | | | програми, | |ст. 14б | | | | протоколи, | | | | | | рішення, списки | | | | | | запрошених) | | | | | | нарад, семінарів, | | | | | | що проводить | | | | | | відділ | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |14-06 | Документи (листи, | |Доки не | | | | довідки, | |мине | | | | пояснювальні | |потреба | | | | записки тощо) з | | | | | | розгляду заяв | | | | | | виборців та | | | | | | політичних партій | | | | | | щодо | | | | | | адміністративного | | | | | | оскарження | | | | | | рішень, дій чи | | | | | | бездіяльності | | | | | | органів ведення | | | | | | Державного | | | | | | реєстру виборців | | | | | | (копії)** | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |14-07 | Копії документів | |Доки не | | | | (позовні заяви, | |мине | | | | акти, довідки, | |потреба | | | | доповідні | | | | | | записки, листи, | | | | | | рішення, вироки, | | | | | | ухвали тощо) | | | | | | щодо судового | | | | | | оскарження | | | | | | рішень, дій чи | | | | | | бездіяльності | | | | | | органів | | | | | | адміністрування | | | | | | та ведення | | | | | | Державного | | | | | | реєстру | | | | | | виборців** | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |14-08 | Документи | |5 років | | | | (довідки, | |ЕПК | | | | доповідні | | | | | | записки, | | | | | | висновки, листи) | | | | | | про перевірку | | | | | | виконання рішень | | | | | | ЦВК щодо | | | | | | функціонування | | | | | | Державного | | | | | | реєстру виборців | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |14-09 | Акти приймання- | |3 роки(1) |(1) після | | | здавання справ | |ст. 55-б |зміни | | | при зміні | | |відпові- | | | відповідальних | | |дальних | | | працівників | | |працівників | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |14-10 | Журнал реєстрації | |3 роки | | | | особистого | |ст. 96 | | | | прийому громадян | | | | | | начальником | | | | | | відділу | | | | |------+------------------------+-------+------------+-------------| |14-11 | Номенклатура | |3 роки | | | | справ відділу | |ст. 89-б | | -------------------------------------------------------------------- _______________* В індивідуальній номенклатурі справ встановлюється індекс
відповідно до класифікації структурних підрозділів, прийнятої в
конкретній обласній, Київській та Севастопольській міській
державній адміністрації.
{ Номенклатура із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного
комітету архівів N 24 ( v0024560-09 ) від 09.02.2009 }
Додаток
(назва адміністрації)
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ЗАТВЕРДЖУЮ апарату адміністрації Керівник апарату адміністрації __________ N _________ (підпис) (ініціали, прізвище)
(місце складання) (дата)
на __________________ рік
------------------------------------------------------------------ | Індекс | Заголовок | Кількість | Строк зберігання |Примітки | | справи | справи | справ | справи (тому, | | | | (тому, | (томів, | частини) і номери | | | | частини) | частин) |статей за переліком | | | | | | ( z0576-98 ) | | ------------------------------------------------------------------
__________________________________________________________(назва структурного підрозділу)
Посада керівника
діловодної служби ______________________________підпис, ініціали, прізвище
Віза посадової особи, відповідальної за архів апарату адміністрації
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Протокол ЕК ____________ N _______ ____________ N _______
ПІДСУМКОВИЙ ЗАПИСпро категорії та кількість справ, заведених
у ______ році в апараті адміністрації
------------------------------------------------------------------ | За | Усього | У тому числі | | строками | | | | зберігання | | | |----------------+----------+------------------------------------| | | | таких, що | з позначкою | | | | переходять | "ЕПК" | ------------------------------------------------------------------
Постійного
Тимчасового (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Разом
Посада керівника
діловодної служби ______________________________підпис, ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано до архівного підрозділу апарату
адміністрації
Дата
Посада керівника
діловодної служби ______________________________підпис, ініціали, прізвище
