Про затвердження Порядку планування та проведення внутрішнього аудиту в Міністерстві аграрної політики та продовольства України

{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства
аграрної політики та продовольства
№ 19 від 20.01.2015
№ 226 від 18.06.2015}

Відповідно до пункту 8 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України, затвердженого Указом Президента України від 23 квітня 2011 року № 500, та Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04 жовтня 2011 року № 1247, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 20 жовтня 2011 року за № 1219/19957, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок планування та проведення внутрішнього аудиту в Міністерстві аграрної політики та продовольства України, що додається.

2. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Міністра Бісюка І.Ю.

ПОРЯДОК
планування та проведення внутрішнього аудиту в Міністерстві аграрної політики та продовольства України

I. Загальні положення

1.1. Порядок планування та проведення внутрішнього аудиту в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі - Порядок) розроблено відповідно до Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04 жовтня 2011 року № 1247, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 20 жовтня 2011 року за № 1219/19957, із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства фінансів України від 10 грудня 2014 року № 1199, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 26 грудня 2014 року за № 1648/26425 (далі - Стандарти), з метою визначення процедури проведення внутрішнього аудиту.

1.2. Цей Порядок визначає механізм проведення внутрішнього аудиту в Міністерстві аграрної політики та продовольства України, в установах, організаціях та підприємствах, що належать до сфери його управління, а також акціонерних товариствах, управління корпоративними правами яких здійснюється Міністерством.

У разі створення підрозділів внутрішнього аудиту в бюджетних установах та закладах, що належать до сфери управління Мінагрополітики України, керівники підрозділів внутрішнього аудиту безпосередньо підпорядковуються керівникам таких бюджетних установ (закладів) та є підзвітними перед начальником Управління внутрішнього аудиту Мінагрополітики України (далі - Управління).

Пропозиції начальника Управління щодо планування, організації проведення аудиторських завдань та звітування про діяльність з внутрішнього аудиту є обов'язковими для виконання підрозділами внутрішнього аудиту бюджетних установ (закладів), що належать до сфери управління Мінагрополітики України.

1.3. У цьому Порядку терміни "внутрішній аудит", "внутрішній контроль" та "об'єкти внутрішнього аудиту" вживаються у значеннях, що застосовуються у Бюджетному кодексі України, Порядку утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001.

II. Напрями проведення внутрішнього аудиту

Сфера застосування внутрішнього аудиту охоплює такі напрями діяльності установ, організацій та підприємств, що належать до сфери управління Міністерства аграрної політики та продовольства України, а також акціонерних товариств, управління корпоративними правами яких здійснюється Міністерством:

оцінка діяльності щодо ефективності функціонування системи внутрішнього контролю, ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах, ефективності планування і виконання бюджетних програм та результатів їх виконання, якості надання адміністративних послуг та виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства, а також ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань (аудит ефективності);

оцінка діяльності щодо законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку (фінансовий аудит);

оцінка діяльності щодо дотримання актів законодавства, планів, процедур, контрактів з питань стану збереження активів, інформації та управління державним майном (аудит відповідності).

III. Планування діяльності з внутрішнього аудиту

3.1. Планування діяльності з внутрішнього аудиту - це процес, що здійснюється Управлінням та включає комплекс дій, спрямованих на формування, погодження та затвердження піврічних планів проведення внутрішнього аудиту.

3.2. Піврічні плани проведення внутрішнього аудиту (далі - Плани) формуються Управлінням на підставі оцінки ризиків у діяльності об'єкта внутрішнього аудиту та визначають теми внутрішніх аудитів.

3.3. При плануванні проведення внутрішнього аудиту працівником Управління береться до уваги система управління ризиками, що застосовується в Мінагрополітики України.

У разі відсутності системи управління ризиками працівником Управління застосовується власне судження про ризики в діяльності Мінагрополітики України після консультацій, проведених з керівництвом міністерства та його посадовими особами, які безпосередньо відповідають за функції, процеси, що охоплюються внутрішнім аудитом.

3.4. Оцінка ризиків передбачає визначення ймовірності настання подій та розміру їх наслідків, які негативно впливатимуть на:

виконання завдань і досягнення цілей об'єктом аудиту, визначених у стратегічних та річних планах;

ефективність планування, виконання та результату виконання бюджетних програм;

якість здійснення контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства;

стан збереження активів та інформації;

стан управління державним майном;

правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності.

3.5. Періодичність та інші критерії відбору об'єктів для проведення планових внутрішніх аудитів визначаються Управлінням та затверджуються Міністром аграрної політики та продовольства України.

3.6. План проведення внутрішнього аудиту в Мінагрополітики України складається за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку та повинен містити:

напрям внутрішнього аудиту;

тему внутрішнього аудиту;

найменування та місцезнаходження об'єкта, в якому проводиться внутрішній аудит, період діяльності, за який він проводиться (для фінансового аудиту, аудиту відповідності);

період проведення (півріччя, в якому планується початок та завершення) внутрішнього аудиту.

3.7. До Плану не включаються внутрішні аудити за тією самою темою (з тих самих питань і за той самий період), за якою було проведено внутрішній аудит Управлінням та з моменту проведення яких пройшло менше ніж один календарний рік.

3.8. Під час розроблення бюджетних запитів, проектів кошторисів, фінансових планів і штатних розписів керівник підрозділу внутрішнього аудиту готує та подає Міністру аграрної політики та продовольства України пропозиції з обґрунтованими розрахунками потреби в ресурсах для забезпечення виконання підрозділом внутрішнього аудиту Планів.

3.9. Для ефективного використання трудових ресурсів начальник Управління визначає необхідні обсяги часу на проведення всіх внутрішніх аудитів та завантаженість працівників Управління щодо проведення внутрішніх аудитів.

3.10. Після погодження Плану з Держфінінспекцією України начальник Управління подає його на розгляд і затвердження Міністру аграрної політики та продовольства України разом з інформацією про ресурси, необхідні для їх виконання, у тому числі повідомляє про істотні зміни в Планах, які мали місце впродовж звітного періоду.

У разі обмеження підрозділу внутрішнього аудиту у ресурсах начальник Управління письмово інформує про це Міністра аграрної політики та продовольства України із зазначенням наслідків таких обмежень та подає відповідні пропозиції щодо вирішення зазначеного питання.

3.11. Затвердження Міністром аграрної політики та продовольства України Планів здійснюється не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку наступного півріччя. Зміни до піврічних Планів вносяться в порядку їх затвердження не пізніше ніж за 15 календарних днів до завершення року чи півріччя відповідно.

3.12. Плани складаються з урахуванням резерву робочого часу на проведення позапланових внутрішніх аудитів, який розраховується залежно від специфіки діяльності установи, але не більше 25 відсотків робочого часу, призначеного на проведення внутрішніх аудитів.

3.13. Вищезазначені вимоги не поширюються на повторні внутрішні аудити, що проводяться для перевірки фактів, викладених у скаргах на дії працівників Управління, а також для перевірки ефективності впровадження аудиторських рекомендацій.

3.14. Позапланові внутрішні аудити проводяться за окремим рішенням Міністра аграрної політики та продовольства України з метою своєчасного реагування на проблеми, які виникають під час виконання завдань, покладених на Мінагрополітики України, установи, підприємства та організації, що належать до сфери його управління, акціонерні товариства, управління корпоративними правами яких здійснюється міністерством, та в інших визначених законодавством випадках, що оформляється відповідним наказом.

IV. Ведення бази даних

4.1. Управлінням складається та ведеться база, яка містить дані щодо об'єктів внутрішнього аудиту, згідно з додатком 2 до цього Порядку.

4.2. База даних повинна містити таку інформацію:

найменування, місцезнаходження, код за ЄДРПОУ установ, підприємств та організації, що належать до сфери управління Мінагрополітики України, акціонерних товариств, управління корпоративними правами яких здійснюється Міністерством;

найменування та код програмної класифікації видатків та кредитування всіх бюджетних програм з переліком одержувачів бюджетних коштів, адміністративні послуги, що надаються установою, контрольно-наглядові функції;

тему, дату проведення попереднього внутрішнього аудиту та період, за який він проводився;

відомості про стан реагування на висновки та рекомендації за результатами внутрішнього аудиту.

4.3. Управління забезпечує формування бази даних об'єктів внутрішнього аудиту та не рідше одного разу на рік проводить її актуалізацію.

4.4. База даних передбачає наявність даних про усі об'єкти внутрішнього аудиту.

V. Організація внутрішніх аудитів

5.1. Внутрішній аудит передбачає здійснення оцінки, результатом якої є отримання необхідних та достатніх аудиторських доказів з метою надання висновків відповідно до цілей внутрішнього аудиту.

5.2. Цілі внутрішнього аудиту формуються працівником Управління і визначають його очікувані результати.

5.3. Організація внутрішнього аудиту передбачає розподіл трудових ресурсів, планування внутрішнього аудиту та складання за його результатами програми.

5.4. Начальник Управління визначає склад аудиторської групи, який повинен відповідати характеру та ступеню складності кожного внутрішнього аудиту, а також обмеженням в термінах і трудових ресурсах.

5.5. Для досягнення цілей та забезпечення належної якості внутрішнього аудиту призначається керівник аудиторської групи.

Якщо внутрішній аудит проводиться однією посадовою особою, вона вважається керівником аудиторської групи.

Керівник аудиторської групи:

розподіляє завдання та обсяги роботи між членами аудиторської групи та за потреби коригує їх;

контролює хід виконання завдань кожним членом аудиторської групи, стан виконання ними програми, надає їм необхідну допомогу;

вживає в межах повноважень заходів для забезпечення об'єктивності і незалежності членів аудиторської групи;

інформує начальника Управління про фактори, що негативно впливають на незалежність і об'єктивність членів аудиторської групи;

оцінює відповідність обраних членами аудиторської групи методів внутрішнього аудиту цілі, обсягу, термінам і розподілу трудових ресурсів та за потреби вживає необхідних заходів;

інформує начальника Управління про необхідність участі у внутрішньому аудиті залучених фахівців, отримання необхідної інформації від третіх осіб, отримання членами аудиторської групи необхідних консультацій, роз'яснень та іншої допомоги, включаючи технічну;

розглядає, повертає на доопрацювання або схвалює офіційну документацію про результати виконання членами аудиторської групи завдань під час внутрішнього аудиту.

Члени аудиторської групи забезпечують об'єктивність висновків в офіційній документації, а керівник аудиторської групи - загальну якість результатів роботи аудиторської групи.

5.6. При плануванні внутрішнього аудиту працівники Управління вивчають питання, пов'язані з об'єктом внутрішнього аудиту:

завдання і цілі, визначені у стратегічних та річних планах;

бюджетні програми;

адміністративні послуги;

контрольно-наглядові функції;

використання інформаційних технологій (IT);

середовище контролю, а саме заходи, що вживаються керівництвом об'єкта аудиту для створення і надійного функціонування системи внутрішнього контролю;

інші необхідні для виконання внутрішнього аудиту аспекти діяльності об'єкта аудиту.

5.7. Детальне вивчення об'єкта аудиту здійснюється шляхом аналізу отриманої на запит інформації щодо:

нормативно-правових актів, документів, які регламентують його діяльність;

організаційної структури та системи управління;

паспортів бюджетних програм;

системи бухгалтерського обліку, фінансової і бюджетної звітності за суттєвістю;

матеріалів попередніх контрольних заходів контролюючих органів та стану усунення виявлених порушень за їх результатами;

звернень державних органів, народних депутатів, громадян, публікацій у засобах масової інформації про порушення законодавства, що стосуються діяльності об'єкта аудиту;

інших необхідних для виконання внутрішнього аудиту систем чи напрямів діяльності, інформації, у тому числі одержаної під час консультацій з керівництвом об'єкта внутрішнього аудиту та його персоналом.

5.8. Отримана інформація є суттєвою, якщо її відсутність або перекручення може впливати на рішення керівництва, які приймаються на її підставі. Суттєвість залежить від розміру помилки, відсутності або перекручень змісту інформації і визначається працівником Управління, виходячи з власних професійних суджень.

5.9. Після вивчення об'єкта внутрішнього аудиту та питань, що з ним пов'язані, визначаються суттєвість помилки, ризики та оцінюється ступінь їх можливого впливу.

5.10. За результатами планування внутрішнього аудиту складається його програма. Програма внутрішнього аудиту визначає:

напрям внутрішнього аудиту;

цілі внутрішнього аудиту;

підставу для проведення внутрішнього аудиту;

об'єкт внутрішнього аудиту;

період, що охоплюється внутрішнім аудитом;

термін проведення внутрішнього аудиту;

початкові обмеження щодо проведення внутрішнього аудиту (часові, географічні та інші);

питання, що підлягають дослідженню з урахуванням оцінки ризиків (операції, ділянки бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю об'єкта внутрішнього аудиту тощо);

обсяг аудиторських прийомів та процедур за кожним фактором ризику;

послідовність і терміни виконання робіт;

склад аудиторської групи;

планові трудові витрати.

Програма складається у письмовому вигляді, підписується начальником Управління та затверджується Міністром аграрної політики та продовольства України до початку її виконання.

5.11. Внесення змін до програми внутрішнього аудиту здійснюється в порядку її затвердження.

5.12. Внутрішні аудити проводяться на підставі наказу Мінагрополітики України, який складається на паперових носіях та містить такі обов'язкові реквізити:

найменування установи;

назву виду розпорядчого документа;

дату і номер;

посаду, прізвище, ім'я та по батькові керівника аудиторської групи, працівників (працівника) Управління або залученого фахівця (фахівців), що беруть участь у проведенні внутрішнього аудиту;

підставу для проведення внутрішнього аудиту (пункт плану, доручення керівництва тощо);

напрям внутрішнього аудиту;

тему внутрішнього аудиту;

найменування та місцезнаходження об'єкта, де планується проведення внутрішнього аудиту, та період діяльності, який ним охоплюється (для фінансового аудиту, аудиту відповідності);

дати початку і закінчення проведення внутрішнього аудиту;

посаду, прізвище, ім'я, по батькові Міністра аграрної політики та продовольства України та його підпис.

5.13. Залучення експерта іншого органу влади до проведення внутрішнього аудиту здійснюється за письмовим погодженням з керівником органу, в якому працює цей експерт.

5.14. Строк проведення аудиту ефективності становить до 45 робочих днів, а строки проведення фінансового аудиту та аудиту відповідності - до 30 робочих днів. Ці строки можуть бути продовжені до 15 робочих днів, що оформлюється відповідним наказом Міністерства аграрної політики та продовольства України.

Строки проведення внутрішнього аудиту не включають строки, пов'язані із його організацією.

VI. Проведення внутрішнього аудиту

6.1. Проведення внутрішнього аудиту передбачає збір аудиторських доказів працівниками Управління із застосуванням методів, методичних прийомів і процедур, що забезпечують обґрунтованість висновків за його результатами.

6.2. Працівники Управління самостійно визначають методи, методичні прийоми та процедури, які застосовуються під час внутрішнього аудиту, залежно від його об'єкта та відповідно до вимог цього Порядку.

6.3. Під аудиторським доказом розуміється зібрана та задокументована надійна та компетентна інформація, яку використовує працівник підрозділу внутрішнього аудиту з метою обґрунтування висновків за результатами внутрішнього аудиту.

6.4. Джерелами аудиторських доказів є:

дані первинних документів і звітів, у яких відображається основна інформація про операції, системи та процеси;

облікові регістри;

фінансова, бюджетна, статистична та інші види звітності;

звіти про виконання паспортів бюджетних програм;

інвентаризаційні матеріали (описи, порівняльні відомості);

розрахунки, кошториси, калькуляції, договори, контракти, накази, розпорядження;

матеріали контрольних заходів;

довідки та/або експертні висновки залучених фахівців та експертів;

дані, отримані за результатами перевірок, контрольних замірів, проведених за участю керівника або членів аудиторської групи;

інші документи та матеріали, необхідні для проведення внутрішнього аудиту.

6.5. Достовірність офіційної документації та інформації, наданої робочій групі для внутрішнього аудиту, забезпечується посадовими особами об'єкта внутрішнього аудиту, що її склали, затвердили, підписали чи засвідчили.

6.6. На вимогу керівника та членів аудиторської групи посадові особи об'єкта внутрішнього аудиту зобов'язані надавати належним чином завірені копії документів, які є джерелами аудиторських доказів.

6.7. Керівник об'єкта внутрішнього аудиту, в якому проводиться внутрішній аудит, забезпечує членів аудиторської групи та залучених до проведення внутрішнього аудиту фахівців і експертів місцем для роботи, умовами для зберігання документів, можливістю користування зв'язком, комп'ютерною, розмножувальною та іншою технікою, необхідною для виконання службових обов'язків.

6.8. Проведення внутрішнього аудиту може бути призупинено у разі необхідності отримання додаткової інформації щодо об'єкта внутрішнього аудиту від органів державної влади та інших суб'єктів господарювання, а також у разі обґрунтованого звернення керівника аудиторської групи або відповідального за діяльність об'єкта внутрішнього аудиту.

Рішення про призупинення та поновлення проведення внутрішнього аудиту приймається Міністром аграрної політики та продовольства України за пропозиціями начальника Управління та оформлюється відповідним наказом.

Строк, на який призупиняється проведення внутрішнього аудиту, не включається до загального строку проведення внутрішнього аудиту, визначеного пунктом 5.14 цього Порядку.

VII. Документування ходу та результатів проведення внутрішнього аудиту

7.1. Документальне оформлення внутрішнього аудиту складається з двох видів документів - робочих та офіційних.

7.2. До робочих документів відносяться записи (форми, таблиці), за допомогою яких фіксуються проведені прийоми та процедури внутрішнього аудиту, довідки та/або експертні висновки залучених фахівців та експертів, отримана інформація і відповідні висновки, які викладені в аудиторському звіті.

7.3. При оформленні робочих документів слід дотримуватися таких вимог:

на першій сторінці кожного робочого документа вказуються ціль, об'єкт аудиту, період та дата проведення внутрішнього аудиту;

кожному робочому документу дається назва, наприклад: "Аудит основних засобів", "Аудит порядку і проведення інвентаризації";

для прискорення пошуку кожному робочому документу присвоюється порядковий номер (наприклад: "Додаток 1 до Аудиторського звіту") та посилання на пункт програми внутрішнього аудиту;

на кожному робочому документі проставляється прізвище та ініціали працівника аудиторської групи, залученого фахівця або експерта, який його підготував.

7.4. Робочі документи включають наступну інформацію щодо об'єкта внутрішнього аудиту:

інформацію про організаційну структуру;

необхідні витяги або копії документів;

галузеву інформацію та нормативну документацію, яка регулює діяльність;

документацію про вивчення та оцінку систем бухгалтерського обліку;

документацію про оцінку системи внутрішнього контролю;

аналіз важливих показників та тенденцій у діяльності за досліджуваний період;

документацію, яка відображає час проведення аудиторських процедур та отриманий результат за кожною з них;

список працівників, які виконували аудиторські процедури, та час їх роботи;

висновки, зроблені працівниками Управління, щодо різних аспектів аудиту.

7.5. Після закінчення внутрішнього аудиту робочі документи додаються до аудиторського звіту та підлягають обов'язковому збереженню у справах Управління.

7.6. Результати внутрішнього аудиту оформляються аудиторським звітом. Аудиторський звіт - офіційний документ, який складається на паперовому носії державною мовою і повинен мати наскрізну нумерацію сторінок. На першому титульному аркуші аудиторського звіту зазначається назва документа (аудиторський звіт), дата і номер, місце складання (назва міста, села чи селища). До аудиторського звіту додаються рекомендації щодо удосконалення діяльності об'єкта внутрішнього аудиту залежно від характеру виявлених проблем.

7.7. Аудиторський звіт складається із вступної, аналітичної та підсумкової частин.

7.8. У вступній частині зазначаються такі дані:

напрям внутрішнього аудиту, плановий чи позаплановий внутрішній аудит;

цілі внутрішнього аудиту;

підстава для проведення внутрішнього аудиту із зазначенням реквізитів розпорядчого документа;

посади, прізвища, імена і по батькові керівника аудиторської групи, працівників (працівника) підрозділу внутрішнього аудиту або залученого фахівця (фахівців), що беруть участь у проведенні внутрішнього аудиту;

резюме (стислий виклад основних висновків та рекомендацій);

опис об'єкта внутрішнього аудиту;

дати початку і закінчення проведення внутрішнього аудиту;

період, за який проводиться внутрішній аудит;

перелік відповідальних за діяльність.

7.9. В аналітичній частині документуються результати внутрішнього аудиту в розрізі кожного програмного питання із зазначенням використаних методів, прийомів та процедур.

7.10. Підсумкова частина включає аудиторський висновок, який містить обґрунтовані підсумки за результатами внутрішнього аудиту відповідно до його теми та цілей.

7.11. Перед складанням аудиторського висновку остаточно оцінюється аргументованість тверджень і доказів. Аудиторський висновок може бути: безумовно позитивним, умовно-позитивним, негативним.

7.12. Безумовно позитивний висновок складається, якщо виконано такі умови:

отримано необхідну інформацію та пояснення і вони є достатньою базою для відображення реального стану справ;

підтверджено ефективність функціонування системи внутрішнього контролю та/або залежно від теми, цілей та об'єкта внутрішнього аудиту підтверджено:

- виконання завдань і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах;

- ефективність виконання бюджетних програм;

- достатню якість надання адміністративних послуг та належну якість виконання контрольно-наглядових функцій, інших завдань, визначених актами законодавства України;

- належний стан збереження активів та інформації;

- належний стан управління державним майном;

- правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності із врахуванням суттєвості отриманої інформації (даних).

7.13. Умовно-позитивний висновок надається у разі, коли виконані наведені вище умови, проте у зв'язку з неможливістю дослідження окремих фактів керівник/член аудиторської групи не може висловити свою думку щодо вказаних моментів. Водночас такі факти (події) мають обмежений вплив на стан справ у цілому і не впливають на діяльність об'єкта аудиту в цілому.

Складання умовно-позитивного висновку є наслідком встановлення окремих (поодиноких) фактів, які не дають достатньої впевненості для складання безумовно позитивного висновку.

7.14. Негативний висновок складається у випадках, коли під час внутрішнього аудиту встановлені суттєві порушення. При цьому висновок має чітко відображати зміст цих порушень і в ньому наводяться підтвердження, якими керувався керівник/член аудиторської групи під час підготовки негативного висновку.

У разі негативного висновку за результатами фінансового аудиту чи аудиту відповідності за рішенням Міністра аграрної політики та продовольства України може бути призначено проведення аудиту ефективності.

7.15. До аудиторського звіту додаються рекомендації щодо удосконалення діяльності об'єкта аудиту залежно від характеру виявлених проблем.

Рекомендації за результатами внутрішнього аудиту повинні:

містити конструктивні пропозиції про удосконалення тих аспектів діяльності об'єкта внутрішнього аудиту, щодо яких проводився внутрішній аудит;

бути спрямованими на усунення усіх встановлених недоліків, порушень, відхилень та мати на меті удосконалення діяльності об'єкта внутрішнього аудиту;

базуватись на аудиторських висновках, бути адекватними, чітко формулюватись та мати відповідний алгоритм їх застосування.

Рекомендації підписуються керівником аудиторської групи та її членами і подаються разом із аудиторським звітом.

7.16. Аудиторський звіт складається в одному примірнику, підписується керівником аудиторської групи та її членами. Проект аудиторського звіту з рекомендаціями передається керівником аудиторської групи для ознайомлення відповідальним за діяльність у спільно узгоджені строки. Після ознайомлення проект аудиторського звіту та рекомендації обговорюються аудиторською групою та відповідальними за діяльність у спільно визначену ними дату.

7.17. На аркуші аудиторського звіту під підписами аудиторської групи навпроти слова "ознайомлений" відповідальним за діяльність ставиться підпис, що засвідчує його ознайомлення із аудиторським звітом, із зазначенням дати, посади, прізвища та ініціалів.

У разі відмови відповідального за діяльність від підпису навпроти слова "ознайомлений" про це робиться відповідний запис.

Реєстрація аудиторського звіту здійснюється Управлінням у журналі обліку аудиторських звітів згідно з додатком 3 до цього Порядку.

7.18. У разі якщо за результатами обговорення відповідальний за діяльність не погоджується з висновками аудиторського звіту та рекомендаціями, протягом 15 робочих днів він надає керівнику аудиторської групи обґрунтовані коментарі за своїм підписом.

7.19. Керівник аудиторської групи або у разі його відсутності (перебування у відрядженні, на лікарняному, відпустка тощо) особа, уповноважена керівником Управління, розглядає такі коментарі та готує письмовий висновок щодо їх обґрунтованості.

7.20. За результатами розгляду аудиторського звіту та рекомендацій Міністром аграрної політики та продовольства України приймається рішення про проведення додаткового внутрішнього аудиту або прийняття аудиторських рекомендацій відповідальним за діяльність.

7.21. Якщо в аудиторському звіті міститься істотна помилка або недолік, начальник Управління повинен довести виправлену інформацію до відома всіх осіб, які його одержали.

7.22. У разі надходження до Мінагрополітики України скарги на дії працівників Управління та встановлення за результатами її розгляду факту невідповідності офіційної документації, складеної за результатами внутрішнього аудиту, дійсному стану справ та/або порушення працівником Управління законодавства, в тому числі вимог цього Порядку, що вплинуло на об'єктивність висновків, Міністр аграрної політики та продовольства України призначає повторний внутрішній аудит.

7.23. Повторний внутрішній аудит проводиться керівником аудиторської групи та членами, які не брали участі в попередніх внутрішніх аудитах, з тих самих питань.

VIII. Моніторинг врахування рекомендацій за результатами внутрішнього аудиту

8.1. Начальник Управління забезпечує організацію здійснення моніторингу результатів впровадження рекомендацій за результатами внутрішнього аудиту для того, щоб впевнитися в тому, що відповідальні за діяльність розпочали ефективні дії, спрямовані на їх виконання, або керівництво об'єкта внутрішнього аудиту взяло на себе ризик невиконання таких рекомендацій.

8.2. Здійснення моніторингу впровадження аудиторських рекомендацій передбачає здійснення заходів працівниками Управління щодо отримання інформації від відповідальних за діяльність про результати реалізації аудиторських рекомендацій шляхом проведення поточного нагляду за станом впровадження рекомендацій (регулярне спілкування з фахівцями структурних підрозділів Мінагрополітики України та об'єкта аудиту, спостереження, аналізу прогресу діяльності тощо), направлення структурним підрозділам Мінагрополітики України та об'єкту внутрішнього аудиту періодичних нагадувань, запитів.

8.3. Результати моніторингу впровадження аудиторських рекомендацій узагальнюються за формою згідно з додатком 4 до цього Порядку.

8.4. У випадках невиконання аудиторських рекомендацій об'єктом аудиту посадова особа, відповідальна за здійснення моніторингу, може ініціювати проведення аудиту стану врахування рекомендацій, наданих за результатами попередніх контрольних заходів.

IX. Звітування про діяльність підрозділу внутрішнього аудиту

9.1. Начальник Управління раз на півріччя в терміни, визначені Міністром аграрної політики та продовольства України (але не пізніше 20 січня та 20 липня), у письмовій формі звітує про результати діяльності Управління.

9.2. Звіт про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту повинен включати:

стан виконання плану діяльності з внутрішнього аудиту та/або причини його невиконання;

інформацію про позапланові внутрішні аудити;

резюме кожного завершеного планового та позапланового внутрішнього аудиту;

суттєві проблемні питання, у тому числі виявлені за результатами виконання аудиторських завдань у попередні періоди, що потребували негайного вжиття заходів, яких вжито не було;

результати впровадження рекомендацій;

обмеження, що виникали під час проведення внутрішнього аудиту;

інформацію про наявність та стан виконання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту.

9.3. Результати внутрішнього аудиту один раз на рік розглядаються на засіданні колегії Мінагрополітики України.

Управління в межах повноважень здійснює моніторинг стану виконання прийнятих на засіданні колегії рішень із зазначених питань.

9.4. Начальник Управління забезпечує своєчасну підготовку звітності про результати діяльності Управління для подання її до Держфінінспекції України за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 27 березня 2014 року № 347 "Про затвердження форми звітності № 1-ДВА (піврічна) "Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласній, Київській або Севастопольській міській державній адміністрації" та інструкції про її складання та подання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 квітня 2014 року за № 410/25187. Датою подання звітності вважається дата її реєстрації в Держфінінспекції України.

X. Формування та зберігання справ внутрішнього аудиту

10.1. Матеріалами справи - сукупність документів, зібраних та складених в процесі планування, проведення, оформлення результатів внутрішнього аудиту та моніторингу впровадження рекомендацій.

10.2. Справи формуються з присвоєнням та обов'язковою реєстрацією в журналі обліку аудиторських звітів номера згідно з додатком 5 до цього Порядку і складаються з розпорядчих документів на проведення внутрішнього аудиту, його програми, офіційної та робочої документації з додатками, відомостей про заходи, вжиті за результатами внутрішнього аудиту, та іншої інформації, пов'язаної з впровадженням рекомендацій.

10.3. Начальник Управління відповідає за організацію збереження, передачу до архіву і знищення справ внутрішніх аудитів. За збереження справ відповідає призначена в установленому порядку відповідальна особа.

У разі звільнення начальника Управління або його зміни справи передаються за актом іншій посадовій особі або комісії, призначеній Міністром аграрної політики та продовольства України.

XI. Надання інформації про результати внутрішнього аудиту та взаємодія підрозділу внутрішнього аудиту з органами державної влади

11.1. У разі надходження звернень від органів державної влади та/або правоохоронних органів Управління за дорученням Міністра аграрної політики та продовольства України надає інформацію про результати внутрішнього аудиту.

Інформація про результати внутрішнього аудиту надається за зверненням органів державної влади та/або правоохоронних органів з дотриманням установлених вимог законодавства та розпорядчих документів щодо розголошення інформації з обмеженим доступом та конфіденційної інформації. У разі відсутності запитуваної інформації про це повідомляються органи державної влади та/або правоохоронні органи.

11.2. У разі надходження звернення від Держфінінспекції України начальник Управління забезпечує підготовку інформації про результати внутрішнього аудиту та інших відомостей, що стосуються його проведення, для подання Міністру аграрної політики та продовольства України та направлення до Держфінінспекції України протягом 10 робочих днів з дня надходження такого звернення.

11.3. Взаємодія з міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади та правоохоронними органами здійснюється Управлінням в межах його повноважень відповідно до законодавства.

11.4. У разі виявлення під час проведення внутрішнього аудиту ознак шахрайства, корупційних діянь або нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем, порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків та/або які мають ознаки злочину, начальник Управління письмово повідомляє Міністру аграрної політики та продовольства України про необхідність інформування правоохоронних органів про такі факти або передачі їм матеріалів внутрішнього аудиту.

11.5. За рішенням Міністра аграрної політики та продовольства України начальник Управління забезпечує інформування та/або передачу матеріалів такого аудиту до правоохоронних органів відповідно до законодавства.

11.6. За дорученням Міністра аграрної політики та продовольства України або його заступників Управління забезпечує інформування та/або передачу копій матеріалів такого аудиту керівнику об'єкта внутрішнього аудиту та структурних підрозділів Мінагрополітики України.

{Порядок в редакції Наказу Міністерства аграрної політики та продовольства № 226 від 18.06.2015}

ПЛАН
проведення внутрішнього аудиту в Міністерстві аграрної політики та продовольства України на ____ півріччя 20__ року

{Додаток 1 в редакції Наказу Міністерства аграрної політики та продовольства № 226 від 18.06.2015}

БАЗА ДАНИХ
об'єктів внутрішнього аудиту Міністерства аграрної політики та продовольства України

{Додаток 2 в редакції Наказу Міністерства аграрної політики та продовольства № 226 від 18.06.2015}

ЖУРНАЛ
обліку аудиторських звітів

{Додаток 3 в редакції Наказу Міністерства аграрної політики та продовольства № 226 від 18.06.2015}

МОНІТОРИНГ
впровадження аудиторських рекомендацій

за результатами аудиту (вид аудиту) _____________ за період з __.__.20__ по __.__.20__
(назва об'єкта аудиту)

{Додаток 4 в редакції Наказу Міністерства аграрної політики та продовольства № 226 від 18.06.2015}

СТРУКТУРА
справи за результатами внутрішнього аудиту

1. Опис справи.

2. Моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій, наданих за результатами внутрішнього аудиту.

3. Листування Управління внутрішнього аудиту щодо отримання від відповідальних за діяльність об'єкта внутрішнього аудиту відомостей про заходи, вжиті за результатами внутрішнього аудиту, та іншої інформації, пов'язаної з впровадженням рекомендацій.

4. Копії документів (квитанцій) об'єкта внутрішнього аудиту щодо відшкодування збитків і незаконних витрат (у разі встановлення таких у ході проведення внутрішнього аудиту).

5. Листування з іншими органами державної влади, у тому числі правоохоронними (у разі здійснення такого).

6. Копія наказу про проведення внутрішнього аудиту.

7. Копії доручень керівництва Мінагрополітики України, звернень правоохоронних органів, органів державної влади, суб'єктів господарювання щодо необхідності проведення внутрішнього аудиту.

8. Програма внутрішнього аудиту.

9. Обґрунтовані коментарі до аудиторського звіту та рекомендацій відповідального за діяльність об'єкта внутрішнього аудиту.

10. Висновок Управління внутрішнього аудиту щодо обґрунтованості коментарів до аудиторського звіту та рекомендацій.

11. Аудиторський звіт та рекомендації.

12. Робоча документація з додатками.

{Додаток 5 в редакції Наказу Міністерства аграрної політики та продовольства № 226 від 18.06.2015}

{Текст взято з сайту Мінагрополітики України http://www.minagro.gov.ua}